Utilizzare campi personalizzati per fornitori e spese

Scopri come utilizzare campi personalizzati per fornitori e spese in QuickBooks Online Advanced. 

In QuickBooks Online Advanced, è possibile creare campi personalizzati e utilizzarli in vari modi per monitorare i dettagli più importanti. Ecco alcuni esempi di come utilizzare i campi personalizzati per monitorare le informazioni sui fornitori e sulle spese.

Creare un campo personalizzato per i numeri degli ordini di acquisto

Come può aiutarti

È possibile visualizzare i numeri degli ordini di acquisto sulle fatture di acquisto e su altre spese.

Quando si copia un ordine di acquisto in una fattura di acquisto, il numero dell'ordine di acquisto viene visualizzato automaticamente sulla fattura di acquisto.

Come configurarlo

1. Creare un campo personalizzato e assegnargli un nome, ad esempio il numero dell'ordine di acquisto, nel campo Nome .
2. Dall'elenco a discesa Tipo di dati ▼ selezionare il tipo di dati Numero se gli ordini di acquisto contengono solo numeri oppure selezionare il tipo di dati Testo e numero se sono presenti anche lettere.
3. Dalla sezione Seleziona categoria selezionare la categoria che si desidera aggiungere.
4. Dalla sezione Seleziona moduli selezionare la casella di controllo Fattura da visualizzare nel campo del numero PO sulle fatture di acquisto. Se si desidera che compaiano anche come riferimento sulle fatture e sulle ricevute di vendita, selezionare anche questi moduli.
5. Seleziona Salva .

Creare un campo ID fornitore da visualizzare nelle transazioni

Come può aiutarti

Dopo aver aggiunto l' ID fornitore per un fornitore, tutte le transazioni del modulo di spesa in cui viene visualizzato questo campo verranno compilate automaticamente con il valore dell'ID fornitore una volta selezionato il fornitore specifico.

Si supponga che la società utilizzi più fornitori per acquistare parti o servizi da fornire ai clienti. In tal caso, potrebbe essere necessario tenere traccia delle fatture e dei debiti associati associati a ciascun fornitore nel reparto Crediti verso clienti, quindi effettuare una verifica incrociata con il reparto spese/debiti. Un campo personalizzato ID fornitore è particolarmente utile se si utilizzano altre app per monitorare i debiti.

Suggerimento : È inoltre possibile creare un campo personalizzato simile per acquisire il tipo di fornitore o altre informazioni specifiche del fornitore, quindi selezionare i moduli in cui visualizzare queste informazioni.

Come configurarlo

1. Creare un campo personalizzato e assegnargli un nome come ID fornitore nel campo Nome .
2. Dall'elenco a discesa Tipo di dati ▼ selezionare il tipo di dati che si desidera utilizzare.
3. Dalla sezione Seleziona categoria selezionare Fornitore .
4. Dalla sezione Seleziona moduli selezionare tutti i tipi di modulo in cui si desidera che venga visualizzato.QuickBooks consente di mostrare il campo ID fornitore nelle transazioni del modulo di spesa (ordine di acquisto, spesa, fattura di acquisto, assegno, credito fornitore e credito carta di credito) e nel modulo di vendita (ricevute di vendita, fattura,preventivo , nota di credito, ricevuta di rimborso e ricevuta di vendita).
5. Seleziona Salva .

Dopo aver creato questo campo personalizzato, aggiungi un ID univoco a ogni fornitore, procedendo come indicato di seguito:

1. Vai a Tutte le app , seleziona Spese e fatture , quindi seleziona Fornitori ( Portami lì ).
2. Selezionare il fornitore per il quale immettere un ID.
3. Selezionare Modifica .
4. Individuare il campo personalizzato ID fornitore . Immettere l'ID del fornitore.
5. Seleziona Salva .

Acquisisci la data della fattura sulle fatture

Come può aiutarti

Attualmente, il modulo Fattura di acquisto in QuickBooks include solo una data della fattura di acquisto e una data di scadenza. La Data fattura acquisisce la data in cui viene registrata la spesa. Tuttavia, in molte situazioni, vengono ricevute fatture relative a un mese precedente in cui i libri contabili sono già stati chiusi e la fattura o le fatture di acquisto vengono registrate in un secondo momento.

Con un campo personalizzato Data di fatturazione , è possibile acquisire la data di generazione della fattura e utilizzare report come il report delle fatture di acquisto non pagate per confrontare la data della fattura e la data della fattura.

Come configurarlo

1. Crea un campo personalizzato e assegnagli un nome come Data di fatturazione nel campo Nome .
2. Dall'elenco a discesa Tipo di dati ▼ selezionare il tipo di dati che si desidera utilizzare.
3. Dalla sezione Seleziona categoria selezionare la categoria che si desidera aggiungere.
4. Dalla sezione Seleziona moduli selezionare la casella di controllo Fattura di acquisto ed eventuali altri moduli delle transazioni di spesa in cui si desidera visualizzare il campo.
5. Seleziona Salva .

Utilizza i campi personalizzati per classificare le spese

Come può aiutarti

Immagina che la tua azienda mandi dipendenti a partecipare a più conferenze all'anno, virtuali o di persona, e abbia bisogno di monitorare le spese in modo dettagliato. Ad esempio, il responsabile marketing desidera visualizzare l'importo speso per ogni conferenza (viaggi in aereo o in auto, soggiorni in hotel, pasti e così via), oltre al canone per la conferenza. Puoi acquisire queste informazioni in un campo personalizzato Tipo di spesa .

Una volta che la società inizierà ad aggiungere dati a un campo personalizzato Tipo di spesa, potrai trarne vantaggio nei tuoi report. Ad esempio, è possibile aggiungere Tipo di spesa come colonna, oppure raggruppare per, ordinare o filtrare in base a questo campo personalizzato. Scopri di più su come utilizzare i campi personalizzati nelle relazioni .

Come configurarlo

1. Creare un campo personalizzato e assegnargli un nome come Tipo di spesa nel campo Nome .
2. Dall'elenco a discesa Tipo di dati ▼, selezionare il tipo di dati dell'elenco a discesa e aggiungere i possibili valori nel campo della voce dell'elenco a discesa (volo, auto, pasti, tariffa conferenza e così via).
3. Dalla sezione Seleziona categoria selezionare la categoria che si desidera aggiungere.
4. Dalla sezione Seleziona moduli , in base alle proprie esigenze, contrassegnare questo campo da visualizzare sui moduli delle spese, oppure selezionare moduli aggiuntivi, come le fatture di acquisto.
5. Seleziona Salva .