Rimborsa le spese sostenute per chilometraggio e veicoli dei dipendenti

Scopri come inserire e fornire rimborsi per chilometraggio ai tuoi dipendenti.

I dipendenti devono utilizzare i veicoli aziendali per i viaggi di lavoro. Se un dipendente ha utilizzato la propria auto per lavoro, è possibile rimborsargli il chilometraggio. Ecco come monitorare i rimborsi relativi al chilometraggio e pagare i dipendenti per le spese sostenute.

Nota : attenersi alla seguente procedura se il dipendente ha pagato di tasca propria le spese sostenute per i veicoli di un'azienda , ad esempio il cambio dell'olio.

Passaggio 1: imposta il monitoraggio manuale dei rimborsi relativi al chilometraggio

Se non l'hai già fatto, configura un profilo fornitore per il tuo dipendente e un conto uscite speciale per monitorare i rimborsi.

Configurare un profilo fornitore per il dipendente

Questo profilo del fornitore è separato dal normale profilo del dipendente utilizzato per il libro paga. Utilizzarlo solo per monitorare i rimborsi. Continua a utilizzare i profili dei dipendenti per tutto il resto.

1. Vai a Tutte le app , seleziona Spese e fatture , quindi seleziona Fornitori ( Portami lì ).
2. Selezionare Nuovo fornitore .
   Nota : se si sta aggiungendo per la prima volta, selezionare Aggiungi fornitore . 
3. Immettere le informazioni sul dipendente.
4. Assegnare un nome univoco al conto fornitore del dipendente nel campo Nome visualizzato fornitore . 
   Suggerimento : aggiungi "(Chilometraggio)" alla fine in modo da sapere quale profilo fornitore scegliere per monitorare il chilometraggio.
5. Seleziona Salva.

Configurare un conto spese per il rimborso del chilometraggio

1. Vai a Tutte le app , seleziona Contabilità , quindi seleziona Piano dei conti ( Accedi ).
2. Seleziona Nuovo conto.
3. Dall'elenco a discesa Tipo di conto ▼ selezionare Spese .
4. Dall'elenco a discesa Tipo di dettaglio ▼ selezionare Auto , Spese di viaggio - spese generali e amministrative o Spese di viaggio - spese di vendita .
5. Assegnare al conto un nome univoco facile da identificare.
6. Seleziona Salva.

Creare una voce per il rimborso del chilometraggio

Crea una voce relativa al chilometraggio da aggiungere a una fattura di acquisto. Utilizzalo ogni volta per monitorare questo tipo di rimborso.

1. Vai a Tutte le app , seleziona Vendite e ricevi pagamenti , quindi seleziona Prodotti e servizi ( Portami lì ).
2. Seleziona l'elenco a discesa Nuovo prodotto/servizio ▼, quindi seleziona Articolo non a magazzino .
3. Assegna un nome alla voce "Chilometraggio manuale".
4. Nella sezione Vendite , seleziona la casella di controllo Vendo ai miei clienti . Quindi, immetti una descrizione.
5. Nel campo Prezzo/tariffa immettere il costo del viaggio per chilometro.
6. Nella sezione Acquisti , selezionare la casella di controllo Acquisto da un fornitore . Quindi, immetti una descrizione.
7. Dall'elenco a discesa Conto spese ▼ selezionare il conto spese relativo al chilometraggio appena creato.
8. Seleziona Salva e chiudi.

Passaggio 2: crea una fattura di acquisto per il rimborso del chilometraggio

Crea una fattura di acquisto ogni volta che desideri rimborsare un dipendente. Utilizzare il profilo fornitore, il conto uscite e la voce chilometraggio appena creati.

1. Selezionare + Nuovo o + Crea.
2. SelezionareFattura.
3. Dall'elenco a discesa Fornitore ▼, selezionare il profilo fornitore del dipendente che è stato creato per il chilometraggio.
4. Selezionare Dettagli elemento per espandere la sezione.
5. Dall'elenco a discesa Prodotto/servizio , seleziona la voce relativa al chilometraggio che hai creato.
6. Immettere o aggiornare Descrizione, Qtà, Aliquotae Importo secondo necessità.
7. Selezionare applicabile Imposta.
8. Selezionare la casella di controllo Fatturabile per rendere questa spesa fatturabile per un cliente. Quindi seleziona il cliente/progetto dall'elenco a discesa ▼.
9. Seleziona Salva e chiudi.

Passaggio 3: rimborsa il dipendente

Dopo aver rimborsato il dipendente, è possibile registrare il pagamento in QuickBooks:

1. Selezionare + Nuovo o + Crea.
2. Selezionare Paga fatture.
3. Selezionare il conto pagamenti e il dipendente da rimborsare.
4. Seleziona Salva.

Questi rimborsi vengono visualizzati nel report profitti e perdite . Alla fine dell'anno è possibile determinare la detrazione.

Passaggi successivi: visualizza tutti i rimborsi relativi al chilometraggio

QuickBooks monitora le seguenti fatture nel conto spese chilometraggio:

1. Vai a Relazioni e seleziona Report standard ( Portami sul sito ).
2. Quindi, eseguire un reportsu profitti e perdite.
   Tutte le spese sono elencate nel conto delle spese relative al chilometraggio.

È inoltre possibile accedere alpiano dei conti erivedere la cronologia del conto usciteper visualizzare le spese specifiche rimborsate.