QuickBooksHelpIntuit

do Shopify e do QuickBooks Online guia de integração

by Intuit• Updated 2 weeks ago

Configure sua integração entre o Shopify e o QuickBooks Online em minutos, usando nosso processo de configuração simples. Abaixo, encontre um passo-a-passo, destacando alguns pontos-chave úteis durante o processo.

Etapa 1: conectar

Comece conectando seus aplicativos ao QuickBooks Connector ( OneSaas ). Se você ainda não conectou seus aplicativos, pode seguir nossos guias para conectar o Shopify e o QuickBooks Online.

Etapa 2: configurar

O processo de configuração abaixo apresentará várias opções, detalhando exatamente como você deseja que seu Shopify e QuickBooks Online integração ao trabalho. É necessário ter alguns conhecimentos básicos de contabilidade para garantir que as configurações de integração sejam ajustadas ao seu negócio e às suas práticas contábeis.

Será necessário configurar suas Opções de sincronização antes de começar a configurar seus fluxos de trabalho. É necessário configurar o seguinte:

Fuso horário da conta
Data de início das integrações
Opções de relatório de sincronização por e-mail

2. Serão apresentados a você fluxos de trabalho opcionais. Neste passo a passo, esses fluxos de trabalho serão selecionados para demonstrar todos os recursos do processo de configuração.

Vendas do Shopify serão enviadas a QuickBooks Online como uma fatura
Os pagamentos do Shopifyserão enviados como depósitos em
Produtos do Shopify serão criados em QuickBooks Online
Atualizações de nível de estoque de QuickBooks Online serão enviados ao Shopify

fluxo de trabalho de criação de fatura

Ao selecionar o fluxo de trabalho Quando um pedido for criado no Shopify, criar uma venda no QuickBooks , você será solicitado a:

Configure os filtros para determinar quais pedidos serão recuperados do Shopify. Você terá que configurar os filtros com base no status do pedido.
Você também tem a opção de selecionar se deseja que a venda seja criada como uma fatura de vendas ou um recibo de vendas para QuickBooks Online.
Selecione Produtos padrão e Opções avançadas.

Explicação dessas opções

Prefixo do número do pedido: o prefixo inserido aqui é adicionado a todos os pedidos recuperados de sua conta do Shopify. Por exemplo: se você tiver o pedido "1234" no Shopify e adicionar o prefixo "SPFY" na configuração, o pedido será recuperado no QuickBooks Connector com o número do pedido "SPFY1234" e enviado para QuickBooks Online adequadamente.
Atribuir vendas ao centro de custo/Atribuir vendas ao local: essas duas opções permitem que você escolha um centro de custo ou local padrão na sua QuickBooks Online sistema. Esta é uma opção exclusiva do QuickBooks e somente se você configurou centros de custo ou locais no arquivo de sua empresa do QuickBooks.
Atribuir venda ao: a maioria dos sistemas de contabilidade exige que um registro de cliente seja especificado quando uma fatura de vendas é criada. Esta opção específica permite escolher a natureza do registro de cliente que está sendo criado. A opção padrão é Cliente original; no entanto, se seus clientes do Shopify especificarem um nome de empresa e você preferir que ele apareça em seu sistema de contas, você poderá optar pela opção Organização do cliente . Por outro lado, se você não deseja que nenhum registro de cliente seja criado em seu sistema de contabilidade, é possível selecionar a opção Cliente genérico de venda on-line . Isso significa que todas as vendas serão sincronizadas com seu sistema de Contabilidade em relação a um registro genérico de cliente "S Shopify" que você criará ou deixará em branco para usar o cliente genérico padrão.
Números automáticos de fatura: esta opção permite que você ignore completamente o número do pedido do Shopify e use a convenção de numeração sequencial em seu sistema financeiro.
Produto com desconto: é possível especificar um "Item" de desconto exclusivo para monitorar seus descontos nas vendas.
Produto de arredondamento: selecione o produto preferencial a ser usado ao enviar discrepâncias de arredondamento como um item de linha.
Usar item de envio: você talvez esteja cobrando custos de envio adicionais de seus clientes nas suas vendas. Se isso ocorrer, a integração poderá permitir que você especifique um "Item" exclusivo para atribuir esses custos de envio. Isso permitirá que você monitore facilmente qualquer receita gerada por custos de envio.
Compensação de vencimento: um tipo de data de vencimento será atribuído se as transações não possuírem data de vencimento. Isso é calculado usando a data da transação, a compensação da data de vencimento e o tipo especificado. Se não for definida, a data da transação será usada como a data de vencimento.
Permitir pagamentos com cartão de crédito: Selecione esta opção se você deseja permitir pagamentos com cartão de crédito para as transações.

4. Você será levado à página de configuração de imposto. Aqui, para cada imposto criado no Shopify, você deve selecionar o código tributário correspondente em QuickBooks Online. Leia mais sobre a configuração de impostos aqui.

5. Você também pode selecionar como deseja corresponder seus produtos do Shopify a seus QuickBooks Online produtos. É possível fazer a correspondência por nome ou código de produto. Para que as vendas se integrem corretamente ao seu sistema de contabilidade, espera-se que todos os seus itens do Shopify estejam configurados com códigos de item/serviço únicos.

