Perché utilizzare i conti di compensazione nel sistema contabile per PayPal, carte di credito e altri canali di pagamento?

Scopri perché è necessario utilizzare la compensazione dei conti nei tuoi sistemi contabili.

Nel nostro mondo delle informazioni altamente connesso, interconnesso e in tempo reale, si potrebbe pensare che quando si effettua un pagamento con carta di credito, l'importo viene immediatamente trasferito al commerciante.  Non è il caso e servirà un grande cambiamento tecnologico per cambiare la situazione. Banche e altri istituti finanziari ti diranno che la loro tecnologia è all'avanguardia. La verità è che non lo sono, con alcune eccezioni.

Il problema di fondo è che la compensazione dei fondi attraverso i vari sistemi bancari di tutto il mondo impiega 2-3 giorni. Più feste ci sono, più tempo ci vorrà. Tecnologie come la blockchain e i contratti intelligenti risolveranno questo problema, ma questa è un'altra storia.

Per il momento, se sei un commerciante di e-commerce e utilizzi un gateway di pagamento per riscuotere denaro dai clienti, che si tratti di carta di credito, American Express o altri moduli di pagamento, è previsto un ritardo di 1-3 giorni per l'arrivo dei fondi conto bancario. 

È possibile che i flussi di lavoro siano privi di un conto di compensazione.

1. Un cliente effettua il check-out dal carrello.
2. Si genera una fattura o una ricevuta di vendita che aumenta i ricavi e i crediti verso clienti nel sistema contabile.
3. La fattura viene pagata nel sistema contabile sul conto bancario. Qui è dove inizia la sfida (a meno che tu non stia utilizzando PayPal, vedi sotto).

Per PayPal, procedere come segue:

1. Un cliente effettua il check-out dal carrello.
2. Si genera una fattura o una ricevuta di vendita che aumenta i ricavi e i crediti verso clienti nel sistema contabile.
3. La fattura viene pagata nel sistema contabile sul conto bancario PayPal configurato. Questo dovrebbe corrispondere automaticamente ai feed bancari provenienti dal tuo conto PayPal. Collabora con il tuo contabile in modo che i tuoi flussi di lavoro semplifichino questo compito.

Le ricevute dei clienti nel sistema contabile non corrisponderanno ai feed bancari. Se il denaro viene raccolto il 30 novembre, è possibile che questo sia sul tuo conto bancario solo il 2 dicembre. Anche il mese superato, il che aggrava il problema. Ragionieri e contabili sono quelli che maggiormente infastidiscono un sistema contabile in cui il valore in contanti nello stato patrimoniale non è uguale a quello del rendiconto bancario. La tecnologia di trasmissione bancaria presente nella maggior parte dei sistemi di contabilità su cloud era pensata per risolvere il problema. Tuttavia, il problema della compensazione della carta di credito è ancora una lacuna.

Quindi, c'è un passaggio intermedio che prevede l'utilizzo dei conti di compensazione.

1. Un cliente effettua il check-out dal carrello.
2. Si genera una fattura o una ricevuta di vendita che aumenta i ricavi e i crediti verso clienti nel sistema contabile.
3. La fattura viene pagata nel sistema contabile sul conto di compensazione della carta di credito.
4. Contrassegni le ricevute in entrata dal tuo feed bancario sul conto di compensazione - denaro in entrata, denaro in uscita.

Il saldo del conto di compensazione alla fine del mese sarà composto da due importi. Eseguire uno stato patrimoniale per visualizzarlo.

Gli importi vengono visualizzati come pagati nel carrello e non ancora ricevuti sul conto bancario. A titolo di assegno, si tratta normalmente di 2-3 giorni di negoziazione. La maggior parte dei commercianti addebita la commissione separatamente, anziché compensarla con le ricevute. In caso di differenze, è possibile che la struttura del commerciante stia ancora eseguendo una compensazione. I chargeback dei clienti possono essere molto nascosti. Gli importi possono aumentare di sorpresa se non si è in regola. La riconciliazione del conto di compensazione assicura che tu ne sia a conoscenza.

Tuttavia, non è l'ideale. Il lavoro manuale di riconciliazione tra gli importi ricevuti come ricevute sull'estratto conto e le vendite del carrello richiede un notevole lavoro manuale. Inoltre, le diverse date aggravano il problema di associarle.

Utilizzare un conto di compensazione. Alla fine del mese, dai un'occhiata al saldo. Se è sostanzialmente diverso dalle vendite di 2-3 giorni, vale la pena esaminare per verificare la presenza di perdite nella tua azienda.