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Crie ou importe orçamentos no QuickBooks

by Intuit• Updated 1 month ago

Muitas empresas usam orçamentos para ajudar a planejar suas finanças. Analise seus ativos e passivos e crie um orçamento para o próximo ano, mês ou trimestre. 

Saiba como criar ou importar orçamentos no QuickBooks Plus e Advanced.

Observação: é possível criar um orçamento a qualquer momento, mas é melhor começar pelo início do ano financeiro.

Com todos os seus dados financeiros no QuickBooks, é possível criar os orçamentos de ganhos e perdas necessários para sua empresa. Isso oferece uma visão geral para ajudar a comparar sua receita e despesas reais com seu orçamento.

Se você monitora seu orçamento fora do QuickBooks e deseja importá-lo, prepare o orçamento em uma planilha do Excel formatada corretamente de 10 MB ou menos.

Clique no link para concluir as etapas no produto Abrir este link em uma nova janela

  1. Selecione Importar orçamento.
  2. Selecione um período, um formato e preencha dados para seu modelo.
  3. Faça download do arquivo P&L Budget_temdate.xlsx .
  4. Abra o modelo de orçamento no Excel ou no Planilhas Google.
  5. Insira o orçamento para cada conta para todos os meses listados.
    Importante: não adicione colunas ou linhas para contas adicionais. 
  6. Salve o arquivo com um novo nome.

Criar um orçamento

Para criar um novo orçamento, é necessárioiniciar uma sessão como administrador ou como um usuário com a permissão correta para acessar orçamentos. Os administradores também podem adicionar funções personalizadas com permissões para acessar somente orçamentos. Veja como.

Observação: apenas as assinaturas do QuickBooks Plus e Advanced têm acesso ao recurso de orçamento. Se você tem uma assinatura diferente e deseja usar orçamentos, saiba como fazer upgrade de sua assinatura para o Plus ou o Advanced.

Etapa 1: revise o ano financeiro do seu negócio

Verifique se o início do ano financeiro está correto. É possível criar um orçamento a qualquer momento, mas ajuda se você começar pelo início do ano financeiro.

  1. Acesse o QuickBooks.
  2. Acessar Definições Ícone de engrenagem das definições. e clique em Conta e definições.
  3. Selecione Guia Avançado.
  4. Na seção Contabilidade , revise o campo Primeiro mês do ano financeiro . Se estiver incorreto, clique em Editar ✎.
  5. Selecione o mês desejado no menu suspenso ▼ e clique em Salvar.
  6. Clique em Concluído.

Etapa 2: crie seu orçamento

Para criar um orçamento, é possível usar seus dados financeiros anteriores ou orçamentos anteriores no QuickBooks. Se este for seu primeiro orçamento, comece aqui. Mostraremos como copiar um orçamento depois de adicionar o primeiro orçamento.

Também é possível criar um orçamento, importando um arquivo .xlsx.

Observação: as contas de orçamento são listadas diretamente no plano de contas. Se precisar de mais contas no orçamento, adicione-as ao seu plano de contas antes de criar o orçamento.

  1. Acessar Definições Ícone de engrenagem das definições. e clique em Orçamentos (Leve - me lá).
  2. Selecione Criar orçamento.
    Observação: selecione Criar um orçamentose estiver adicionando pela primeira vez.
  3. Verifique se o tipo de orçamento está definido.
    Observação: o resultado do exercício está definido como a opção padrão.
  4. No menu suspenso Período ▼, selecione o ano financeiro para o qual está criando o orçamento.
  5. Selecione o formato do orçamento:
    • Consolidado – Cria um orçamento para toda a sua organização, agregando todas as receitas e despesas.
    • Subdividido – Cria um orçamento para clientes, locais ou centros de custo específicos.
      Para orçamentos subdivididos, selecione pelo que deseja subdividir, em Subdividir pore Subdividir para os menus suspensos ▼.
  6. Se desejar , selecione um valor de dados de referência com o qual deseja preencher o orçamento.
  7. Selecione Avançar.
  8. Você pode realizar as seguintes ações conforme necessário:
    1. Para personalizar o título do orçamento, clique no ícone de editar ✎ ao lado do título gerado automaticamente. 
    2. Se você quiser adicionar dados realizados ou orçados como referência, ative a opção Comparar dados de referência e selecione o tipo de dados de referência que deseja usar.
    3. Se desejar pré-preencher o orçamento com os dados de referência, marque a caixa de seleção ao lado de Contas para selecionar todas as linhas ou algumas linhas. No menu suspenso Ações em lote ▼, clique em Copiar dados de referênciae em Entendi.
      Observação: ignore esta etapa se você já preencheu seu orçamento com dados de referência.
    4. Para remover os dados de referência, selecione as linhas desejadas, clique em Limpar dados no menu suspenso Ações em lote ▼ e clique em Limpar dados.
  9. Insira seu orçamento para cada conta para cada mês.
  10. Selecione Salvar ou Salvar e feche.

Os usuários do QuickBooks Plus e do QuickBooks Advanced têm a opção de fazer upload de seu orçamento de um arquivo do Excel.

Etapa 1: faça download de um modelo de orçamento

Agora que você criou seu primeiro orçamento, faça download de um orçamento em um modelo do Excel. O QuickBooks usa seu plano de contas e meses do ano financeiro para formatar o modelo. É possível usar o modelo para criar seu orçamento, o que garante que seus dados sejam compatíveis e importados sem erros. 

