Comprensione delle modifiche alla determinazione della sede fiscale, alla conformità e alla fatturazione dei clienti

Questo documento si applica a QuickBooks Online (QBO) venduti dalla persona giuridica di Rocket Science Group (LE 132) in tutte le regioni/paesi serviti, in particolare solo per i clienti B2C.

Spiega il nuovo metodo utilizzato da Intuit per determinare la sede fiscale di un cliente (giurisdizione) e le implicazioni per la fatturazione, la conformità e le interazioni con i clienti. È stato progettato per aiutare l'utente a comprendere e rispondere alle domande dei clienti derivanti da tali modifiche.

1. Introduzione: Perché aggiornare la gestione delle imposte?

Intuit, che opera a livello globale attraverso persone giuridiche come Rocket Science Group (LE 132), ha la responsabilità di riscuotere e versare correttamente le imposte nei paesi in cui è registrata. In precedenza, il sistema utilizzava principalmente l'indirizzo aziendale del cliente (che funge da indirizzo di fatturazione) per determinare la località fiscale durante la fatturazione tramite Obill.

Le leggi internazionali sull'imposta indiretta impongono di determinare l'ubicazione di un cliente utilizzando due o più data point non contraddittori. L'obiettivo principale di questa iniziativa è garantire la conformità fiscale adottando questo approccio multipunto per i clienti B2C.

2. La nuova logica di determinazione della località fiscale

Il sistema aggiornato di Intuit valuta diversi punti dati disponibili per un account cliente al fine di determinarne la località fiscale. Il sistema mira a trovare almeno due punti dati non contraddittori che puntano allo stesso paese. Questo Paese viene quindi dichiarato come sede fiscale del cliente ai fini della tassazione.

I punti dati che possono essere valutati includono:

• Paese dell'indirizzo di fatturazione (indirizzo della società)
• Paese del metodo di pagamento
• Paese dell'indirizzo IP (in particolare, l'ultimo indirizzo IP dell'amministratore della società)
• Paese del numero di telefono (dal numero di telefono della società)

Nota importante per i clienti B2B: se un cliente dispone di un B2B valido Imposta ID corrispondente al paese di fatturazione, vengono tassati in base al paese di fatturazione come prima e questa valutazione della posizione su più punti dati non è necessaria. Questa nuova logica influisce principalmente sui clienti B2C (quelli che non hanno fornito un Imposta ID).

3. Perché un cliente potrebbe essere bloccato durante la registrazione

Per i nuovi clienti B2C che si registrano per un prodotto a pagamento o optano per una versione di prova con consenso anticipato (con conseguente passaggio a un nuovo ambito):

• Se il sistema valuta i punti dati disponibili e due o più punti non contraddittori non corrispondono al Paese di fatturazione del cliente, il cliente non può continuare la registrazione.
• Analogamente, se il sistema non è in grado di trovare due punti dati non contraddittori corrispondenti (ovvero non è stato possibile determinare la posizione).

In questi scenari, al cliente verrà visualizzato un messaggio (ad esempio, "Conferma la sede") che indica che la località determinata è diversa dal Paese di registrazione o che non è stato possibile verificare la località. Gli viene indicato che deve tornare indietro e correggere le proprie informazioni o registrarsi nel paese corretto.

4. Conferma delle modifiche alla località durante gli acquisti successivi e relative implicazioni

Per i clienti B2C esistenti:

• La sede del cliente viene rivalutata periodicamente (ogni 4 mesi).
• La valutazione della località viene eseguita anche durante determinate azioni in abbonamento come Partecipazione, Aggiungi prodotto, Riattiva abbonamento, QuickBooks Online Accountant (Aggiungi un cliente BME) o Trasferisci fatturazione (a un contabile).

Se, durante una di queste valutazioni o flussi di lavoro di acquisto, il sistema determina che la località dichiarata del cliente è stata modificata in base alla regola 2+ data point:

• Al cliente verrà richiesto di confermare la modifica della località o di aggiornare le proprie informazioni prima di procedere con l'acquisto.
• Verrà visualizzata una richiesta (ad esempio, "Conferma posizione") in cui si informa che la posizione sembra essere stata modificata in un altro Paese.
• Gli viene comunicato che, se continuano, saranno tassati nel nuovo paese dichiarato. 
• Una volta asserita, una località viene utilizzata per tutti i calcoli delle imposte successivi e stime a meno che non diventi disponibile una nuova località dichiarata.

