Enviar lembretes de fatura automaticamente ou manualmente em QuickBooks Online

Saiba como enviar lembretes automática ou manualmente aos clientes quando suas faturas estão em atraso ou logo estarão em atraso.

Há uma maneira fácil de lembrar os clientes da datas de vencimento das faturas. Em QuickBooks Online, você pode configurar lembretes automáticos que são enviados alguns dias antes ou após a data de vencimento. Não é necessário monitorar as datas ou se preocupar em enviar lembretes demais. Além disso, você pode personalizar a mensagem de e-mail para que ela corresponda ao seu negócio.

Se você desejar enviar um lembrete de fatura ao cliente manualmente, mostraremos como fazer isso também.

Observação : se você tiverQuickBooks Online Advanced , é possível usar fluxos de trabalho para criar lembretes de fatura .

Configurar lembretes automáticos de fatura

1. Acessar Configurações e clique emConta e configurações.
2. Selecione a guia Vendas .
3. Na seção Lembretes , clique no(a) editar ícone✎ .
4. AtiveLembretes automáticos de fatura.
5. Clique no menu suspenso ▼ para Lembrete 1 e ative o Lembrete 1 .
6. Nos campos suspensos ▼, selecione dias e Antes ou Após para informar ao QuickBooks quando enviar um lembrete.
   Observação : você pode programar e enviar lembretes por e-mail até 90 dias antes ou após a data de vencimento da fatura.
7. Você pode criar segundos e terceiros lembretes conforme necessário.

 Agora que você ativou os lembretes, pode editar a mensagem do lembrete. É possível personalizar o modelo de e-mail de cada lembrete para que corresponda às configurações de data selecionadas.

1. No campo Linha de assunto , edite a linha de assunto conforme necessário.
   Dica : recomendamos manter "lembrete" no assunto.
2. Marque a caixa de seleção Usar saudação de e-mail para personalizar sua saudação. Selecione uma saudação nos ▼ campos suspensos.
3. No campo Mensagem de e-mail , limpe o texto da mensagem e crie sua própria. Você também pode usar a mensagem padrão.
   Dica : é possível usar variáveis como nº da fatura e nome da empresa para destacar as informações importantes da fatura nas mensagens de lembrete.
4. Clique em Salvar e feche a janela.

QuickBooks revisa as datas de vencimento das faturas. Se uma fatura corresponder às configurações de lembretes e não tiver sido paga,QuickBooks envia um lembrete ao cliente, somente para faturas já enviadas por e-mail.

Os modelos de lembretes definidos serão usados como modelo padrão para todos os lembretes de faturas. Alterações feitas nas regras de lembretes serão aplicadas a lembretes futuros.

Enviar lembretes de fatura manualmente

Em vez de lembretes automáticos, você também pode enviá-los manualmente.

1. Acessar Todos os apps , clique em Vendas e recebimentos e selecione Faturas ( Leve-me até lá ).
2. Encontre a fatura para a qual deseja enviar um lembrete.
3. No menu suspenso da coluna Ação ▼, selecione Enviar lembrete .
4. Personalize sua mensagem, insira os detalhes solicitados se necessário e selecione Enviar .

Desativar lembretes automáticos de fatura

Onde você configurou anteriormente, pode desativar os lembretes automáticos de fatura nas configurações.

1. Acessar Configurações e clique emConta e configurações.
2. Selecione a guia Vendas .
3. Na seção Lembretes , clique no ícone de editar✎ .
4. Desative Lembretes automáticos de fatura .
5. Clique em Salvar e feche a janela.

Personalizações permanecerão se você decidir ativar os lembretes novamente no futuro.