Observação: para formatar o modelo, o QuickBooks usa nomes de conta e não números de conta do seu plano de contas. Portanto, tenha nomes de conta exclusivos antes de fazer download do arquivo de exemplo.

  1. Acessar Definições Ícone de engrenagem das definições. e clique em Orçamentos (Leve - me lá).
  2. Selecione Importar orçamento.
  3. No menu suspenso Selecionar período ▼, selecione o ano financeiro para o qual está criando o orçamento.
  4. Selecione o formato do orçamento:
    • Consolidado – Cria um orçamento para toda a sua organização, agregando todas as receitas e despesas.
    • Subdividido – Cria um orçamento para clientes, locais ou centros de custo específicos.
      Para orçamentos subdivididos, selecione pelo que deseja subdividir, em Subdividir pore Subdividir para os menus suspensos ▼.
  5. Selecione Avançar.
    Observação: clique emIgnorare siga as etapas para fazer upload do seu orçamento se já o tiver em nosso modelo.
  6. Clique no link Lucros e perdas Budget_temdate.xlsx para fazer download do modelo. 
  7. Salve o arquivo em um local fácil de encontrar, como a pasta downloads do computador.

Etapa 2: crie seu orçamento usando o modelo

  1. Abra o modelo de orçamento no Excel ou no Planilhas Google. 
  2. Insira o orçamento para cada conta em todos os meses listados na planilha Consolidado .
    Importante: não adicione mais colunas ou linhas. Se for necessário que mais contas apareçam, adicione-as ao seu plano de contas antes de fazer download do modelo.
  3. Quando terminar, salve as alterações.

Etapa 3: faça upload do modelo

Quando estiver tudo pronto, importe seu orçamento de volta para o QuickBooks:

  1. Acessar Definições Ícone de engrenagem das definições. e clique em Orçamentos (Leve - me lá).
  2. Selecione Importar orçamento.
  3. No menu suspenso Selecionar período ▼, selecione o ano financeiro para o qual deseja criar o orçamento.
  4. Selecione o formato do orçamento:
    • Consolidado – Cria um orçamento para toda a sua organização, agregando todas as receitas e despesas.
    • Subdividido – Cria um orçamento para clientes, locais ou centros de custo específicos.
      Para orçamentos subdivididos, selecione pelo que deseja subdividir, em Subdividir pore Subdividir para os menus suspensos ▼.
  5. Selecione Ignorar.
  6. Clique em Fazer upload de orçamento e encontre e abra o modelo.
  7. Clique em Próximoe em Ver orçamento.
  8. Agora que seu orçamento está no QuickBooks, faça uma revisão rápida.
  9. Para personalizar o título do orçamento, clique no ícone de editar ✎ ao lado do título gerado automaticamente.
  10. Revise as células. Verifique se os valores corretos estão em cada conta. Se você precisar fazer edições, selecione um campo e faça as alterações.
  11. Clique em Salvar ou em Salvar e fechar para salvar seu orçamento.

Duplicar um orçamento atual

Em vez de começar do zero, você pode duplicar um orçamento existente. Isso inicia seu novo orçamento usando os dados do ano anterior. Veja como duplicar um orçamento:

  1. Acessar Definições Ícone de engrenagem das definições. e clique em Orçamentos (Leve - me lá).
  2. Encontre o orçamento que deseja duplicar.
  3. Na coluna Ações , clique no menu suspenso ▼ e clique em Duplicar.
  4. No menu suspenso Período ▼, selecione o ano financeiro para o qual está criando o orçamento.
  5. Selecione Duplicar.

A cópia é salva como um orçamento novo e separado.

Editar um orçamento

Se você precisar editar um orçamento:

  1. Acessar Definições Ícone de engrenagem das definições. e clique em Orçamentos (Leve - me lá).
  2. Encontre seu orçamento na lista.
  3. Na coluna Ações , clique no menu suspenso ▼ e selecione Ver/editar.
  4. Edite cada conta, um mês de cada vez.
  5. Para alterar o período mensal, trimestral ou anual, alterne entre as exibições anual, trimestral e mensal .
  6. Selecione Salvar ou Salvar e feche.

Excluir um orçamento

Se decidir excluir um orçamento, tenha cuidado. Não é possível recuperar orçamentos excluídos.

  1. Acessar Definições Ícone de engrenagem das definições. e clique em Orçamentos (Leve - me lá).
  2. Encontre seu orçamento na lista.
  3. Na coluna Ações , clique no menu suspenso ▼ e em Excluir.
  4. Selecione Sim para confirmar.

Gere relatórios de orçamento

Você pode gerar relatórios orçamentários especiais do resultado do exercício que ajudam você a monitorar suas metas orçamentárias.

  1. Acessar Definições Ícone de engrenagem das definições. e clique em Orçamentos (Leve - me lá).
  2. Encontre seu orçamento na lista.
  3. Na coluna Ações , clique no menu suspenso ▼ e clique em Gerar orçamentos x Relatório de números realizados ou Gerar relatório Visão geral do orçamento.
  4. Se desejar exportar um orçamento como PDF/Excel, faça a exportação por meio de relatórios.

Dica: 

  • O relatório Visão geral do orçamento resume os orçamentos por conta.
  • A questão Orçamentos x O relatório de números realizados oferece uma comparação entre as contas e os totais de sua conta real. Ele mostra o quanto você está abaixo ou acima do orçamento.