Configurare e utilizzare Multivaluta in QuickBooks Online

Impara a utilizzare l'opzione Multivaluta in QuickBooks Online Essentials, QuickBooks Online Plus, e QuickBooks Online Advanced per operare in valuta estera.

Fare affari con clienti all'estero è positivo per l'azienda. Tuttavia, gestire i tassi di cambio e le valute estere può essere complicato. La buona notizia: QuickBooksMultivaluta ti aiuta a registrare facilmente le transazioni in valuta estera senza preoccuparti delle conversioni del tasso di cambio.

Prima di attivare Multivaluta, prendere nota di quanto segue:

• Una volta che l'opzione Multivaluta è attiva, non è possibile disattivarla nuovamente o modificare la valuta locale. Questo perché le informazioni sulla conversione valutaria dovranno essere contabilizzate nel sistema in futuro. In caso di dubbi, ti consigliamo di parlare con un contabile.
• L'opzione Multivaluta non è disponibile per gli utenti di QuickBooks Online Simple Start. Ecco come effettuare l'upgrade o il downgrade dell'abbonamento a QuickBooks Online in modo da poter iniziare a monitorare le transazioni in valuta estera.
• Se colleghi QuickBooks Commerce a QuickBooks Online, Multivaluta non funzionerà.

In questo articolo scoprirai come

• Informazioni su Multivaluta
• Attiva Multivaluta
• Aggiungi valute
• Elimina valute
• Aggiungere un conto che utilizza una valuta estera
• Aggiungere le transazioni in valuta estera 
• Utilizzo dei tassi di cambio
• Pagamento del deposito in una banca con una valuta diversa
• Paga i dipendenti in una valuta diversa
• Modificare una valuta assegnata a un cliente o fornitore

Informazioni su Multivaluta

QuickBooksL'opzione Multivaluta consente di registrare pagamenti e fatture provenienti da clienti, fornitori o conti bancari che utilizzano valute diverse da quella locale. Quando si attiva l'opzione Multivaluta, è possibile immettere transazioni in valute diverse. Quindi, QuickBooks li convertirà automaticamente nella valuta locale.

Nota: è possibile assegnare una valuta unica alla maggior parte dei tipi di conto, inclusi clienti, fornitorie conti nel piano dei conti (come conti bancari e carte di credito o crediti verso clienti). Sarà necessario aggiungere un nuovo conto per ogni valuta diversa utilizzata nelle transazioni.

Attiva Multivaluta

La valuta locale è in genere la valuta utilizzata dall'azienda per le transazioni in base alla località in cui ha sede l'azienda. I conti entrate e uscite utilizzano sempre la valuta locale.

Durante la configurazione QuickBooks, imposta automaticamente la valuta locale. Se necessario, è possibile modificarla, ma solo quando l'opzione Multivaluta non è ancora abilitata.

Nota: una volta abilitata l'opzione Multivaluta, non è più possibile modificare la valuta locale.

1. Vai a Impostazioni ⚙ e selezionare Account e impostazioni.
2. Selezionare Avanzate.
3. Nella sezione Valuta selezionare Modifica ✎.
4. Dall'elenco a discesa Valuta locale ▼ selezionare la valuta.
5. Attivare l'opzione Multivaluta e confermare di aver compreso che non è possibile annullare questa opzione.
6. Selezionare Salva, quindi Fine.

Il collegamento Gestione valute visualizzato consente di accedere alla pagina Valute , in cui è possibile gestire le valute utilizzate.

(Torna all'inizio)

Aggiungi valute

1. Vai a Impostazioni ⚙.
2. Selezionare Valute.
   Nota: questa opzione è disponibile dopo aver attivato l'opzione Multivaluta.
3. Seleziona Aggiungi valuta.
4. Seleziona la nuova valuta dall'elenco a discesa Aggiungi valuta ▼.
5. Seleziona Aggiungi.

Elimina valute

È possibile eliminare una valuta solo se non sono presenti transazioni associate.

