Registra una ritenuta o un deposito

Scopri come registrare una ritenuta o un deposito in QuickBooks Online.

Alcune aziende ricevono trattenute o depositi dai clienti prima di eseguire qualsiasi servizio. Quando emettono fatture di servizi ai clienti, tali fatture vengono pagate utilizzando il denaro proveniente dai depositi.

È possibile configurare un processo di deposito o ritenuta per la società in QuickBooks Online. La ritenuta o deposito viene considerato come una passività per dimostrare che, sebbene l'azienda detenga il denaro proveniente da un deposito o ritenuta, non appartiene all'utente fino a quando non viene utilizzato per il pagamento di servizi. Quando emetti la fattura al cliente e ricevi il relativo pagamento, tale passività verrà trasformata in reddito.

Passaggio 1: creare un conto passività

Innanzitutto, è necessario creare un conto passività per monitorare l'importo delle trattenute ricevute dai clienti.

1. Vai a Tutte le app , seleziona Contabilità , quindi seleziona Piano dei conti ( Accedi ).
2. Seleziona Nuovo conto.
3. Dall'elenco a discesa Tipo di conto ▼ selezionare Passività correnti .
4. Dall'elenco a discesa Tipo di dettaglio ▼ , selezionare Conti fiduciari dei clienti - Passività .
5. Nel campo Nome conto , immetti un nome per il conto (ad esempio, Trust passività ) o accetta il nome suggerito e immetti altri campi obbligatori.
6. Seleziona un Codice d'imposta predefinito , immetti un Saldo non pagato e una Data di validità .
7. Selezionare Salva o Salva e nuovo .

Passaggio 2: creare un articolo trattenuto

1. Vai a Tutte le app , seleziona Vendite e ricevi pagamenti , quindi seleziona Prodotti e servizi ( Portami lì ).
2. Dall'elenco a discesa Nuovo prodotto/servizio ▼ selezionare Servizio .
3. Immettere un nome per la nuova voce di prodotto o servizio (ad esempio, Retener).
4. Dal conto entrate ▼ selezionare il conto passività creato al passaggio 1 .
5. Seleziona Salva e chiudi.

È ora possibile selezionare la voce trattenuta durante la creazione di una fattura o ricevuta di vendita per un deposito o un pagamento trattenuto.

Passaggio 3: crea un conto bancario di passività fiduciaria (non sempre necessario)

Non tutti dovranno completare il passaggio 3. Attenersi alla seguente procedura se si desidera conservare il denaro proveniente dalle fideiussioni dei clienti e dai depositi in un conto fiduciario separato.

Se il denaro viene mantenuto nel conto operativo, questa procedura non è necessaria. In caso di dubbi, cerca di riflettere il più possibile la tua situazione reale.

1. Vai a Tutte le app , seleziona Contabilità , quindi seleziona Piano dei conti ( Accedi ).
2. Seleziona Nuovo conto .
3. Dall'elenco a discesa Tipo di conto ▼ selezionare Contanti ed equivalenti .
4. Dall'elenco a discesa Tipo di dettaglio ▼ , selezionare Conto fiduciario del cliente .
5. Nel campo Nome conto , immetti un nome per il conto (ad esempio, conto bancario fiduciario passività ) o accetta il nome suggerito.
6. Seleziona un Codice d'imposta predefinito , immetti un Saldo iniziale e una Data di validità .
7. Selezionare Salva o Salva e nuovo .

Passaggio 4: crea una ricevuta di vendita o una fattura per depositi o trattenute

Dopo aver configurato i conti e la voce di trattenuta o deposito, è possibile iniziare a creare ricevute di vendita per i versamenti o le trattenute ricevute.

Se si preferisce fatturare ai clienti i versamenti o le trattenute invece di riceverli direttamente, passare all'opzione 2.

Opzione 1: crea una ricevuta di vendita

1. Selezionare + Nuovo o + Crea.
2. Selezionare Ricevuta di vendita.
3. Seleziona il Nome cliente dall'elenco a discesa.
4. Dall'elenco a discesa Deposita in ▼ , seleziona il conto bancario di passività in trust separato che hai creato, il conto operativo principale o il conto in cui verrà trattenuto il denaro.
5. Nella colonna Prodotto/Servizio selezionare la voce ritenuta o deposito impostata.
6. Immettere l'importo ricevuto per la ritenuta o deposito nella colonna Tasso o Importo .
7. Immettere gli eventuali dettagli richiesti.
8. Seleziona Salva e chiudi.

Oltre ad aggiungere l'importo del deposito o del deposito al conto bancario specificato, questo aumenta l'importo nel conto passività per indicare che il denaro non è ancora realmente tuo e per evitare di trattarlo come reddito fino a un secondo momento.

Opzione 2: fattura ai clienti per depositi o trattenute

Anziché creare ricevute di vendita (opzione 1), è possibile emettere fatture ai clienti. Ecco come fare.

La procedura è simile alla creazione di una ricevuta di vendita, tranne per il fatto che non verrà selezionato un conto deposito fino a quando non si riceverà il pagamento a fronte della fattura.

1. Selezionare + Nuovo o + Crea.
2. Selezionare Fattura.
3. Selezionare il Nome cliente dall'elenco a discesa.
4. Nella colonna Prodotto/servizio selezionare l'elemento di ritenuta o deposito configurato.
5. Immettere l'importo ricevuto per la ritenuta o deposito nella colonna Tasso o Importo .
6. Immettere gli eventuali dettagli richiesti.
7. Seleziona Salva e chiudi.

Passaggio 5: trasforma gli importi in crediti sulle fatture

Quando si addebita a un cliente i servizi che gli vengono forniti, è possibile convertire la ritenuta o deposito ricevuto in precedenza in un credito su una fattura e riceverlo come pagamento.

