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Guida all'integrazione di Shopify e QuickBooks Online

by Intuit• Updated 2 days ago

Configura l'integrazione tra Shopify e QuickBooks Online in pochi minuti grazie al nostro semplice processo di configurazione. Di seguito è riportata una procedura dettagliata che evidenzia alcuni punti chiave utili durante l'intero processo.

Passaggio 1: connessione

Inizia collegando le tue app a QuickBooks Connector (OneSaas). Se non hai ancora collegato le tue app, segui le nostre guide per collegare Shopify e QuickBooks Online.

Passaggio 2: configurazione

Il processo di configurazione di seguito ti mostrerà varie opzioni che descrivono in dettaglio come vuoi che l'integrazione di Shopify e QuickBooks Online funzioni. È necessario disporre di alcune conoscenze contabili di base per assicurarsi che le impostazioni di integrazione siano personalizzate in base alla propria attività e alle proprie pratiche contabili.

  1. Prima di poter iniziare a configurare i flussi di lavoro, dovrai configurare le opzioni di sincronizzazione. È necessario configurare quanto segue:
  • Fuso orario del conto
  • Data di inizio integrazioni
  • Opzioni del report di sincronizzazione e-mail

2. Verranno presentati flussi di lavoro facoltativi. In questa procedura dettagliata, i flussi di lavoro verranno selezionati per dimostrare tutte le funzionalità del processo di configurazione.

  • Le vendite di Shopify verranno inviate a QuickBooks Online come fattura
  • I pagamenti da Shopifyverranno inviati come depositi in QuickBooks Online
  • I prodotti Shopify verranno creati in QuickBooks Online
  • Gli aggiornamenti sul livello delle scorte da QuickBooks Online verranno inviati a Shopify

Flusso di lavoro per la creazione delle fatture

Quando selezioni il flusso di lavoro Alla creazione di un ordine su Shopify, Crea una vendita in QuickBooks Online . Ti verrà richiesto di:

  1. Imposta i filtri per determinare quali ordini verranno recuperati da Shopify. Sarà necessario configurare i filtri in base allo stato dell'ordine.
  2. È inoltre possibile scegliere se creare la vendita come fattura di vendita o ricevuta di vendita in QuickBooks Online.
  3. Selezionare Prodotti predefiniti e Opzioni avanzate.
  • Prefisso numero ordine: il prefisso immesso qui viene aggiunto a tutti gli ordini recuperati dal tuo account Shopify. Ad esempio: se hai l'ordine "1234" su Shopify e aggiungi il prefisso "SPFY" nella configurazione, l'ordine verrà recuperato in QuickBooks Connector con il numero d'ordine "SPFY1234" e inviato di conseguenza a QuickBooks Online.
  • Assegna vendite a classe/Assegna vendite a località: queste due opzioni consentono di scegliere una classe o una località predefinita all'interno del proprio sistema QuickBooks Online. Si tratta di un'opzione esclusiva di QuickBooks Online disponibile solo se classi o sedi sono state configurate all'interno del file società di QuickBooks.
  • Assegna vendita a: la maggior parte dei sistemi contabili richiede la specifica di un record cliente al momento della creazione di una fattura di vendita. Questa particolare opzione consente di scegliere la natura del record cliente in fase di creazione. L'opzione predefinita è Cliente originale; tuttavia, se i tuoi clienti Shopify specificano il nome di un'azienda e preferisci che questo venga visualizzato all'interno del tuo sistema contabile, puoi optare per l'opzione Organizzazione cliente . In alternativa, se si desidera impedire la creazione di record cliente all'interno del sistema contabile, è possibile selezionare l'opzione Cliente generico con vendita online . Ciò significa che tutte le vendite verranno sincronizzate con il sistema contabile rispetto a un record cliente "Shopify" generico che verrà creato o lasciato vuoto per utilizzare il cliente generico predefinito.
  • Numeri automatici delle fatture: questa opzione ti consente di ignorare completamente il numero d'ordine di Shopify e di utilizzare la convenzione di numerazione sequenziale all'interno del tuo sistema contabile.
  • Prodotto scontato: è possibile specificare una "Voce" di sconto dedicata in modo da monitorare gli sconti sulle vendite.
  • Prodotto di arrotondamento: selezionare il prodotto preferito da utilizzare quando si inviano le discrepanze di arrotondamento come voce.
  • Utilizza articolo di spedizione: è possibile che sulle vendite vengano addebitate ai clienti spese di spedizione aggiuntive. In questo caso, l'integrazione può consentire di specificare un "Articolo" dedicato a cui assegnare queste spese di spedizione. Ciò ti consentirà di monitorare facilmente i ricavi generati dalle spese di spedizione.
  • Scostamento Scadenza: se le transazioni non hanno una data di scadenza, verrà assegnato un tipo di scadenza. Viene calcolato utilizzando la data della transazione, la compensazione della data di scadenza e il tipo specificato. Se non viene impostata, la data della transazione viene utilizzata come data di scadenza.
  • Consenti pagamenti con carta di credito: selezionare questa opzione per consentire i pagamenti con carta di credito per le transazioni.