1. Vai a Impostazioni ⚙.
2. Selezionare Valute.
3. Seleziona l'icona a forma di freccia ▼ nella colonna Azione e quindi seleziona Elimina.
4. Selezionare Sì per confermare l'eliminazione.

Aggiungere un conto che utilizza una valuta estera

Per impostazione predefinita, i conti esistenti saranno espressi nella valuta locale nella colonna Valuta del Piano dei conti. Per creare un conto che utilizza valuta estera:

1. Seguire questo collegamento per completare la procedura nel prodotto
2. Seleziona Nuovo conto.
3. Selezionare Tipo di conto e Tipo di dettaglioappropriati.
4. Immettere un Nome conto per il nuovo conto e una Descrizione facoltativa, oltre a eventuali altri campi obbligatori.
5. Seleziona Valuta dall'elenco a discesa ▼.
6. Inserire la data di inizio e il saldo iniziale quando si inizierà a monitorare le transazioni aziendali. Immettere l'importo che avevi sul conto in quel giorno.
7. Seleziona Salva.

Nota: una volta che per un conto è stata registrata una transazione, non è più possibile modificarne la valuta.

Il conto è stato creato e i relativi saldi mostreranno la valuta assegnata nel piano dei conti. Scopri come aggiungere un conto al tuo piano dei conti.

(Torna all'inizio)

Aggiungere le transazioni in valuta estera

Se sono presenti banche collegate che utilizzano valute estere, è possibile aggiungere transazioni in tali valute a QuickBooks Online.

1. Seguire questo collegamento per completare la procedura nel prodotto
2. Dalla scheda Da rivedere , aprire i dettagli della transazione e selezionare Aggiungi.
3. Nei campi valuta, immettere l'importo in valuta estera o il tasso di cambio fornito dalla banca.

QuickBooks Online calcola il totale e i campi Descrizione banca o Dettaglio consentono di visualizzare la transazione nello stato in cui la banca l'ha visualizzata sull'estratto conto, di solito con l'importo e la valuta.

Dividi transazioni

Se si utilizza la valuta estera, è comunque possibile suddividere le transazioni di deposito e spese in base a categorie di conto e imposte diverse, ma non una transazione in base a valute diverse.

Per suddividere una transazione tra le categorie, vedere Come inserire una transazione suddivisa nel registro.

(Torna all'inizio)

Utilizzo dei tassi di cambio

In QuickBooks, il tasso di cambio è il numero di unità valutarie locali necessarie per ottenere 1 valuta estera. QuickBooksutilizza i tassi di cambio per mostrare l'importo di una transazione in valuta estera nel valore della valuta locale.

Ecco un esempio di come QuickBooks utilizza un tasso di cambio su una fattura in valuta estera:

• Valuta estera: dollaro canadese (CAD)
• Valuta locale: dollaro USA (USD)
• Tasso di cambio: 1 dollaro canadese convertito in 0,79 dollari USA (1 CAD in 0,79 USD).

I valori in valuta estera vengono aggiornati automaticamente ogni 4 ore in QuickBooks da Wall Street On Demand. QuickBooks scarica e utilizza i tassi di cambio da IHS Markit, una società di servizi informatici. È possibile utilizzare questa funzione o immettere manualmente i propri tassi di cambio per le transazioni in valuta estera. 

Inoltre, scopri come regolare regolarmente la valuta locale per essere sempre aggiornato sui tassi di cambio più recenti.

(Torna all'inizio)

Pagamento del deposito in una banca con una valuta diversa

Con l'opzione Multivaluta è possibile depositare un pagamento in una banca con una valuta diversa.

