Fattura ai clienti per le spese di progetto

Scopri come creare fatture a partire dalle spese di progetto in QuickBooks Online Plus e QuickBooks Online Advanced.

Una volta configurati i progetti, è possibile fatturare ai clienti le spese specifiche relative a progetti (incluse le schede attività). Puoi seguire questa procedura sia che tu stia addebitando ai clienti ore di lavoro e materiali, o una tariffa fissa.

Passaggio 1: decidi come addebitare i progetti

Se si addebitano costi per ore e materiali, di norma si fatturano ai clienti spese di progetto e ore lavorate specifiche. È necessario rendere le spese di progetto e le schede attività fatturabili in modo da poterle aggiungere alle fatture.

Se addebiti una tariffa fissa, in genere non vengono fatturate spese di progetti specifici. Invii invece i clientiun preventivo per l'intero progetto. È possibile convertire il preventivo in una fattura all'inizio del lavoro.

Tuttavia, a volte potrebbe essere necessario addebitare spese di progetti specifici. Un esempio comune è quando i clienti richiedono un lavoro extra al di fuori del piano di progetto originale.

Passaggio 2: attiva le spese fatturabili

Se non l'hai già fatto, attiva le spese fatturabili.

1. Vai aImpostazioni e selezionare Account e impostazioni.
2. Seleziona la scheda Spese .
3. Dalla sezione Spese selezionare Modifica .
4. Dalla sezione Fatture e spese , attivare Rendi le spese e gli articoli fatturabili .
   Nota : se è la prima volta che si attiva lo switch, selezionare OK .
5. Seleziona Salva, quindi seleziona Fine per chiudere le impostazioni.

È ora possibile effettuare qualsiasi spesa o scheda attività in QuickBooks fatturabile.

Nota : gli utenti possono anche configurare un tasso di ricarico ed eseguire altre impostazioni necessarie.

Passaggio 3: rendi fatturabili le spese di progetto

1. Vai a Tutte le app , seleziona Progetti , quindi seleziona Progetti ( Portami ).
2. Quindi, seleziona il tuo progetto .

Suggerimento: è possibile personalizzare il menu selezionando ⚙ Impostazioni di menu, quindi selezionare le schede che si desidera rendere immediatamente disponibili.

Spese di progetto

1. Seleziona l'elenco a discesa Aggiungi al progetto ▼ , quindi seleziona Spesa.
2. Aggiungere le spese al modulo.
3. Seleziona la casella Fatturabile accanto a ogni articolo.
4. Seleziona il progetto dall'elenco a discesa Cliente/progetto (che è diverso dal beneficiario della spesa).
5. Seleziona Salva e chiudi.

Creare un'attività a tempo fatturabile

1. Selezionare + Nuovo o + Crea.
2. Selezionare Attività a tempo singolo .
3. Dall'elenco a discesa Nome ▼ selezionare il dipendente o il fornitore da fatturare.
4. Dall'elenco a discesa Clienti ▼ selezionare il cliente da fatturare.
5. Dall'elenco a discesa Servizio ▼ selezionare il servizio.
6. Selezionare la casella di controllo Fatturabile (all'ora) e immettere la tariffa fatturabile.
7. Se necessario, selezionare la casella di controllo Imponibile .
8. Selezionare l'ora di inizio e di fine dagli elenchi a discesa Ora di inizio e Ora di fine ▼ .
   Nota : assicurarsi che l'opzione Imposta ora di inizio e fine sia attivata.
9. Seleziona Salva e chiudi.

Schede attività progetto

1. Selezionare + Nuovo o + Crea.
2. Selezionare Scheda attività settimanale.
3. Seleziona un dipendente.
4. Se necessario, rettifica l'intervallo di date.
5. Aggiungere il numero di ore lavorate per quel giorno o per la settimana.
6. Nella sezione Dettagli selezionare un cliente o un progetto per aggiungere il progetto.
7. Selezionare Fatturabile (/ora) per rendere fatturabile la scheda attività.
8. Aggiungi altri dettagli secondo necessità, quindi selezionaSalva e chiudi.

Ora che hai reso fatturabili tutte le spese del progetto e le schede attività, torna alla scheda Panoramica del progetto.

Passaggio 4: fattura al cliente le spese fatturabili

1. Vai a Tutte le app , seleziona Progetti , quindi seleziona Progetti ( Portami ).
2. Quindi, seleziona il tuo progetto .
3. Seleziona l'elenco a discesa Aggiungi al progetto ▼ , quindi seleziona Fattura.
4. Seleziona il cliente a cui desideri fatturare dall'elenco a discesa Cliente ▼ .
   Nota: se si sta utilizzando il nuovo layout della fattura, è possibile che venga visualizzato solo l'elenco a discesa ▼ . Il nome del campo Cliente non viene visualizzato.
5. Le spese fatturabili e le schede attività verranno visualizzate nel riquadro Aggiungi a fattura . Aggiungi tutte le spese o le ore di lavoro fatturabili che desideri aggiungere alla fattura.
   Nota: se si sta utilizzando il nuovo layout della fattura, è possibile che venga visualizzato il riquadro Transazioni suggerite .
6. Completa la fattura e inviala al cliente.

Per inviare singole spese o schede attività come fattura:

1. Vai al tuo progetto.
2. Vai alla scheda Transazioni .
3. Individuare la spesa o la scheda attività fatturabili nell'elenco.
4. Seleziona Crea fattura dalla colonna Azione .
5. Completa la fattura e inviala al cliente.

Se sono stati creati ore di lavoro fatturabili, spese fatturabili, addebiti dilazionati, crediti dilazionati ostime , saranno visualizzate in Transazioni suggerite o Aggiungi a fattura (se si utilizza il layout di fattura precedente). Per aggiungerli alla fattura:

1. Vai a Tutte le app , seleziona Vendite e ricevi pagamenti , quindi seleziona Fatture ( Portami lì ).
2. Individuare la fattura per il cliente di cui sono state create le schede attività e le spese fatturabili.
3. Selezionare Visualizza/Modifica dalla colonna Azione.
4. Se ci si trova nel nuovo layout della fattura:
   1. Vai a Gestisci e seleziona l'elenco a discesa Suggerimenti ▼ .
   2. Seleziona il collegamento Transazioni suggerite .
   3. Selezionare Filtra e filtrare per tipo di transazione e data.
5. Se si utilizza il layout della fattura precedente:
   1. Seleziona la piccola freccia icona.
   2. Seleziona Filtra e filtra per tutti i tipi e tutte le date.
6. Individuare le ore di lavoro fatturabili , le spese fatturabili o la transazione che si desidera aggiungere, quindi selezionare Aggiungi .
7. Compilare il resto della fattura secondo necessità.
8. Al termine, seleziona Salva e chiudi .

Una volta eseguita la procedura, QuickBooks collega automaticamente la spesa e la fattura fatturabili al progetto.