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do Shopify e do QuickBooks Online guia de integração

by Intuit• Updated a day ago

Configure sua integração entre o Shopify e o QuickBooks Online em minutos, usando nosso processo de configuração simples. Abaixo, encontre um passo-a-passo, destacando alguns pontos-chave úteis durante o processo.

Etapa 1: conectar

Comece conectando seus aplicativos ao QuickBooks Conector. Se você ainda não conectou seus aplicativos, pode seguir nossos guias para conectar o Shopify e o QuickBooks Online.

Observação: disponível apenas em inglês.

Etapa 2: configurar

O processo de configuração abaixo apresentará várias opções, detalhando exatamente como você deseja que seu Shopify e QuickBooks Online integração ao trabalho. É necessário ter alguns conhecimentos básicos de contabilidade para garantir que as configurações de integração sejam ajustadas ao seu negócio e às suas práticas contábeis.

  1. Será necessário configurar suas Opções de sincronização antes de começar a configurar seus fluxos de trabalho. É necessário configurar o seguinte:
    • Fuso horário da conta
    • Data de início das integrações
    • Opções de relatório de sincronização por e-mail
  2. Serão apresentados a você fluxos de trabalho opcionais. Neste passo a passo, esses fluxos de trabalho serão selecionados para demonstrar todos os recursos do processo de configuração.
    • Vendas do Shopify serão enviadas a QuickBooks Online como uma fatura.
    • Os pagamentos do Shopify serão enviados como depósitos.
    • Produtos do Shopify serão criados em QuickBooks Online.
    • Atualizações do nível de estoque de QuickBooks Online serão enviados ao Shopify.

fluxo de trabalho de criação de fatura

Ao clicar em "Quando um pedido é criado no Shopify, crie uma venda em QuickBooks Online" fluxo de trabalho, será solicitado que você:

  1. Configure os filtros para determinar quais pedidos serão recuperados do Shopify. Você terá que configurar filtros com base no status do pedido.
  2. Você também tem a opção de selecionar se deseja que a venda seja criada como uma fatura de vendas ou um recibo de vendas para QuickBooks Online.
  3. Selecione Produtos padrão e Opções avançadas.
  • Prefixo do número do pedido: O prefixo inserido aqui é adicionado a todos os pedidos recuperados de sua conta do Shopify. Por exemplo: se você tiver o pedido '1234' no Shopify e adicionar o prefixo 'SPFY' na configuração, o pedido será recuperado em QuickBooks Conector com o número de pedido "SPFY1234" e enviado para QuickBooks Online adequadamente.
  • Atribuir vendas ao centro de custo/Atribuir vendas ao local: essas duas opções permitem selecionar um centro de custo ou local padrão na sua QuickBooks Online sistema. Esta é uma opção exclusiva do QuickBooks Onlinee somente se você tiver centros de custo ou locais configurados nas suas QuickBooks arquivo da empresa.
  • Atribuir venda ao: a maioria dos sistemas de contabilidade exige que um registro de cliente seja especificado quando uma fatura de vendas é criada. Esta opção específica ajuda você a selecionar o tipo de registro de cliente que está sendo criado:
    • A opção padrão é Cliente original.
    • Selecione a opção Organização do cliente se seus clientes do Shopify especificarem um nome de empresa e você preferir que ele apareça em seu sistema financeiro.
    • Selecione a opção Cliente genérico de venda on-line se não desejar que nenhum registro de cliente seja criado em seu sistema financeiro. Isso significa que todas as vendas serão sincronizadas com seu sistema de contabilidade de acordo com um registro genérico de cliente "S Shopify" que você criará ou deixará em branco para usar o cliente genérico padrão.
  • Números automáticos de faturas: com essa opção, você pode ignorar completamente o número do pedido do Shopify e usar a convenção de numeração sequencial no seu sistema financeiro.
  • Produto com desconto: é possível especificar um "Item" de desconto exclusivo para monitorar seus descontos nas vendas.
  • Produto de arredondamento: selecione o produto preferencial a ser usado ao enviar discrepâncias de arredondamento como um item de linha.
  • Usar item de envio: talvez você esteja cobrando custos de envio adicionais de seus clientes nas suas vendas. Se isso ocorrer, você pode especificar um "Item" dedicado para atribuir esses custos de envio com a integração. Isso ajudará você a monitorar facilmente qualquer receita gerada por custos de envio.
  • Compensação da data de vencimento: um tipo de data de vencimento será atribuído se as transações não possuírem data de vencimento. Isso é calculado usando a data da transação, a compensação da data de vencimento e o tipo especificado. Se não for definida, a data da transação será usada como a data de vencimento.
  • Permitir pagamentos com cartão de crédito: Selecione esta opção se você deseja permitir pagamentos com cartão de crédito para as transações.
  1. Na página de configuração de imposto, para cada imposto criado no Shopify, selecione seu código de imposto correspondente em QuickBooks Online.
    Observação: saiba mais sobre a configuração de imposto aqui.
  2. Selecione como deseja corresponder seus produtos do Shopify a seus QuickBooks Online produtos.
    Observações: para garantir que as vendas estejam adequadamente integradas ao seu sistema de contabilidade, verifique se todos os seus itens do Shopify estão configurados com códigos de produto exclusivos. Com QuickBooks Online integrações, temos duas opções de correspondência de produtos:
    • Nome: correspondemos o campo Código de produto do Shopify ao campo Nome do produto no QuickBooks Online.
    • Código de produto: correspondemos o campo Código de produto do Shopify ao campo Código de produto em QuickBooks Online.
  1. Além disso, se você desejar que os novos itens nas faturas do Shopify sejam criados em QuickBooks Online:
    1. Marque a caixa de seleção antes de Criar novos itens em QuickBooks Online configuração.
    2. Nesta seção, selecione as contas de receitas e de despesas a serem usadas para os itens estoque e não estoque.
      Observações:
      • Leia mais sobre a integração de itens aqui.
      • QuickBooks O conector só pode atribuir a conta de CMV para os produtos após a criação, mas não sincroniza o preço dos produtos com CMV.
  1. Na configuração Enviar pagamentos do Shopify para o QuickBooks , você pode selecionar se deseja que os dados de pagamento do Shopify sejam vinculados às suas vendas no QuickBooks Online.
  2. Para mapear diferentes formas de pagamento para diferentes contas de compensação, clique no link Opções avançadas .
  3. Você também tem a opção de Criar notas de crédito no QuickBooks. Neste fluxo de trabalho:
    • Você será solicitado a mapear uma conta de reserva da qual o dinheiro do pagamento será reembolsado.
    • Você também precisará inserir seu prefixo de número de reembolsopreferido, que será anexado antes do número do recibo de reembolso.
      Observação: selecione o status Reembolsado e parcialmente reembolsado no filtro de pedidos se desejar sincronizar as notas de crédito com seu aplicativo de contabilidade.
  1. Na integração, você pode optar por sincronizar as taxas do Shopify, que serão exibidas como Despesas em Despesas a prazo em QuickBooks Online.
    Observação: para sincronizar taxas em QuickBooks Online, a seção de pagamentos e as contas de forma de pagamento devem ser configuradas como contas apropriadas.
  1. Clique em Salvar.

