Scopri i termini contabili più comuni

Non è necessaria una laurea in ragioneria per tenere la contabilità su QuickBooks. Tuttavia, è utile conoscere le basi. Usa questo glossario per scoprire di più su cosa succede dietro le quinte in QuickBooks.

Per

Contabilità per competenza

Se si utilizza il metodo per competenza, l'azienda riporta le entrate e le spese per le transazioni completate e in sospeso. Ciò significa che le transazioni vengono riportate anche nei debiti verso fornitori (A/P) e nei crediti verso clienti (A/R). Se utilizzi il metodo per competenza in QuickBooks, le transazioni completate e quelle in sospeso vengono visualizzate nei rendiconti finanziari. Puoi visualizzare le transazioni dei clienti anche se non hai ricevuto alcun pagamento e le fatture non ancora pagate. Il metodo per competenza ti offre una panoramica completa delle tue finanze dal momento che monitori le transazioni correnti e future. Tuttavia, tieni d'occhio ciò che hai effettivamente in banca. Dal momento che vengono conteggiate come entrate anche le transazioni non pagate, potrebbe sembrare che tu abbia più denaro di quello che hai effettivamente. Esempio: la tua azienda utilizza il metodo di competenza. Hai appena ricevuto un EUR €100 di pagamento della fattura, ma non versato dall'utente. È presente anche una fattura non pagata per EUR €100. Se si esegue un report su profitti e perdite, verranno visualizzate entrambe le transazioni. Suggerimento: quando si avvia la propria attività, scegliere un metodo contabile e rispettarlo. È possibile modificare i metodi, ma è necessaria l'assistenza del contabile. Vedere anche Contabilità per cassa.

Debiti verso fornitori

I debiti verso fornitori sono un conto che monitora il denaro dovuto dalla tua azienda ad altri. In genere si tratta di fatture di acquisto dei fornitori che devi ancora pagare. A volte viene scritto come A/P. QuickBooks monitora le fatture non pagate nel conto Debiti verso fornitori. Esempio: la settimana scorsa hai acquistato 100 kg di caffè da fornitori diversi. Ora sulla scrivania sono presenti diverse fatture non pagate. Queste fatture di acquisto fanno parte dei debiti verso fornitori.

Crediti verso clienti

I Crediti verso clienti sono un conto che monitora il denaro dovuto all'azienda. Di solito, ciò significa fatture dei clienti non pagate. A volte viene scritto come A/R. QuickBooks monitora le fatture non pagate nel conto Crediti verso clienti. Esempio: la settimana scorsa hai inviato dieci fatture. Non hai ancora ricevuto pagamenti, quindi i pagamenti fanno parte dei tuoi crediti verso clienti.

Attività

Le attività sono elementi di tua proprietà e utilizzati per la gestione dell'attività. In genere mantengono il loro valore per un anno o più. Esistono alcuni tipi di attività: 

• Immobilizzazioni: sono gli articoli fisici di proprietà e utilizzati solo per creare o fornire prodotti e servizi. Le immobilizzazioni hanno una "vita utile" di un anno o più. A differenza di altri tipi di cespiti, le immobilizzazioni possono essere ammortizzate. Immobili e macchinari sono esempi di immobilizzazioni. Anche se possono non sembrare direttamente correlati alle operazioni dell'utente, i mobili per ufficio sono anch'essi un'immobilizzazione. I prodotti venduti non sono immobilizzazioni. L'affitto non è un'attività poiché non possiedi la proprietà: in realtà è una passività.
• Altre attività: elementi immateriali che possiedi e che prevedi di mantenere per un anno o più. Sono inclusi elementi come gli investimenti a lungo termine.
• Altre attività correnti: convertite in liquidità o utilizzate esaurite in un anno.

B

Stato patrimoniale

C

Flusso di cassa

Il flusso di cassa è il movimento di denaro in entrata e in uscita dell'azienda. I flussi di cassa in entrata sono redditi, mentre gli utili o le perdite su cambi sono una spesa. Si desidera avere un flusso di cassa positivo. Ciò significa guadagnare più di quanto ne stai spendendo. Tuttavia, è normale che le nuove aziende attraversino periodi di flusso di cassa negativo, soprattutto quando sono in crescita. Esempio: possiedi un negozio di torte. Il reddito derivante dalle vendite di torte fa parte del flusso di cassa in entrata. Il costo degli ingredienti della torta fa parte del flusso di cassa in uscita.

