Importa clienti o fornitori dai contatti e-mail a QuickBooks Online

Scopri come importare gli elenchi dei contatti di clienti o fornitori da Outlook, Excel, Gmail o Fogli Google.

È presente un elenco di clienti o fornitori da importare in QuickBooks Online? Ti mostreremo come esportare l'elenco come foglio di calcolo da Outlook, Gmail, Excel o Fogli Google. Quindi ti mostreremo come importarli direttamente in QuickBooks.

Cose da sapere prima di importare i contatti da Outlook, Excel o Gmail

• La dimensione massima del file è 2 MB o 1000 righe. Se è necessario importare un elenco di dimensioni maggiori, sarà necessario suddividerlo in più importazioni.
• Impossibile importare i conti secondari. Ti consigliamo di modificare i conti secondari in conti principali prima dell'importazione. Quindi potrai modificarle nuovamente dopo l'importazione.
• Se il file viene importato in modo non corretto ed è necessario reimportarlo, l'elenco dei clienti o dei fornitori non verrà sovrascritto, causando la creazione di voci duplicate. Prima di importarli di nuovo, dovrai eliminare i clienti o i fornitori importati, oppure dovrai modificarli singolarmente.
• Le voci nel campo Nome devono essere univoche. Un fornitore, un cliente o un dipendente non può avere lo stesso nome di un altro.
• L'importazione supporta un solo indirizzo e-mail. Non preoccuparti, potrai aggiungerne altri su QuickBooks in un secondo momento.
• Quando si importano i contatti da un foglio di calcolo (inclusi i file esportati da Excel e come CSV), assicurarsi che:
  • Le intestazioni delle colonne si trovano nella prima riga.
  • I contatti si trovano nel foglio 1 del foglio di calcolo.
  • Il foglio di calcolo non contiene formule, grafici o righe vuote.
  • Il foglio di calcolo non contiene errori, ad esempio #RIF!, #NOME?, #N/D o #VALUE!.
  • I nomi non contengono i due punti (:) o le virgolette (").

Esporta i contatti da Outlook o Gmail

Se si dispone di un elenco contatti in Outlook o Gmail, è possibile esportare un file CSV dei contatti e importarlo in QuickBooks.

Crea un file Excel o Fogli Google per l'importazione

Per importare un foglio di calcolo in QuickBooks, devi formattarlo correttamente. Ulteriori informazioni sulle descrizioni e sulle limitazioni dei campi di contatto. Quindi, attenersi alla seguente procedura per creare il foglio di calcolo.

1. Crea un nuovo foglio di calcolo in Excel.
2. Assicurarsi di utilizzare il foglio 1 del foglio di calcolo.
3. Assicurati che la riga 1 del foglio di calcolo sia compilata come il tasto Colonna foglio di calcolo riportato di seguito (sotto le lettere maiuscole). Ad esempio, etichettare la colonna A, riga 1 come Nome completo. Assegnare un'etichetta alla colonna B, riga 1, come Nome societàe così via. Assicurarsi inoltre che non siano presenti celle vuote o altre intestazioni nella parte superiore del foglio di calcolo.
4. Compila il foglio di calcolo con le informazioni di contatto. È consentito lasciare vuote le informazioni non presenti. Nota: l'importazione associa l'indirizzo del contatto al campo dell'indirizzo di fatturazione in QuickBooks Online.
5. Se si utilizza Excel, salvare il foglio di calcolo come file XLS o XLSX e prendere nota della posizione in cui è stato salvato.

Verificare il file esportato

Prima di importare i contatti, è importante rivedere le informazioni e assicurarsi che sia tutto corretto. In caso di errori durante l'importazione, la correzione o la rimozione manuale dei contatti importati può richiedere molto tempo.

1. Aprire il file CSV o XLSX salvato e verificarne l'esattezza.
2. Verifica che i titoli delle colonne del foglio di calcolo nella riga 1 corrispondano al foglio di calcolo di esempio riportato sopra.
3. Controllare i contatti, inserire le informazioni mancanti e correggere eventuali errori.
4. Assicurarsi che il file non superi il limite di 2 MB o 1000 righe. In caso affermativo, suddividerlo in più file di importazione.

Importare i contatti

Ora che il foglio di calcolo è corretto, puoi importare i contatti in QuickBooks Online.

1. Accedi a QuickBooks.
2. Seleziona Impostazioni ⚙. Quindi selezionare Importa dati.
3. Selezionare Clienti o Fornitori, a seconda dell'elemento che si sta importando.
4. Selezionare Sfoglia per caricare il file dal computer. Scegliere il file e selezionare Apri.
5. Selezionare Successivo.
6. Nella colonna Campo personale selezionare ogni piccola icona con le frecce ▼. Quindi, abbina il campo corrispondente al campo QuickBooks Online corrispondente.
7. Selezionare Nessuna corrispondenza se nel foglio di calcolo è presente un campo per il quale non è presente una colonna corrispondente.
8. Conferma i tuoi contatti. Deseleziona le voci che non vuoi salvare.
9. Se tutto sembra a posto, seleziona Importa.

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