QuickBooksHelpIntuit

Shopify e QuickBooks Online guida all'integrazione

by Intuit• Updated 1 week ago

Configura l'integrazione tra Shopify e QuickBooks Online in pochi minuti grazie al nostro semplice processo di configurazione. Di seguito è riportata una procedura dettagliata che evidenzia alcuni punti chiave utili durante l'intero processo.

Passaggio 1: connessione

Inizia collegando le tue app a QuickBooks Connettore. Se non hai ancora collegato le tue app, segui le nostre guide per collegare Shopify e QuickBooks Online.

Nota: disponibile solo in inglese.

Passaggio 2: configurazione

Il processo di configurazione di seguito ti mostrerà varie opzioni che descrivono in dettaglio come desideri utilizzare Shopify e QuickBooks Online integrazione al lavoro. È necessario disporre di alcune conoscenze contabili di base per assicurarsi che le impostazioni di integrazione siano personalizzate in base alla propria attività e alle proprie pratiche contabili.

Prima di poter iniziare a configurare i flussi di lavoro, dovrai configurare le opzioni di sincronizzazione. È necessario configurare quanto segue:
- Fuso orario del conto
- Data di inizio integrazioni
- Opzioni del report di sincronizzazione e-mail
Verranno presentati flussi di lavoro facoltativi. In questa procedura dettagliata, i flussi di lavoro verranno selezionati per dimostrare tutte le funzionalità del processo di configurazione.
- Le vendite da Shopify verranno inviate a QuickBooks Online come fattura.
- I pagamenti da Shopify verranno inviati come versamenti.
- I prodotti Shopify verranno creati in QuickBooks Online.
- Aggiornamenti del livello di inventario da QuickBooks Online verrà inviato a Shopify.

Flusso di lavoro per la creazione delle fatture

Quando selezioni "Quando un ordine viene creato su Shopify, crea una vendita tra QuickBooks Online" flusso di lavoro, verrà richiesto di:

Imposta i filtri per determinare quali ordini verranno recuperati da Shopify. Sarà necessario impostare i filtri in base allo stato dell'ordine.
È inoltre possibile scegliere se creare la vendita come fattura di vendita o come ricevuta di vendita a QuickBooks Online.
Selezionare Prodotti predefiniti e Opzioni avanzate.

Spiegazione di queste opzioni

Prefisso numero ordine: Il prefisso immesso qui viene aggiunto a tutti gli ordini recuperati dal tuo account Shopify. Ad esempio: se su Shopify è presente l'ordine "1234" e si aggiunge il prefisso "SPFY" nella configurazione, l'ordine verrà recuperato in QuickBooks Connector con il numero d'ordine "SPFY1234" e inviato a QuickBooks Online di conseguenza.
Assegna vendite a classe/Assegna vendite a località: queste due opzioni consentono di selezionare una classe o una località predefinita all'interno di QuickBooks Online sistema. Questa è un'opzione esclusiva per QuickBooks Onlinee solo se hai configurato classi o sedi all'interno del QuickBooks file società.
Assegna vendita a: la maggior parte dei sistemi contabili richiede la specifica di un record cliente al momento della creazione di una fattura di vendita. Questa particolare opzione consente di selezionare il tipo di record cliente in fase di creazione:
- L'opzione predefinita è Cliente originale.
- Seleziona l'opzione Organizzazione cliente se i tuoi clienti Shopify specificano il nome di un'azienda e preferisci che venga visualizzato all'interno del tuo sistema contabile.
- Selezionare l'opzione Cliente generico con vendita online se non si desidera creare alcun record cliente all'interno del sistema contabile. Ciò significa che tutte le vendite verranno sincronizzate con il sistema contabile rispetto a un record cliente "Shopify" generico che verrà creato o lasciato vuoto per utilizzare il cliente generico predefinito.
Numeri automatici delle fatture: con questa opzione, puoi ignorare completamente il numero d'ordine di Shopify e utilizzare la convenzione di numerazione sequenziale all'interno del tuo sistema contabile.
Prodotto scontato: è possibile specificare una "Voce" di sconto dedicata in modo da monitorare gli sconti sulle vendite.
Prodotto di arrotondamento: selezionare il prodotto preferito da utilizzare quando si inviano le discrepanze di arrotondamento come voce.
Utilizza articolo di spedizione: è possibile che sulle vendite vengano addebitate ai clienti spese di spedizione aggiuntive. In questo caso, è possibile specificare un "Articolo" dedicato a cui assegnare queste spese di spedizione con l'integrazione. Questo ti aiuterà a monitorare facilmente i ricavi generati dalle spese di spedizione.
Compensazione scadenza: se le transazioni non hanno una data di scadenza, verrà assegnato un tipo di scadenza. Viene calcolato utilizzando la data della transazione, la differenza della data di scadenza e il tipo specificato. Se non viene impostata, la data della transazione viene utilizzata come data di scadenza.
Consenti pagamenti con carta di credito: selezionare questa opzione per consentire i pagamenti con carta di credito per le transazioni.