Implicazioni di fatturazione delle modifiche alla giurisdizione fiscale:

Quando un ciclo di fatturazione o una transazione (come un upgrade o un downgrade) comporta addebiti e imposte provenienti da più giurisdizioni fiscali (cosa che può verificarsi se la località fiscale cambia a metà ciclo), il sistema crea più documenti, uno per ogni giurisdizione:

• Nonostante la presenza di più documenti, il sistema continua a creare un'unica fattura di acquisto con un saldo netto (positivo o negativo).
• Per una fattura di acquisto positiva viene incassato un unico pagamento netto , per una fattura di acquisto negativa viene emesso un unico rimborso .
• Nella finestra Storico pagamenti e fatturazione del cliente, il cliente può espandere la riga per visualizzare i multipli PDF delle fatture/nota di credito associati.
• Le fatture e le note di credito saranno conformi alla giurisdizione fiscale della sede del cliente (non al Paese di fatturazione). Il modello di fattura sarà conforme al Paese soggetto a imposta.
• La fattura conterrà un dettaglio che indica che le imposte sono state addebitate in base alla località fiscale dichiarata, che può differire in base al Paese di fatturazione. Ad esempio, "Ti sono state addebitate imposte in base alla località fiscale (Ghana)".

5. Notifiche ai clienti relative alla sede fiscale

I clienti possono ricevere notifiche per i seguenti motivi:

• Rilevata modifica località cliente: se il sistema determina che la località fiscale dichiarata del cliente è stata modificata.
• Impossibile determinare la posizione: se il sistema non è in grado di trovare due punti dati non contraddittori corrispondenti.

Queste notifiche vengono inviate per fornire al cliente l'opportunità di correggere le proprie informazioni in modo da poter essere tassate correttamente. La notifica includerà un collegamento che reindirizzerà il cliente a un'esperienza in cui potrà rivedere e aggiornare le proprie informazioni.

• Se il cliente è d'accordo con la modifica della località, non è necessaria alcuna azione da parte del cliente (sebbene potrebbe essere necessario confermarlo durante un flusso di lavoro di acquisto successivo, come indicato nella sezione 4).
• Se il cliente riceve una notifica perché non è stato possibile determinare la sua posizione, questa notifica funge da avviso. Il cliente viene avvisato che, se la località non viene determinata per un periodo specifico (rilevante ai fini della non conformità), l'abbonamento potrebbe essere terminato.

6. Implicazioni della non conformità

Un conto cliente è contrassegnato come non conforme nello scenario seguente:

• Impossibile determinare l'ubicazione: il sistema non è in grado di determinare l'ubicazione del cliente perché non sono disponibili due punti dati corrispondenti. In questo scenario, se non è possibile determinare la località per 12 mesi, l'abbonamento del cliente (tutti gli abbonamenti associati alla società/area di autenticazione non conforme) è soggetto a risoluzione. Se non è stato possibile determinare l'ubicazione, i clienti ricevono una notifica relativa a un potenziale annullamento dopo 12 mesi dalla mancata conformità.

Intuit monitora queste società non conformi e monitora da quanto tempo si trovano in questo stato.

Annullamento dell'abbonamento a causa di non conformità:

• Se l'account di un cliente rimane non conforme perché non è stato possibile determinarne l'ubicazione per 12 mesi, tutti gli abbonamenti associati a tale società/area di autenticazione sono soggetti all'annullamento.
• Se la località dichiarata è Singapore ma il cliente non fornisce il codice postale richiesto entro 30 giorni, l'abbonamento è soggetto all'annullamento.

Gestione degli annullamenti (stato iniziale corrente):

• L'annullamento dell'abbonamento a causa di non conformità fiscale è pianificato come processo manuale per il lancio iniziale.
• Il team dell'agente (non dell'assistenza) utilizza una relazione di monitoraggio delle non conformità per identificare le società che soddisfano i criteri di risoluzione.
• L'agente annullerà quindi manualmente tutti gli abbonamenti per l'area di autenticazione.
• Questo approccio manuale si basa sul basso volume previsto e consente il monitoraggio. L'automazione futura verrà presa in considerazione in base all'analisi del volume. Consulta Annullamento dell'abbonamento (imposta basata su 2 punti dati corrispondenti).

