Crie e envie ordens de compra

Saiba como criar ordens de compra e enviá-las aos fornecedores.

Em QuickBooks Online, você tem as ferramentas para executar todas as partes do ciclo de vendas, inclusive as compras. Você pode criar e enviar ordens de compra (POs) por e-mail diretamente aos fornecedores quando desejar comprar mais produtos. As ordens de compra informam aos fornecedores sua intenção de compra.

Nas ordens de compra, é possível informar os itens específicos que deseja comprar e a quantidade. Quando seu fornecedor aceita a ordem de compra e concorda com os prazos definidos, você pode adicioná-la rapidamente a uma despesa ou transação de despesa a prazo em QuickBooks. Isso mantém todas as transações conectadas e suas contas equilibradas.

As ordens de compra só estão disponíveis em QuickBooks e] QuickBooks Online Advanced. Se necessário, você pode fazer upgrade do seu plano.

Etapa 1: ative o recurso de ordem de compra

Se ainda não o fez, ative o recurso de ordem de compra:

1. AcessarConfigurações ⚙ e clique em Conta e configurações.
2. Selecione a guiaDespesas.
3. Na seção Ordens de compra , clique no botão editar✎ícone.
4. Ative a opçãoUsar ordens de compra .
5. Se desejar, insira até três campos personalizados e uma mensagem padrão para fornecedores. Isso é opcional.
6. Clique em Salvar e em Concluído.

Etapa 2: crie e envie uma ordem de compra

1. Clique em + Novo ou + Criar.
2. Clique em Ordem de compra.
3. Na lista suspensa Fornecedor ▼, selecione o fornecedor.
4. Revise oEndereço de correspondência.
5. Se você estiver enviando os produtos diretamente ao cliente, clique no menu suspenso Enviar para ▼ e, em seguida, em Enviar por. Confira oendereço de entregapara garantir que esteja correto.
6. Informe aData da ordem de compra.
7. Clique emConfigurações⚙no formulário Ordem de compra e, no painelEscolha o que você usa , clique no link para adicionar seus próprios campos personalizados.
8. Na seção Detalhes do item , insira os produtos que deseja comprar.
   Observação: só é possível adicionar produtos ou serviços marcados como Eu compro este produto/serviço de um fornecedor. Saiba mais sobre editar produtos e serviços.
9. Quando terminar, clique emSalvar e fechar. Ou, se estiver tudo pronto para enviá-lo, clique em Salvar e enviar.

Se decidir enviar a ordem de compra mais tarde, Clique no link para concluir as etapas no produto . Encontre sua ordem de compra e clique emEnviar na coluna Ação. Insira o e-mail no campo Para . Selecione Enviar.

Etapa 3: atualize o status de uma ordem de compra e adicione-o a uma despesa a prazo

Ao criar uma ordem de compra, o status seráAberto. Depois que o fornecedor aceitar a ordem de compra, você poderá adicioná-la a uma despesa ou conta para oficializar a transação.

Siga estas etapas paraadicionar ordens de compra a despesas ou contas. QuickBooks altera automaticamente o status paraFechado.

Etapa 4: veja as ordens de compra em aberto

1. Clique no link para concluir as etapas no produto.
2. Pesquise e gere um relatório Lista de ordens de compra em aberto , relatório Detalhes de ordens de compra em aberto , Relatório detalhado de compras por produto/serviço ouDetalhes de compras por fornecedor .