Regime contabile semplificato per cassa

Se si utilizza il metodo per cassa, l'azienda riporta solo il reddito e le spese per le transazioni completate. Le transazioni in sospeso non vengono segnalate nei debiti verso fornitori (A/P) o nei crediti verso clienti (A/R). Se utilizzi il metodo per contanti in QuickBooks, solo le transazioni completate vengono visualizzate nei rendiconti finanziari. Le transazioni vengono visualizzate solo dopo il pagamento effettuato dai clienti e tu il pagamento delle fatture d'acquisto. Alcune persone preferiscono il metodo in contanti perché è semplice. Il denaro viene monitorato solo in entrata e in uscita dall'azienda. Tuttavia, può essere più difficile fare piani a lungo termine poiché non si tiene conto delle entrate e delle spese future. Esempio: la tua azienda utilizza il metodo di cassa. Hai appena depositato un EUR €100 pagamento fattura. È presente anche una fattura non pagata per EUR €100. Se si esegue un report su profitti e perdite, verranno visualizzati solo i versamenti EUR €100, non il pagamento in sospeso. (Vedi anche contabilità per competenza) Suggerimento: quando si avvia la propria attività, scegliere un metodo di contabilità e attenersi a tale metodo. È possibile modificare i metodi contabili, ma è necessaria l'assistenza del contabile.

Costo delle merci vendute

Il costo del venduto è il costo totale di produzione di un prodotto o servizio venduto. Talvolta, questa operazione è denominata COGS, costo del venduto e COS. Si tratta di una spesa per l'azienda. Se si crea un articolo, il costo delle merci vendute include i materiali, la manodopera e le spese sostenute per la vendita. Ciò influisce direttamente sui guadagni per articolo venduto. [Fatturato di vendita] - [COGS] = l'importo effettivo che guadagni per articolo. Il costo delle merci vendute include solo i costi diretti. Le spese indirette come l'affitto, il marketing o la pubblicità non dovrebbero essere incluse. Esempio: se una tazza per la quale vendi EUR €5 costi EUR €2 per renderlo, il costo delle merci vendute è EUR €2.

Contante disponibile/piccola cassa

D

Deprezzamento

E

Capitale netto

L'equità è il valore potenziale della tua azienda. Il capitale netto include gli investimenti nell'azienda e tiene conto di tutti i profitti e le perdite. Fondamentalmente, è il patrimonio netto della tua azienda. Per calcolare il capitale netto, sottrarre i debiti (passività) dell'azienda da quelli posseduti (attivi). Molte persone utilizzano l'equità per misurare lo stato di salute di un'azienda. Un'azienda sana produce più di quanto spende. Ricorda, in realtà non è necessario vendere nulla per avere capitale netto. Esempio: hai EUR €5.000 di beni aziendali. Devi EUR €2.000 per un prestito bancario. Questo mese la tua azienda ha guadagnato EUR €1.000. Il capitale netto corrente è pari a EUR €4.000 (EUR €5.000 – 2.000 + 1.000 = EUR €4.000).

Uscite

I

Reddito (noto anche come entrate)

L

Passività Una passività è il denaro attualmente dovuto ad altre persone. Fondamentalmente sono i tuoi debiti. Sono inclusi l'affitto, le fatture non pagate, i debiti della carta di credito, le imposte dovute e il debito del prestito. Sono inclusi anche gli importi versati regolarmente, come le ritenute d'acconto dei dipendenti. In QuickBooks esistono due tipi di passività:

• Passività correnti: sono i debiti a breve termine che prevedi di pagare entro un anno. Sono inclusi fatture di acquisto, imposte sulle vendite e sui salari, stipendi dilazionati e prestiti a breve termine
• Passività a lungo termine (note anche come passività non correnti): debiti che si prevede di saldare per più di un anno. Prestiti e mutui di importo elevato rientrano in questa categoria.

O

Patrimonio netto

G

Bilancio di verifica

Un bilancio di verifica è un report utilizzato dai contabili per assicurarsi che i conti siano in pareggio alla fine dell'anno finanziario. Elenca tutti i conti di un piano dei conti e i relativi totali come debiti o crediti. In questo modo i contabili possono confrontarli e individuare rapidamente gli errori. Quando i crediti di un conto non corrispondono ai debiti di un conto correlato, sanno che c'è un problema. A differenza dello stato patrimoniale, il bilancio di verifica non raggruppa i conti per tipo e mostra i totali come debiti e crediti. (Vedi anche stato patrimoniale).