1. Creare una fattura per il cliente in cui siano elencati i servizi o i beni forniti.
2. Nell'ultima riga della fattura, nel campo Prodotto/servizio , selezionare la voce Deposito o deposito .
3. Immettere l' importo di trattenuta su un valore negativo per sottrarre l'importo dalla fattura. Impossibile immettere un importo trattenuto maggiore del totale della fattura. Una fattura può avere un totale pari a zero, ma non negativo.
4. Seleziona Salva e chiudi.

In questo modo si riduce l'importo nel conto passività e si applica il credito alla fattura del cliente, trasformandola in reddito. Il denaro è ora tuo.

Passaggio 6: trasferisci i fondi dal tuo conto di passività fiduciario al tuo conto operativo

Se è stato creato un conto bancario del debito fiduciario separato per detenere depositi o depositi, una volta convertita in reddito la ritenuta, è possibile trasferire il denaro sul conto bancario operativo.

1. Selezionare + Nuovo o + Crea.
2. Selezionare Trasferimento.
3. Dall'elenco a discesa Trasferisci fondi da ▼ , selezionare il conto bancario fiduciario.
4. Dall'elenco a discesa Trasferisci fondi a ▼ selezionare il conto bancario operativo.
5. Immettere l'importo nell'importo del trasferimento appena ricevuto come pagamento per la fattura.
6. Seleziona Salva e chiudi.

Il denaro viene registrato come trasferito dal conto fiduciario speciale al conto operativo dell'azienda.

Monitora i depositi o le trattenute per cliente

È possibile monitorare l'importo di una ritenuta o di un deposito detenuto per ogni cliente dalla relazione sullo stato patrimoniale .

Per rivedere le trattenute o i depositi per cliente nella relazione sullo stato patrimoniale :

1. Vai a Relazioni e seleziona Report standard ( Portami sul sito ).
2. SelezionarePanoramica aziendale.
3. Selezionare Relazione sullo stato patrimoniale .
4. Dall'elenco a discesa Periodo relazione ▼ selezionare Tutte le date .
5. Nella sezione delle passività, individuare il conto passività fiduciario.
6. Selezionare l'importo visualizzato per il conto per aprire la relazione sulle transazioni per tale conto.
7. Seleziona Personalizza e vai al menu a discesa Gruppi ▼ .
8. Dall'elenco a discesa Raggruppa per ▼ , selezionare Cliente .

È ora possibile visualizzare il saldo del deposito o del saldo di ogni cliente, nonché un record delle transazioni che hanno influito sul saldo.

Per ridurre il numero di risultati da visualizzare, è possibile modificare il periodo del report per visualizzare un intervallo di date più ristretto o selezionare il triangolino accanto al nome di un cliente per comprimerne i dettagli.

Paga le spese dei clienti con il denaro trattenuto nel conto passività

Se l'azienda paga le spese dei clienti utilizzando il denaro trattenuto nel conto passività, è necessario creare una voce speciale per monitorare queste spese, in quanto non dovrebbero comparire nel report profitti e perdite .

Ad esempio, se l'utente è uno studio legale che ha ricevuto una transazione da un tribunale per conto di un cliente e da esso paga le spese mediche del cliente, con l'intenzione di trasferire il resto al cliente, è necessario sospendere la transazione e pagare le spese da un conto dedicato per mantenerle separate dai conti aziendali.

Per configurare la voce necessaria, verifica innanzitutto che l'opzione Monitora spese e articoli per cliente sia abilitata:

1. Vai a Impostazioni e selezionare Account e impostazioni.
2. Vai a Spese e seleziona Modifica .
3. Dalla sezione Fatture e spese , attivare Monitora spese e articoli per passaggio al cliente .
4. Seleziona Salva .

Le spese e gli articoli ora vengono monitorati in base al cliente, consentendo di visualizzare le transazioni e il loro effetto sulle rendite contabili del cliente.

Il passaggio successivo consiste nel creare un elemento per monitorare queste spese.

1. Vai a Tutte le app , seleziona Vendite e ricevi pagamenti , quindi seleziona Prodotti e servizi ( Portami lì ).
2. Seleziona Nuovo prodotto/servizio ▼ dall'elenco a discesa.
3. Selezionare Articolo o servizio non a magazzino .
4. Immettere un nome che descriva il motivo per cui viene utilizzata la ritenuta (ad esempio, Spese mediche o Liquidazione netta).
5. Deselezionare la casella di controllo Vendo ai miei clienti .
6. Dall'elenco a discesa Conto uscite ▼ selezionare il conto passività fiduciario creato.
7. Seleziona Salva e chiudi.

L'articolo per la ritenuta a fermo è stato creato. Il passaggio successivo prevede il pagamento delle spese del cliente.

1. Selezionare + Nuovo o + Crea.
2. Selezionare Spesa.
3. Seleziona il Beneficiario ▼ dal menu a discesa. Il beneficiario può essere un fornitore, ad esempio un'altra società o azienda, oppure, se si sta creando la spesa per versare tutta o parte della ritenuta al cliente (ad esempio, per trasferire una transazione netta a un cliente), selezionare il cliente come beneficiario.
4. Selezionare ilconto pagamentibancario da cui effettuare il pagamento delle spese. Se si dispone di un conto bancario fiduciario separato, selezionarlo. In caso contrario, selezionare il conto operativo principale.
5. Seleziona la voce di riserva appena creata dall'elenco a discesa Prodotto/servizio ▼ nella sezione Dettagli articolo .
6. Immettere la tariffa, l'importoo altri dettagli relativi alla spesa, se necessario.
7. Seleziona Salva e chiudi.

La spesa riduce il conto passività e il conto bancario scelto senza influire sui conti uscite aziendali.