Nella pagina di configurazione dell'imposta, per ogni imposta creata su Shopify, seleziona il codice d'imposta corrispondente in QuickBooks Online.
Nota: maggiori informazioni sulla configurazione delle imposte sono disponibili qui.
Seleziona come abbinare i tuoi prodotti Shopify ai QuickBooks Online prodotti.
Note: per assicurarti che le vendite siano correttamente integrate con il tuo sistema contabile, controlla di aver configurato tutti gli articoli di Shopify con SKU univoche. Con QuickBooks Online integrazioni, sono disponibili due opzioni per la corrispondenza dei prodotti:
- Nome: il campo SKU del prodotto da Shopify viene fatto corrispondere al campo Nome del prodotto in QuickBooks Online.
- SKU: il campo SKU del prodotto da Shopify viene fatto corrispondere al campo SKU del prodotto in QuickBooks Online.

Inoltre, se desideri che i nuovi articoli all'interno delle tue fatture di Shopify vengano creati in QuickBooks Online:
1. Selezionare la casella di controllo prima di Crea nuovi elementi in QuickBooks Online impostazione.
2. In questa sezione selezionare i conti entrate e uscite da utilizzare per gli articoli di inventario e non a magazzino.
  Note:
  - Maggiori informazioni sull'integrazione degli elementi sono disponibili qui.
  - QuickBooks Connector può assegnare il conto COS per i prodotti solo al momento della creazione, ma non sincronizzerà il prezzo COS dei prodotti.

Dall'impostazione Invia pagamenti da Shopify a QuickBooks Online , puoi scegliere se collegare i dati di pagamento da Shopify alle vendite in QuickBooks Online.
Per associare metodi di pagamento diversi a conti di compensazione diversi, selezionare il collegamento Opzioni avanzate .
È inoltre disponibile un'opzione per la creazione di note di credito in QuickBooks Online. In questo flusso di lavoro:
- Verrà richiesto di mappare un conto di riserva da cui viene rimborsato il pagamento.
- Verrà inoltre richiesto di inserire il prefisso del numero di rimborsopreferito , che verrà aggiunto prima del numero della ricevuta di rimborso.
  Nota: seleziona lo stato Rimborsato e Parzialmente rimborsato nel filtro dell'ordine se desideri sincronizzare le note di credito con l'app di contabilità.

All'interno dell'integrazione, puoi scegliere di sincronizzare le commissioni di Shopify, che verranno visualizzate come Spese in Fatture in QuickBooks Online.
Nota: per sincronizzare le tariffe in QuickBooks Online, la sezione pagamenti e i conti del metodo di pagamento devono essere configurati come conti corretti.

Seleziona Salva.

