Rimborsa le spese sostenute per chilometraggio e veicoli dei dipendenti

Scopri come inserire e fornire rimborsi per chilometraggio ai tuoi dipendenti.

I dipendenti devono utilizzare i veicoli aziendali per i viaggi di lavoro. Se un dipendente ha utilizzato la propria auto per lavoro, è possibile rimborsargli il chilometraggio. Ecco come monitorare i rimborsi relativi al chilometraggio e pagare i dipendenti per le spese sostenute.

Nota: attenersi alla seguente procedura se il dipendente ha pagato di tasca propria le spese sostenute per i veicoli di un'azienda , ad esempio il cambio dell'olio.

Passaggio 1: imposta il monitoraggio manuale dei rimborsi relativi al chilometraggio

Se non l'hai già fatto, configura un profilo fornitore per il tuo dipendente e un conto uscite speciale per monitorare i rimborsi.

Configurare un profilo fornitore per il dipendente

Questo profilo del fornitore è separato dal normale profilo del dipendente utilizzato per il libro paga. Utilizzarlo solo per monitorare i rimborsi. Continua a utilizzare i profili dei dipendenti per tutto il resto.

1. Seguire questo collegamento per completare la procedura nel prodotto
2. Selezionare Nuovo fornitore.
3. Immettere le informazioni sul dipendente.
4. Assegnare un nome univoco al conto fornitore del dipendente nel campo Nome visualizzato fornitore . Suggerimento: aggiungi "(Chilometraggio)" alla fine in modo da sapere quale profilo fornitore scegliere per monitorare il chilometraggio.
5. Seleziona Salva.

Configurare un conto spese per il rimborso del chilometraggio

1. Vai a Impostazioni ⚙ e selezionaPiano dei conti.
2. Seleziona Nuovo conto.
3. Dal menu a discesa Tipo di conto selezionare Spese.
4. Dal menu a discesa Tipo di dettaglio , selezionarne uno tra Auto, Spese di viaggio - generali e amministrativeo Spese di viaggio - Spese di vendita.
5. Assegnare al conto un nome univoco facile da identificare.
6. Seleziona Salva.

Creare una voce per il rimborso del chilometraggio

Crea una voce relativa al chilometraggio da aggiungere a una fattura di acquisto. Utilizzalo ogni volta per monitorare questo tipo di rimborso.

1. Vai a Impostazioni ⚙ e seleziona Prodotti e servizi.
2. Seleziona Nuovo, quindi seleziona Non a magazzino.
3. Assegna un nome alla voce "Chilometraggio manuale".
4. Nella sezione Descrizione , seleziona Vendo questo prodotto/servizio ai clienti. Quindi, immetti una descrizione.
5. Nel campo Prezzo di vendita/tariffa immettere il costo del viaggio per chilometro.
6. Nella sezione Informazioni sugli acquisti , seleziona Ho acquistato questo prodotto/servizio da un fornitore. Quindi, immetti una descrizione.
7. Dal menu a discesa Conto spese ▼ selezionare il conto spese relativo al chilometraggio appena creato.
8. Seleziona Salva e chiudi.

Passaggio 2: crea una fattura di acquisto per il rimborso del chilometraggio

Crea una fattura di acquisto ogni volta che desideri rimborsare un dipendente. Utilizzare il profilo fornitore, il conto uscite e la voce chilometraggio appena creati.

1. Selezionare + Nuovo o + Crea.
2. SelezionareFattura.
3. Dal menu a discesa Fornitore ▼, selezionare il profilo fornitore del dipendente creato per il chilometraggio.
4. Selezionare Dettagli elemento per espandere la sezione.
5. Dal menu a discesa Prodotto/Servizio , seleziona la voce relativa al chilometraggio che hai creato.
6. Immettere o aggiornare Descrizione, Qtà, Aliquotae Importo secondo necessità.
7. Selezionare applicabile Imposta.
8. Selezionare la casella di controllo Fatturabile per rendere questaspesa fatturabile per un cliente. Quindi selezionare Cliente/Progetto dal menu a discesa.
9. Seleziona Salva e chiudi.

Passaggio 3: rimborsa il dipendente

Dopo aver rimborsato il dipendente, è possibile registrare il pagamento in QuickBooks:

1. Selezionare + Nuovo o + Crea.
2. Selezionare Paga fatture.
3. Selezionare il conto pagamenti e il dipendente da rimborsare.
4. Seleziona Salva.

Questi rimborsi vengono visualizzati nel report profitti e perdite . Alla fine dell'anno è possibile determinare la detrazione.

Passaggi successivi: visualizza tutti i rimborsi relativi al chilometraggio

QuickBooks monitora le seguenti fatture nel conto spese chilometraggio:

1. Seguire questo collegamento per completare la procedura nel prodotto
2. Quindi, eseguire un reportsu profitti e perdite.
   Tutte le spese sono elencate nel conto delle spese relative al chilometraggio.

È inoltre possibile accedere alpiano dei conti erivedere la cronologia del conto usciteper visualizzare le spese specifiche rimborsate.