Inizia con il Contract builder

Scopri come utilizzare, inviare e gestire un contratto utilizzando il Generatore di contratti in QuickBooks Online.

Contract builder ti aiuta a semplificare il processo di firma del contratto consentendoti di inviare un contratto per la firma elettronica direttamente all'interno del prodotto. Non è necessario passare da un'app all'altra.

Conosci le sue caratteristiche principali

• Carica contratti esistenti: consente di caricare un contratto esistente in formato PDF (fino a 25 MB e fino a 5 file per richiesta).
• Aggiungi campi firma elettronica: consente di aggiungere campi firma, campi data e campi di testo per la tua azienda e per i tuoi destinatari nel PDF caricato.
• Più firmatari: consente di inviare un contratto a un massimo di 5 firmatari. Per impostazione predefinita, tutti possono firmare contemporaneamente, oppure è possibile impostare un ordine di firma in modo che l'utente firmi uno dopo l'altro.
• Sicurezza del codice di accesso: aggiungi un codice di accesso per ogni firmatario per una maggiore sicurezza. In tal caso, ogni firmatario immette il proprio codice per visualizzare e firmare il documento.
• Notifiche e promemoria via e-mail: consente di inviare i contratti via e-mail con un messaggio personalizzato. Configura promemoria automatici e impostazioni di scadenza per richiedere ai destinatari con firme in sospeso.
• Esperienza di firma del cliente: ogni firmatario riceve un messaggio e-mail con un collegamento per visualizzare e firmare il contratto. Possono aggiungere la propria firma digitando il proprio nome, che viene convertito in firma digitale. Campo sempre obbligatorio.
• Aggiungi iniziali: tu e il tuo cliente o lead potete siglare ogni pagina di un contratto. In questo modo è possibile assicurarsi di aver letto e accettato i termini.
• Gestione dei contratti: monitora lo stato di ogni contratto nella pagina Contratti, incluso il numero di firmatari che hanno firmato. Scarica i contratti firmati per uso personale con una traccia di controllo completa.

Creare e inviare un contratto

Crea un contratto e invialo al tuo cliente o lead utilizzando il Generatore di contratti.

Passaggio 1: carica un contratto

1. Vai a Tutte le app , seleziona Hub clienti , quindi seleziona Contratti ( Portami lì ).
2. Selezionare Crea contratto.
3. Selezionare l'elenco a discesa Carica documenti ▼, quindi selezionare PDF.
4. Sfogliare i file, quindi selezionare il contratto che si desidera inviare.
   Nota: il formato file accettabile è PDF. Puoi caricare fino a 5 file per ogni richiesta di firma. La dimensione massima del file è 25 MB. Verrà visualizzata un'anteprima del contratto caricato.
5. Selezionare Apri.

Passaggio 2: aggiungi i firmatari

1. Dalla sezione Destinatari selezionare un Cliente o un Responsabile.
   Nota: l'indirizzo e-mail verrà visualizzato automaticamente se è già stato aggiunto al cliente o al lead e, in caso contrario, sarà necessario immetterlo manualmente.
2. Per inviare il contratto a più persone, seleziona + Aggiungi un altro firmatario per aggiungere fino a 4 firmatari aggiuntivi.
   Nota: solo il primo firmatario deve essere un cliente o Lead.
3. Per fare in modo che i firmatari firmino uno dopo l'altro, selezionare la casella di controllo Imposta ordine di firma, quindi trascinare i firmatari nell'ordine desiderato. In caso contrario, tutti potranno firmare contemporaneamente.
4. Seleziona se vuoi firmare. La firma è facoltativa:
   1. Per firmare dopo tutti gli altri utenti, selezionare la casella di controllo Firmerò per ultimo. Riceverai un'e-mail quando tutti gli altri firmatari avranno terminato.
   2. Per firmare per primo, non selezionare la casella di controllo Firmerò per ultimo. Aggiungere i propri campi firma alla pagina Richiesta firma.
   3. Se non è necessario firmare, non selezionare la casella di controllo Firmerò per ultimo e non aggiungere campi personalizzati nella pagina Richiesta firma.
5. Dall'elenco a discesa Metodo di autenticazione ▼, selezionare Codice di accesso.
6. (Facoltativo) Impostare un codice di accesso di 6-9 cifre per ogni firmatario o lasciare che il sistema ne generi uno automaticamente.
7. Selezionare Successivo.