1. Depositare il pagamento della fattura sul conto bancario che utilizza la stessa valuta.
2. Selezionare + Nuovo o + Crea.
3. Selezionare Trasferimento.
4. Scegliere i conti per ogni campo:
   • Trasferisci fondi da: il conto da cui vengono prelevati i fondi.
   • Trasferisci fondi a: il conto su cui trasferire il denaro.
   • Valuta: la valuta selezionata determina il valore degli importi contenuti nel campo Importo trasferimento. È inoltre necessario immettere il tasso di cambio se non è stato ancora configurato.
     Ad esempio, selezionare Dollari statunitensi come valuta, quindi immettere $ 5,00 nel campo Importo trasferimento. QuickBooks trasferirà fondi per un importo pari a $ 5,00 in dollari USA.
   • Importo trasferimento: l'importo che verrà trasferito sul conto. Questo importo non è assoluto, in quanto il valore totale dipende dalla valuta e dal tasso di cambio.
5. Immettere il valore del pagamento per la fattura in Importo trasferimento.
6. Immetti la stessa data della fattura, quindi seleziona Salva e chiudi.

(Torna all'inizio)

Paga i dipendenti in una valuta diversa

Per pagare i dipendenti utilizzando una valuta diversa, dovrai creare un nuovo fornitore utilizzando le informazioni del dipendente.

Passaggio 1: crea un fornitore con le informazioni sul dipendente

Assicurarsi che le informazioni riflettano il profilo del dipendente. Per verificare, selezionare Dipendenti. Quindi, cercare il dipendente che si desidera pagare con una valuta diversa.

1. Seguire questo collegamento per completare la procedura nel prodotto
2. Seleziona Nuovo fornitore, quindi compila i campi con le informazioni sul dipendente.
3. Scegli una valuta dall'elenco a discesa Valuta ▼.
4. Aggiungi una valuta al nome visualizzato, quindi seleziona Salva.

Passaggio 2: paga il dipendente

1. Selezionare + Nuovo o + Crea.
2. Selezionare Spesa.
3. Dall'elenco a discesa Beneficiario ▼, seleziona il fornitore che hai creato con le informazioni del tuo dipendente.
4. Dall'elenco a discesa Categoria ▼, seleziona il conto con cui monitorare le spese salariali.
5. Selezionare Salva o Salva e chiudi.

(Torna all'inizio)

Modificare una valuta assegnata a un cliente o fornitore

Sarà necessario creare un nuovo cliente o fornitore e assegnare il nuovo tipo di valuta.

Passaggio 1: rendi inattivo il fornitore o il cliente

Per rendere inattivo un cliente:

1. Seguire questo collegamento per completare la procedura nel prodotto
2. Individua e seleziona il nome del cliente di cui vuoi modificare la valuta.
3. Seleziona Modifica, quindi prendi nota di tutte le relative informazioni.
4. Seleziona Salva, quindi torna all'elenco Clienti .
5. Trova lo stesso cliente e seleziona l'elenco a discesa Azione ▼.
6. Selezionare Rendi inattivo, quindi Sì, rendi attivo per confermare la richiesta.

Per rendere inattivo un fornitore:

1. Seguire questo collegamento per completare la procedura nel prodotto
2. Individuare e selezionare il nome del fornitore di cui si desidera modificare la valuta.
3. Seleziona Modifica, quindi prendi nota di tutte le relative informazioni.
4. Seleziona Salva, quindi torna all'elenco Fornitori .
5. Individua lo stesso fornitore e seleziona l'elenco a discesa Azione ▼.
6. Selezionare Rendi inattivo, quindi Sì, rendi attivo per confermare la richiesta.

Passaggio 2: crea un nuovo cliente o fornitore

Per creare un nuovo cliente:

1. Seguire questo collegamento per completare la procedura nel prodotto
2. Seleziona Nuovo cliente, quindi compila i campi utilizzando le informazioni annotate in precedenza.
3. Una volta aggiunte le informazioni, scegli una valuta dall'elenco a discesa Valuta ▼.
4. Aggiungi una valuta al nome visualizzato, quindi seleziona Salva.

Per creare un nuovo fornitore:

1. Seguire questo collegamento per completare la procedura nel prodotto
2. Seleziona Nuovo fornitore, quindi compila i campi utilizzando le informazioni di cui hai preso nota in precedenza.
3. Una volta aggiunte le informazioni, scegli una valuta dall'elenco a discesa Valuta ▼.
4. Aggiungi una valuta al nome visualizzato, quindi seleziona Salva.

(Torna all'inizio)