Como agrupar os tipos de conta de Contas a receber ou de Contas a pagar no QuickBooks

Para organizar seus livros contábeis, a recomendação geral é manter uma conta de Contas a receber (C/R) e uma conta de Contas a pagar (C/P).

As contas padrão, apenas C/R e C/P, são as que foram criadas quando você configurou sua empresa no QuickBooks Onlineou aqueles que você selecionou durante a conversão.

No entanto, se você tiver que agrupar ou dividir suas contas a receber ou a pagar em aberto, você pode fazer o seguinte:

• Configurar clientes principais e secundários para agrupar suas contas a receber em aberto
• Use o monitoramento de local para agrupar contas a receber e a pagar

As etapas nas seções a seguir orientarão você durante a configuração de ambos os métodos.

Configurar clientes principais e secundários para agrupar suas contas a receber em aberto

Uma maneira de agrupar suas contas a receber em aberto é configurar um cliente principal para cada tipo de recebível necessário e, então, alterar seus clientes existentes para clientes secundários do principal adequado. Isso permite que você agrupe e faça o subtotal de suas contas a receber em aberto por cliente principal.

Etapa 1: criar um cliente principal

Para poder agrupar suas contas a receber em aberto pelo cliente principal, é necessário criar um cliente principal para cada tipo de Contas a receber necessário.

Para criar clientes principais:

1. Acessar Clientes e potenciais clientes e clique em Clientes (levar-me lá).
2. Selecione Novo clientepara abrir a caixa de diálogo Informações do cliente.
3. Especifique um nome para a conta no campo Empresa.
   É possível usar o nome de uma conta de Contas a receber no Plano de contas para identificar o cliente principal.
4. Clique em Salvar.

Repita essas etapas para todo tipo de contas a receber que for necessário.

Etapa 2: alterar seus clientes atuais para clientes secundários

Em seguida, é necessário identificar quais clientes são clientes secundários do principal que você criou.

1. Acessar Clientes e potenciais clientes e clique em Clientes (levar-me lá).
2. Localize e selecione o cliente existente a ser alterado.
3. Selecione Editarpara abrir a caixa de diálogo Informações do cliente .
4. Marque a caixa de seleçãoÉ um cliente secundário.
5. Selecione o cliente principal criado na lista suspensa Principal .
6. Clique em Salvar.

Agora, é possível agrupar e calcular o subtotal de suas contas a receber em aberto, além de filtrar relatórios de clientes pelas contas principais associadas.

Use o monitoramento de local para agrupar contas a receber e a pagar

Os locais são informados automaticamente nos relatórios padrão Detalhes do saldo por cliente e Detalhes do saldo por fornecedor .

Para usar o monitoramento de local para agrupar contas a pagar ou receber, você deve ter ativado o monitoramento de local na guia Avançado da página Conta e configurações . Então, é possível selecionar o item Local na tela Todas as listas para configurar diferentes locais para uso. (Para obter mais informações sobre o monitoramento de local, consulteConfigurar e usar o monitoramento de local.)

Depois de ativar e configurar os locais, é possível gerar o relatório para garantir que todas as transações sejam atribuídas a um local associado a um tipo de Contas a receber ou Contas a pagar e, então, personalizá-lo para reportar um local de cada vez.

Você deve gerar um relatório separado para cada local, pois não é possível gerar um relatório e classificá-lo por local.

Para gerar e personalizar o relatório:

1. Acessar Relatórios (leve-me lá).
2. Pesquise e abra o relatório Detalhes do saldo por cliente ou Detalhes do saldo por fornecedor .
3. Verifique se todas as faturas, contas ou outras transações têm os locais anotados na coluna Local . Se não, você pode selecionar a transação e adicionar o local diretamente do relatório.
4. Selecione Personalizar.
5. No painel Personalizar relatório , clique no item Filtropara abrir a seção.
6. Selecione um dos locais da lista suspensa Local .
7. SelecioneExecutar relatório.

O total de todos os relatórios será igual ao total de Contas a receber ou Contas a pagar.