Utilizzare campi personalizzati per fornitori e spese

Scopri come utilizzare campi personalizzati per fornitori e spese in QuickBooks Online Advanced. 

In QuickBooks Online Advanced, è possibile creare campi personalizzati e utilizzarli in vari modi per monitorare i dettagli più importanti. Ecco alcuni esempi di come utilizzare i campi personalizzati per monitorare le informazioni sui fornitori e sulle spese.

Creare un campo personalizzato per i numeri degli ordini di acquisto

Come può aiutarti

È possibile visualizzare i numeri degli ordini di acquisto sulle fatture di acquisto e su altre spese.

Quando si copia un ordine di acquisto in una fattura di acquisto, il numero dell'ordine di acquisto viene visualizzato automaticamente sulla fattura di acquisto.

Come configurarlo

1. Crea un campo personalizzato e assegnagli un nome, ad esempio "Numero ordine di acquisto".
2. Selezionare il tipo di dati Numero se gli ordini di acquisto contengono solo numeri oppure selezionare il tipo di dati Testo e numero se sono presenti anche lettere. 
3. Seleziona il numero dell'ordine di acquisto da visualizzare sulle fatture d'acquisto. Se si desidera che compaiano anche come riferimento sulle fatture e sulle ricevute di vendita, selezionare anche questi moduli.

Creare un campo ID fornitore da visualizzare nelle transazioni

Come configurarlo

1. Crea un campo personalizzato e assegnagli un nome, ad esempio "ID fornitore".
2. Seleziona tutti i tipi di modulo in cui desideri che venga visualizzato. QuickBooks consente di mostrare il campo ID fornitore nelle transazioni del modulo di spesa (ordine di acquisto, spesa, fattura di acquisto, credito di fornitura) e nelle transazioni del modulo di vendita (fattura, preventivo, ricevuta di vendita).

Acquisisci la data della fattura sulle fatture

Come può aiutarti

Attualmente, il modulo Fattura di acquisto in QuickBooks include solo una data della fattura di acquisto e una data di scadenza. La Data fattura acquisisce la data in cui viene registrata la spesa. Tuttavia, in molte situazioni, vengono ricevute fatture relative a un mese precedente in cui i libri contabili sono già stati chiusi e la fattura o le fatture di acquisto vengono registrate in un secondo momento.

Con un campo personalizzato Data di fatturazione , è possibile acquisire la data di generazione della fattura e utilizzare report come il report delle fatture di acquisto non pagate per confrontare la data della fattura e la data della fattura.

Come configurarlo

1. Crea un campo personalizzato e assegnagli un nome, ad esempio "Data della fattura".
2. Selezionare il modulo Fattura di acquisto ed eventuali altri moduli delle transazioni di spesa in cui si desidera visualizzare il campo.

Utilizza i campi personalizzati per classificare le spese

Come può aiutarti

Immagina che la tua azienda mandi dipendenti a partecipare a più conferenze all'anno, virtuali o di persona, e abbia bisogno di monitorare le spese in modo dettagliato. Ad esempio, il responsabile marketing desidera visualizzare l'importo speso per ogni conferenza (viaggi in aereo o in auto, soggiorni in hotel, pasti e così via), oltre al canone per la conferenza. Puoi acquisire queste informazioni in un campo personalizzato Tipo di spesa .

Una volta che la società inizierà ad aggiungere dati a un campo personalizzato Tipo di spesa , potrai trarne vantaggio nei tuoi report. Ad esempio, è possibile aggiungere Tipo di spesa come colonna, oppure raggruppare per, ordinare o filtrare in base a questo campo personalizzato.

Come configurarlo

1. Crea un campo personalizzato e assegnagli un nome, ad esempio "Tipo di spesa"
2. Seleziona il tipo di dati dell'elenco a discesa e aggiungi i possibili valori (volo, auto, pasti, tariffa conferenza e così via).
3. In base alle proprie esigenze, contrassegnare questo campo da visualizzare sui moduli delle spese oppure scegliere moduli aggiuntivi, come le fatture di acquisto.