Passaggio 3: aggiungi i campi per la firma elettronica

1. Selezionare Firma, Data firma, Inizialio Testo per aggiungere un campo.
2. Seleziona la posizione in cui desideri che compaiano nel contratto.
   Nota: trascinare e ridimensionare i campi secondo necessità.
3. Per aggiungere i propri campi per la firma elettronica, selezionare l'elenco a discesa Aggiungi campi per ▼, quindi selezionare il proprio nome.
4. Se stai firmando ora, seleziona Firma, quindi immetti il tuo nome legale completo. QuickBooks genera automaticamente una firma digitale.
5. Selezionare Firmare.
6. Selezionare Anteprima documento o Successivo.

Passaggio 4: inviare il contratto

1. Ricontrolla le informazioni sui destinatari.
   Importante: se imposti dei codici di accesso, invia il relativo codice a ogni firmatario tramite un'e-mail, un messaggio di testo o un altro canale protetto separato. Per cercare i codici in un secondo momento, andare all'elenco Contratti, quindi selezionare Ottieni codice di accesso dall'elenco a discesa della colonna Azioni ▼ del contratto.
2. Aggiungi un messaggio personalizzato per il cliente.
3. Configurare le impostazioni automatiche di Promemoria e scadenza.
4. Seleziona Invia, quindi seleziona Ricevuto.

Rivedi e firma il contratto

Ogni firmatario riceve un messaggio e-mail con un collegamento al contratto. Se non è stato impostato un ordine di firma, tutti lo riceveranno contemporaneamente e potranno accedere con qualsiasi ordine. Se l'hai fatto, ogni persona la riceverà solo dopo che la persona precedente ha firmato. Chiedi a ogni firmatario di:

1. Aprire l'e-mail dal prodotto.
2. Selezionare Rivedi. Se si imposta un Codice di accesso, lo immetterà per visualizzare i documenti.
3. Seleziona Verifica, quindi seleziona Per iniziare.
4. Selezionare Firma per aggiungere la sua firma digitando il suo Nome legale completo. QuickBooks genera una firma digitale.
   Nota: la data della firma viene inserita automaticamente in base a quando il cliente firma.
5. Seleziona Firma, quindi seleziona Invia. Una volta inviato, riceverai una notifica via e-mail.

Gestisci i contratti

Gestisci tutti i tuoi contratti in un'unica sede.

1. Vai a Tutte le app , seleziona Hub clienti , quindi seleziona Contratti ( Portami lì ).
2. Visualizzare lo stato di ogni contratto Se un contratto ha più di un firmatario, nella colonna Stato vengono mostrati quanti hanno firmato, ad esempio, 2 firmatari su 3 hanno firmato. Seleziona lo stato per visualizzare il nome di ogni firmatario e visualizzare se ha firmato.
3. Per scaricare il PDF firmato per l'archiviazione, selezionare l'elenco a discesa ▼ dalla colonna Azioni, quindi selezionare Scarica. Ogni contratto include un certificato di firma elettronica, che fornisce una cronologia completa delle revisioni dei firmatari.

Risolvi i problemi con il generatore di contratti

• Se non è possibile caricare il contratto, assicurarsi che rientri nelle dimensioni massime (25 MB) e che si stia caricando un file PDF valido.
• Se si imposta un codice di accesso, i destinatari riceveranno fino a 3 tentativi per immetterlo correttamente. In caso contrario, il contratto viene bloccato per tutti i firmatari. In questo caso, dovrai inviare una nuova richiesta di firma elettronica.