4. Verrà visualizzata la pagina di configurazione delle imposte. Qui, per ogni imposta creata su Shopify, seleziona il codice d'imposta corrispondente in QuickBooks Online. Ulteriori informazioni sulla configurazione delle imposte sono disponibili qui.

5. Puoi anche selezionare la modalità di corrispondenza tra i prodotti Shopify e i prodotti QuickBooks Online. È possibile creare una corrispondenza per nome o SKU. Affinché le vendite si integrino correttamente con il tuo sistema contabile, prevediamo che tutti i tuoi articoli Shopify siano configurati con SKU univoche.

  • Nota: con le integrazioni di QuickBooks Online, sono disponibili due opzioni di corrispondenza tra i prodotti:
  • Nome: abbineremo il campo SKU del prodotto da Shopify al campo del nome del prodotto in QuickBooks Online
  • SKU: abbiniamo il campo SKU del prodotto da Shopifyal campo SKU del prodotto in QuickBooks Online

6. Inoltre, se desideri che i nuovi articoli all'interno delle tue fatture di Shopify vengano creati in QuickBooks Online, seleziona la casella prima dell'impostazione Crea nuovi articoli in QuickBooks Online . In questa sezione è necessario selezionare i conti entrate e uscite da utilizzare per gli articoli di inventario e non. Ulteriori informazioni sull'integrazione degli elementi sono disponibili qui.

Nota: QuickBooks Connector può assegnare il conto COGS per i prodotti solo al momento della creazione, ma non sincronizzerà il prezzo COGS dei prodotti.

7. Quindi, le impostazioni Invia pagamenti da Shopify a QuickBooks Online ti permetteranno di scegliere se registrare i dati di pagamento da Shopify a fronte delle vendite all'interno di QuickBooks Online.

8. Per associare metodi di pagamento diversi a conti di compensazione diversi, è possibile farlo selezionando il collegamento Opzioni avanzate .

9. L'utente ha anche la possibilità di creare note di credito in QuickBooks Online. In questo flusso di lavoro ti verrà richiesto di associare un conto di riserva da cui viene rimborsato il pagamento. Verrà inoltre richiesto di inserire il prefisso del numero di rimborso che verrà accodato prima del numero della ricevuta di rimborso.

Nota: selezionare lo stato Rimborsatoe Parzialmente rimborsato sul filtro dell'ordine se si desidera sincronizzare le note di credito con l'app di contabilità.

10. All'interno dell'integrazione, puoi scegliere di sincronizzare le commissioni di Shopify che saranno indicate come spese nelle fatture di acquisto in QuickBooks Online.

Nota: per sincronizzare le commissioni in QuickBooks Online, configurare la sezione pagamenti e gli account del metodo di pagamento in base a quanto segue:

  • QuickBooks US e CA: carte di credito o conti bancari correnti.
  • QuickBooks AU e UK: conti cassa.
  • Altre regioni: configurare qualsiasi conto.