fluxo de trabalho de sincronização de pagamentos

Ao ativar o fluxo de trabalho de pagamentos, você permite que QuickBooks Conector para criar depósitos automaticamente em QuickBooks Online para os pagamentos enviados à sua conta pelo Shopify.

Se você não tiver certeza do que exatamente são os pagamentos do Shopify, consulte este guia de suporte do Shopify (disponível em inglês).

Observação: Se você deseja ativar os pagamentos para sincronizar com QuickBooks Online, recomendamos que você desative o fluxo de trabalho de pedidos acima, que pode duplicar a receita informada se não for configurado corretamente.

  1. Mapeie o campo Conta bancária para uma conta apropriada.
    Observações:
    • É aqui que registramos seus Pagamentos do Shopify como uma transação bancária.
    • A conta deve ser do tipo Ativos circulantes ou Caixa e equivalentes-caixa.
    • A conta selecionada será a que você seleciona ao exibir os depósitos na QuickBooks Online conta.
  2. Para ver os depósitos criados em QuickBooks Online:
    1. Clique no link para concluir as etapas no produto Abrir este link em uma nova janela
    2. Selecione a conta atribuída à conta bancária de entrada.
  3. Na seção Criar um depósito , mapeie a forma de pagamento padrão.
    Observação: atribua uma conta aqui se desejar QuickBooks Conetor para usar uma única conta de compensação para os depósitos de todas as formas de pagamento.

A conta de receitas selecionada aqui é onde será possível mapear as diferentes formas de pagamento para contas de compensação específicas. Enviaremos as formas de pagamento que não têm uma conta de receitas atribuída à conta padrão definida.

A conta de despesas selecionada aqui é o local onde as taxas, os encargos e os impostos são parte do pagamento.

  1. Clique em Salvar.

fluxo de trabalho de criação de produtos

Se você deseja que todos os seus novos produtos do Shopify sejam criados em QuickBooks Online:

  1. Selecione "Quando um produto for criado no Shopify, crie um novo item em QuickBooks Online" fluxo de trabalho.
  2. Selecione as contas de receitas e de despesas a serem usadas para seus itens estoque e não estoque.
  3. Clique em Salvar.

Observações:

  • Leia mais sobre a integração de itens aqui.
  • QuickBooks O conector só pode atribuir a conta de CMV para os produtos após a criação, mas nós não sincronizaremos o preço de CMV dos produtos.

Fluxo de trabalho de atualização de estoque

Ao selecionar "Quando os níveis de estoque forem atualizados no QuickBooks Online, atualize os Níveis de estoque no fluxo de trabalho do Shopify", será solicitado que você selecione como deseja corresponder os itens a QuickBooks Online itens por Nome ou Código de produto e o local da loja onde o estoque deve ser atualizado. Quando terminar, clique em Salvar.

Observação: Essa opção deve ser ativada somente se você tiver níveis de estoque configurados em QuickBooks Online antes da integração. Caso contrário, você corre o risco de apagar os níveis de estoque do Shopify. Saiba mais sobre nosso processo de controle de estoque.

Etapa 3: sincr.

Sua conta agora está pronta para sincronizar seus dados em todos os aplicativos. Quando a sincronização automática está ativada, sua conta deve ser sincronizada a cada hora, mas você pode acionar uma sincronização manual a qualquer momento. Selecione Sincronizar agora Ícone Atualizar. ícone acima de Opções de sincronização na guia Gerenciar .

Se tiver dúvidas, fale com nossa equipe de suporte (disponível apenas em inglês) para obter ajuda.