Importa clienti o fornitori dai contatti e-mail a QuickBooks Online

Scopri come importare gli elenchi dei contatti di clienti o fornitori da Outlook, Excel, Gmail o Fogli Google.

È presente un elenco di clienti o fornitori da importare in QuickBooks Online? Ti mostreremo come esportare l'elenco come foglio di calcolo da Outlook, Gmail, Excel o Fogli Google. Quindi ti mostreremo come importarli direttamente in QuickBooks.

Cose da sapere prima di importare i contatti da Outlook, Excel o Gmail

• La dimensione massima del file è 2 MB o 1000 righe. Se è necessario importare un elenco di dimensioni maggiori, sarà necessario suddividerlo in più importazioni.
• Impossibile importare i conti secondari. Ti consigliamo di modificare i conti secondari in conti principali prima dell'importazione. Quindi potrai modificarle nuovamente dopo l'importazione.
• Se il file viene importato in modo non corretto ed è necessario reimportarlo, l'elenco dei clienti o dei fornitori non verrà sovrascritto, causando la creazione di voci duplicate. Prima di importarli di nuovo, dovrai eliminare i clienti o i fornitori importati, oppure dovrai modificarli singolarmente.
• Le voci nel campo Nome devono essere univoche. Un fornitore, un cliente o un dipendente non può avere lo stesso nome di un altro.
• L'importazione supporta un solo indirizzo e-mail. Non preoccuparti, potrai aggiungerne altri su QuickBooks in un secondo momento.
• Quando si importano i contatti da un foglio di calcolo (inclusi i file esportati da Excel e come CSV), assicurarsi che:
  • Le intestazioni delle colonne si trovano nella prima riga.
  • I contatti si trovano nel foglio 1 del foglio di calcolo.
  • Il foglio di calcolo non contiene formule, grafici o righe vuote.
  • Il foglio di calcolo non contiene errori, ad esempio #RIF!, #NOME?, #N/D o #VALUE!.
  • I nomi non contengono i due punti (:) o le virgolette ().

Esporta i contatti da Outlook o Gmail

Se si dispone di un elenco contatti in Outlook o Gmail, è possibile esportare un file CSV dei contatti e importarlo in QuickBooks.

Crea un file Excel o Fogli Google per l'importazione

Per importare un foglio di calcolo in QuickBooks, devi formattarlo correttamente. Ulteriori informazioni sulle descrizioni e sulle limitazioni dei campi di contatto . Quindi, attenersi alla seguente procedura per creare il foglio di calcolo.

1. Crea un nuovo foglio di calcolo in Excel.
2. Assicurarsi di utilizzare il foglio 1 del foglio di calcolo.
3. Assicurati che la riga 1 del foglio di calcolo sia compilata come il tasto Colonna foglio di calcolo riportato di seguito (sotto le lettere maiuscole). Ad esempio, etichettare la colonna A, riga 1 come Nome completo. Assegnare un'etichetta alla colonna B, riga 1, come Nome societàe così via. Assicurarsi inoltre che non siano presenti celle vuote o altre intestazioni nella parte superiore del foglio di calcolo.
4. Compila il foglio di calcolo con le informazioni di contatto. È consentito lasciare vuote le informazioni non presenti. Nota: l'importazione associa l'indirizzo del contatto al campo dell'indirizzo di fatturazione in QuickBooks Online.
5. Se si utilizza Excel, salvare il foglio di calcolo come file XLS o XLSX e prendere nota della posizione in cui è stato salvato.

Verificare il file esportato

Prima di importare i contatti, è importante rivedere le informazioni e assicurarsi che sia tutto corretto. In caso di errori durante l'importazione, la correzione o la rimozione manuale dei contatti importati può richiedere molto tempo.

1. Aprire il file CSV o XLSX salvato e verificarne l'esattezza.
2. Verifica che i titoli delle colonne del foglio di calcolo nella riga 1 corrispondano al foglio di calcolo di esempio riportato sopra.
3. Controllare i contatti, inserire le informazioni mancanti e correggere eventuali errori.
4. Assicurarsi che il file non superi il limite di 2 MB o 1000 righe. In caso affermativo, suddividerlo in più file di importazione.

Importare i contatti

Ora che il foglio di calcolo è corretto, puoi importare i contatti in QuickBooks Online.

1. Accedi a QuickBooks.
2. Seleziona Impostazioni ⚙. Quindi selezionare Importa dati.
3. Selezionare Clienti o Fornitori, a seconda dell'elemento che si sta importando.
4. Selezionare Sfoglia per caricare il file dal computer. Scegliere il file e selezionare Apri.
5. Selezionare Successivo.
6. Nella colonna Campo personale selezionare ogni piccola icona con le frecce ▼. Quindi, abbina il campo corrispondente al campo QuickBooks Online corrispondente.
7. Selezionare Nessuna corrispondenza se nel foglio di calcolo è presente un campo per il quale non è presente una colonna corrispondente.
8. Conferma i tuoi contatti. Deseleziona le voci che non vuoi salvare.
9. Se tutto sembra a posto, seleziona Importa.

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