12. Non dimenticare di selezionare Salva per mantenere i tuoi progressi.

Flusso di lavoro di sincronizzazione dei pagamenti

Abilitando il flusso di lavoro dei pagamenti, si autorizza QuickBooks Connector per creare automaticamente depositi all'interno di QuickBooks Online per i pagamenti inviati al tuo account da Shopify.

Se non sei sicuro di cosa siano esattamente i pagamenti di Shopify, fai riferimento a questa Guida al supporto di Shopify.

Nota: Se desideri abilitare la sincronizzazione dei pagamenti con QuickBooks Online, ti consigliamo di disabilitare il flusso di lavoro degli ordini sopra, che potrebbe raddoppiare le entrate dichiarate se non configurato correttamente.

  1. Verrà richiesto di eseguire il mapping del campo Sul conto bancario . Qui è dove registreremo Shopify Payouts come transazione bancaria. Il conto da utilizzare deve essere un conto "Altre attività correnti" o "Banca". Il conto selezionato corrisponderà al piano dei conti che verrà selezionato durante la visualizzazione del versamento sul conto QuickBooks Online.
  2. Per visualizzare i depositi creati in QuickBooks Online:
    1. Selezionare Contabilità, quindi Piano dei conti. 
    2. Selezionare Conto assegnato al campo Into bancario
  3. Nella sezione Crea un deposito ti verrà richiesto di associare il metodo di pagamento predefinito. Se lo desideri, assegna un conto qui QuickBooks Connector per utilizzare un unico conto di compensazione per i depositi provenienti da tutti i metodi di pagamento.

Utilizzare la sezione Conti del reddito

Il conto entrate da selezionare qui è dove sarà possibile associare i diversi metodi di pagamento a conti di compensazione specifici. I metodi di pagamento per i quali non è assegnato un conto entrate verranno inviati al conto predefinito impostato.

Utilizzare la sezione dei conti uscite

Il conto uscite da selezionare qui è il punto in cui verranno associate le commissioni, gli addebiti e le imposte che fanno parte del pagamento.

Non dimenticare di selezionare il pulsante Salva per mantenere i tuoi progressi.

Flusso di lavoro per la creazione del prodotto

Se desideri che tutti i nuovi prodotti di Shopify vengano creati in QuickBooks Online, seleziona Alla creazione di un prodotto su Shopify, crea nuovi articoli nel flusso di lavoro di QuickBooks Online . Sarà necessario selezionare i conti entrate e uscite da utilizzare per gli articoli di inventario e non a magazzino. Ulteriori informazioni sull'integrazione degli elementi sono disponibili qui.

Nota: QuickBooks Connector può assegnare il conto COGS per i prodotti solo al momento della creazione, ma il prezzo COGS dei prodotti non viene sincronizzato.

Non dimenticare di selezionare il pulsante Salva per mantenere i tuoi progressi.

Flusso di lavoro di aggiornamento delle scorte

Quando si seleziona l'opzione Quando si aggiornano i livelli delle scorte in QuickBooks Online, aggiorna i livelli delle scorte nel flusso di lavoro Shopify , verrà richiesto di selezionare il modo in cui si desidera abbinare gli articoli agli articoli di QuickBooks Online per nome o SKU e la sede del negozio in cui si trovano le scorte deve essere aggiornato.

Nota: Questa opzione dovrebbe essere abilitata solo se i livelli delle scorte sono stati impostati in QuickBooks Online prima dell'integrazione. In caso contrario, rischierai di spazzare via i livelli delle scorte di Shopify. Scopri di più sul nostro Controllo delle scorte processo.

Non dimenticare di selezionare il pulsante Salva per mantenere i tuoi progressi.

Passaggio 3: sincronizzazione

Il tuo account è ora pronto per sincronizzare i tuoi dati tra le tue app. Quando la sincronizzazione automatica è attiva, il tuo account dovrebbe essere sincronizzato ogni ora, ma puoi attivare una sincronizzazione manuale in qualsiasi momento. Selezionare il pulsante Sincronizza ora nelle Opzioni di sincronizzazione nella parte superiore della scheda Gestisci .

In caso di domande, è possibile contattare il team di assistenza in qualsiasi momento.

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