7. In che modo i clienti possono aggiornare il proprio indirizzo fiscale/le informazioni

I clienti in genere possono aggiornare le proprie informazioni in alcuni modi che potrebbero influenzare la determinazione della località:

• Tramite il collegamento nelle e-mail di notifica: le notifiche relative a modifiche della sede o all'impossibilità di determinare la sede forniscono un collegamento a una pagina in cui il cliente può rivedere la posizione dichiarata e fornire/completare il proprio indirizzo, se necessario (ad esempio, codice postale per una sede a Singapore ). Questa pagina potrebbe utilizzare un widget Profilo fiscale. 

Se il cliente ritiene che la località dichiarata non sia corretta, deve aggiornare le informazioni sulla società.

Aggiornamento del codice fiscale: l'aggiornamento di un codice fiscale dalla pagina del profilo dell'azienda può attivare una valutazione dell'ubicazione. Fornire un B2B valido Imposta L'ID corrispondente al paese di fatturazione dovrebbe ripristinare la tassazione nel paese di fatturazione e rendere l'ambito B2B del cliente, ignorando la valutazione a più punti dati.

Sebbene sia tecnicamente possibile consentire a un agente di sostituire la località fiscale nel paese di fatturazione se un cliente fornisce una prova della località, l'attuale posizione di Intuit è quella di fare affidamento sulla località determinata dal punto dati e questa capacità di sostituzione non è attualmente pianificata per utilizzare. Concentrati sul cliente assicurandoti che i punti dati (indirizzo di fatturazione, metodo di pagamento, numero di telefono, ecc.) riflettano accuratamente la sede dell'attività.

8. Domande dei clienti previste e relativa risposta

Di seguito sono riportate alcune domande che i clienti potrebbero porre e come rispondere in base alla nuova logica e ai nuovi processi:

Perché ho ricevuto un'imposta diversa per questo mese/su questa fattura?

Risposta: Intuit è obbligata dalla normativa tributaria a determinare la sede fiscale dell'utente sulla base di più informazioni in nostro possesso, e non solo sull'indirizzo di fatturazione. Questo ci consente di assicurarci di applicare le imposte corrette per la sede della tua azienda. Sembra che il nostro sistema abbia determinato la località sulla base di [menzionare il concetto di più di 2 punti dati], il che ha portato al calcolo delle imposte per [menzionare il paese determinato, se visibile/applicabile all'assistenza sanitaria].

Perché ho ricevuto più documenti di fattura per un pagamento?

Risposta: Quando la località fiscale cambia durante il ciclo di fatturazione, o se gli addebiti sulla fattura riguardano giurisdizioni fiscali diverse, le normative fiscali ci impongono di rilasciare documenti separati per i diversi importi fiscali. Tuttavia, l'importo totale dovuto o rimborsato rimane invariato, poiché viene calcolato come un'unica fattura netta. Tutti i file PDF relativi di fatture e note di credito collegati alla singola voce della transazione sono disponibili nella cronologia di fatturazione.

Perché non è possibile sottoscrivere un abbonamento nel proprio Paese?

Risposta: in base alle normative fiscali, dobbiamo confermare la sede della tua azienda utilizzando almeno due informazioni. Durante la registrazione, il nostro sistema non è stato in grado di confermare la località perché le informazioni fornite rimandano a un Paese diverso da quello selezionato per la registrazione, o perché le informazioni corrispondenti non erano sufficienti. Per procedere, assicurati che le informazioni aziendali (ad esempio indirizzo di fatturazione, Paese del metodo di pagamento e numero di telefono) siano corrette e riflettano la sede effettiva della tua attività, oppure prova a registrarti selezionando il Paese corrispondente a quello in cui ha sede la tua azienda.

Perché ho ricevuto una notifica relativa alla modifica o alla mancata determinazione della mia posizione?

Risposta: Rivediamo periodicamente le informazioni sui conti dei clienti per assicurarci di disporre della corretta località fiscale, come previsto dalle normative. Hai ricevuto questa notifica perché il nostro sistema ha rilevato una potenziale modifica della tua località fiscale in base ai dati disponibili o perché non è stato in grado di verificarla. Lo scopo della presente notifica è quello di informarti e, se non è stato possibile verificare la tua posizione, ricorda che è necessario assicurarsi che le informazioni sul conto siano accurate per evitare potenziali problemi con l'abbonamento in futuro.