Observação: com QuickBooks Online integrações, temos duas opções de correspondência de produtos:
Nome: correspondemos o campo Código de produto do Shopify ao campo nome do produto no QuickBooks Online
Código de produto: correspondemos o campo Código de produto do Shopify ao campo Código de produto do produto em QuickBooks Online

6. Além disso, se você desejar que os novos itens nas faturas do Shopify sejam criados em QuickBooks Online, basta marcar a caixa antes da configuração Criar novos itens no QuickBooks . Nesta seção, você terá que selecionar as contas de receitas e de despesas a serem usadas para os itens estoque e não estoque. Você pode encontrar mais informações sobre a integração de itens aqui.

Observação: o QuickBooks Connector só pode atribuir a conta CMV para os produtos após a criação, mas não sincroniza o preço dos produtos.

7. Então, as configurações de Enviar pagamentos do Shopify para o QuickBooks permitirão que você selecione se deseja que os dados de pagamento do Shopify sejam registrados nas suas vendas no QuickBooks.

8. Se você desejar mapear diferentes formas de pagamento para diferentes contas de compensação, isso pode ser feito clicando no link Opções avançadas .

9. Você também tem a opção de Criar notas de crédito no QuickBooks . Neste fluxo de trabalho, você será solicitado a mapear uma conta de reserva da qual o dinheiro do pagamento será reembolsado. Você também precisará inserir seu Prefixo de número de reembolso preferido, que será anexado antes do número do recibo de reembolso.

Observação: selecione o status Reembolsado e parcialmente reembolsado no filtro de pedidos se desejar sincronizar as notas de crédito com seu aplicativo de contabilidade.

10. Na integração, você pode optar por sincronizar as taxas do Shopify que serão como despesas à vista em QuickBooks Online.

Observação: para sincronizar taxas em QuickBooks Online, a seção de pagamentos e as contas de forma de pagamento devem ser configuradas do seguinte modo:

QuickBooks EUA e CA: cartões de crédito ou contas bancárias corrente.
QuickBooks Austrália e Reino Unido: contas do QuickBooks Cash.
Outras regiões: configure qualquer conta.

12. Não se esqueça de clicar em Salvar para manter seu progresso.

fluxo de trabalho de sincronização de pagamentos

Ao habilitar o fluxo de trabalho de pagamentos, você permite que o QuickBooks Connector para criar depósitos automaticamente em QuickBooks Online para os pagamentos enviados à sua conta pelo Shopify.

Se não tiver certeza do que exatamente são os pagamentos do Shopify, consulte este guia de suporte do Shopify.

Observação: Se você deseja ativar a sincronização dos pagamentos com o QuickBooks Online, recomendamos que você desative o fluxo de trabalho de pedidos acima, o que pode duplicar a receita informada se não for configurado corretamente.

Será solicitado que você mapeie o campo Conta bancária de entrada . É aqui que registraremos seus Pagamentos do Shopify como uma Transação bancária. A conta a ser utilizada deve ser uma conta "Outros ativos circulantes" ou "Banco". A conta selecionada será o plano de contas que você selecionar ao exibir seu depósito no QuickBooks Online conta.
Para ver os depósitos criados em QuickBooks Online:
1. Clique no link para concluir as etapas no produto
2. Selecione Conta atribuída para o campo Conta bancária
Na seção Criar um depósito , será solicitado que você mapeie a forma de pagamento padrão. Atribua uma conta aqui se desejar Use o QuickBooks Connector para usar uma única conta de compensação para os depósitos de todas as formas de pagamento.

Usar seção de contas de receitas

A conta de receitas selecionada aqui é onde será possível mapear as diferentes formas de pagamento para contas de compensação específicas. Enviaremos as formas de pagamento que não têm uma conta de receitas atribuída à conta padrão definida.

Usar seção de contas de despesa

A conta de despesas selecionada aqui é o local onde as taxas, os encargos e os impostos são parte do pagamento.

Não se esqueça de clicar no botão Salvar para acompanhar seu progresso.

fluxo de trabalho de criação de produtos

Se você deseja que todos os seus novos produtos do Shopify sejam criados em QuickBooks Online, selecione Quando um produto é criado no Shopify, crie novos itens no fluxo de trabalho do QuickBooks . Você precisará selecionar as contas de receitas e de despesas a serem usadas para os itens estoque e não estoque. Você pode encontrar mais informações sobre a integração de itens aqui.

Observação: o QuickBooks Connector só pode atribuir a conta CMV para os produtos após a criação, mas não sincronizaremos o preço dos produtos.

Não se esqueça de clicar no botão Salvar para acompanhar seu progresso.

Fluxo de trabalho de atualização de estoque

Ao selecionar Quando os níveis de estoque forem atualizados no QuickBooks, atualizar os níveis de estoque no fluxo de trabalho do Shopify , você será solicitado a selecionar como deseja corresponder os itens aos itens do QuickBooks por nome ou código de produto e o local da loja onde o estoque deve ser atualizado.

Observação: Essa opção só deve ser ativada se você tiver níveis de estoque configurados em QuickBooks Online antes da integração. Caso contrário, você corre o risco de apagar os níveis de estoque do Shopify. Saiba mais sobre nosso controle de estoque processo.

Não se esqueça de clicar no botão Salvar para acompanhar seu progresso.

Etapa 3: sincr.

Sua conta agora está pronta para sincronizar seus dados em todos os aplicativos. Quando a sincronização automática está ativada, sua conta deve ser sincronizada a cada hora, mas você pode acionar uma sincronização manual a qualquer momento. Na parte superior da guia Gerenciar , clique no botão Sincronizar agora nas Opções de sincronização .

Se você tiver alguma dúvida, fale com nossa equipe de suporte para obter ajuda a qualquer momento.