Flusso di lavoro di sincronizzazione dei pagamenti

Attivando il flusso di lavoro per i pagamenti, autorizzi QuickBooks Connector per creare automaticamente depositi all'interno di QuickBooks Online per i pagamenti inviati al tuo account da Shopify.

Se non sei sicuro di cosa siano esattamente i pagamenti di Shopify, fai riferimento a questa guida del supporto Shopify (disponibile in inglese).

Nota: Se desideri attivare i pagamenti da sincronizzare con QuickBooks Online, ti consigliamo di disattivare il flusso di lavoro degli ordini sopra riportato, che potrebbe raddoppiare i ricavi dichiarati se non configurato correttamente.

Associare il campo Sul conto bancario a un conto appropriato.
Note:
- Qui è dove registriamo Shopify Payouts come transazione bancaria.
- Il conto deve essere di tipo Attività correnti o Denaro contante ed equivalenti.
- Il conto selezionato sarà quello selezionato durante la visualizzazione dei versamenti nella QuickBooks Online conto.
Per visualizzare i depositi creati in QuickBooks Online:
1. Seguire questo collegamento per completare la procedura nel prodotto
2. Selezionare il conto assegnato al conto bancario su.
Nella sezione Crea un deposito , eseguire il mapping del metodo di pagamento predefinito.
Nota: assegnare un conto qui se lo si desidera QuickBooks Connector per utilizzare un unico conto di compensazione per i depositi provenienti da tutti i metodi di pagamento.

Utilizzare la sezione Conti del reddito

Il conto entrate da selezionare qui è dove sarà possibile associare i diversi metodi di pagamento a conti di compensazione specifici. I metodi di pagamento per i quali non è assegnato un conto entrate verranno inviati al conto predefinito impostato.

Utilizzare la sezione dei conti uscite

Il conto uscite da selezionare qui è il punto in cui verranno associate le commissioni, gli addebiti e le imposte che fanno parte del pagamento.

Seleziona Salva.

Flusso di lavoro per la creazione del prodotto

Se desideri che tutti i nuovi prodotti di Shopify vengano creati in QuickBooks Online:

Seleziona "Quando un prodotto viene creato su Shopify, crea un nuovo articolo in QuickBooks Online" flusso di lavoro.
Selezionare i conti entrate e uscite da utilizzare per gli articoli di inventario e non.
Seleziona Salva.

Note:

Maggiori informazioni sull'integrazione degli elementi sono disponibili qui.
QuickBooks Il connettore può assegnare il conto COS per i prodotti solo al momento della creazione, ma non sincronizzerà il prezzo COS dei prodotti.

Flusso di lavoro di aggiornamento delle scorte

Quando si seleziona l'opzione "Quando i livelli delle scorte vengono aggiornati in QuickBooks Online, aggiorna i livelli delle scorte nel flusso di lavoro di Shopify", ti verrà richiesto di selezionare il modo in cui vuoi abbinare gli articoli a QuickBooks Online articoli per nome o SKU e l'ubicazione del negozio in cui aggiornare l'inventario. Al termine, seleziona Salva.

Nota: Questa opzione deve essere attivata solo se i livelli di inventario sono stati impostati in QuickBooks Online prima dell'integrazione. In caso contrario, rischierai di spazzare via i livelli delle scorte di Shopify. Scopri di più sul nostro processo di controllo dell'inventario.

Passaggio 3: sincronizzazione

Il tuo account è ora pronto per sincronizzare i tuoi dati tra le tue app. Quando la sincronizzazione automatica è attiva, il tuo account dovrebbe essere sincronizzato ogni ora, ma puoi attivare una sincronizzazione manuale in qualsiasi momento. Seleziona Sincronizza ora sopra Opzioni di sincronizzazione nella scheda Gestisci .

In caso di domande, contatta il team di assistenza (disponibile solo in inglese) in qualsiasi momento.

QuickBooks Online AdvancedQuickBooks Online EssentialsQuickBooks Online PlusQuickBooks Online Simple Start