Perché il mio abbonamento è stato annullato?

Risposta: a causa delle normative fiscali, non è stato possibile verificare la sede fiscale della società utilizzando le informazioni presenti in archivio. [Se applicabile, per indirizzo SG incompleto: "In particolare, mentre il nostro sistema ha determinato la sede a Singapore, i dettagli dell'indirizzo mancavano.'] I nostri dati indicano che il conto non era conforme per [indicare la durata, ad esempio, 12 mesi per indirizzo non conclusivo o 30 giorni per indirizzo SG incompleto, se visibile/confermabile tramite relazione]. In precedenza abbiamo inviato notifiche relative a questo problema e alla necessità di aggiornare le informazioni. Poiché le informazioni richieste non sono state aggiornate, l'abbonamento è stato interrotto in conformità con i requisiti di conformità fiscale. (confermare il motivo e la durata specifici utilizzando la relazione di monitoraggio delle non conformità, se si dispone dell'accesso, o consultare un agente/responsabile AR).

Procedura per aggiornare la sede o l'indirizzo fiscale

Risposta: Il modo migliore per garantire che la sede fiscale sia determinata correttamente è assicurarsi che le informazioni sul conto siano accurate e coerenti tra i diversi dati, come l'indirizzo di fatturazione, il Paese del metodo di pagamento e il Paese associato al numero di telefono principale. Se hai ricevuto un'e-mail di notifica relativa alla tua posizione, in tale e-mail dovrebbe essere presente un collegamento che rimanda a una pagina in cui è possibile rivedere e aggiornare i propri dettagli.

Quali informazioni utilizza Intuit per determinare la mia posizione?

Risposta: Valutiamo più informazioni sul conto per determinare la località fiscale, come l'indirizzo di fatturazione, il Paese associato al metodo di pagamento, l'indirizzo IP quando accedi al servizio e il Paese del tuo numero di telefono principale. Sono necessari almeno due di questi dati per concordare un Paese per determinare la sede fiscale dell'utente.

L'indirizzo di fatturazione è corretto, ma la mia posizione è diversa. Perché?

Risposta: le normative fiscali ci impongono di utilizzare qualcosa di più dell'indirizzo di fatturazione per confermare la località fiscale. Cerchiamo un accordo su più punti dati. Se due o più punti dati indicano un Paese diverso dal Paese dell'indirizzo di fatturazione, il sistema assocerà tale Paese come sede fiscale ai fini del calcolo dell'imposta.

Ho iniziato con una versione di prova gratuita: perché mi viene richiesto di confermare la mia posizione durante l'aggiornamento?

Risposta: sebbene in genere le versioni di prova non richiedano la convalida fiscale, una volta scelto di eseguire l'aggiornamento a un piano a pagamento, Intuit è tenuta a determinare la località fiscale utilizzando più punti dati. Se le informazioni fornite non confermano la coerenza del Paese per almeno due origini dati, verrà richiesto di aggiornare o confermare i propri dati prima di procedere con il pagamento.

In precedenza avevo un abbonamento che è stato annullato. Se provo di nuovo a registrarmi, vengo bloccata. Perché?

Risposta: Quando si tenta di riattivare l'abbonamento, Intuit lo considera come un nuovo acquisto e rivaluta la località fiscale in base alle ultime informazioni disponibili. Se non è possibile far corrispondere due punti dati coerenti per confermare la posizione dell'utente, il sistema bloccherà l'iscrizione per conformarsi alle leggi fiscali internazionali. Assicurati che l'indirizzo di fatturazione, il metodo di pagamento e il numero di telefono riflettano la posizione corrente.

Non sono d'accordo con il Paese soggetto a imposta assegnato. È possibile sostituirlo manualmente?

Risposta: attualmente, Intuit non supporta le sostituzioni manuali della località fiscale. Il sistema determina la sede fiscale dell'utente in base a più punti dati e questo approccio garantisce coerenza e conformità. Se ritieni che il sistema abbia affermato la tua posizione in modo errato, rivedi e aggiorna i dettagli del tuo profilo, come l'indirizzo di fatturazione, il metodo di pagamento e il numero di telefono della società, in modo che riflettano la vera sede della tua attività.