Use campos personalizados para fornecedores e despesas

Saiba como usar campos personalizados para fornecedores e despesas em QuickBooks Online Advanced. 

Em QuickBooks Online Advanced, você pode criar campos personalizados e usá-los de várias maneiras para monitorar os detalhes mais importantes para você. Veja alguns exemplos de como é possível usar campos personalizados para monitorar informações sobre fornecedores e despesas.

Criar um campo personalizado para números de ordem de compra

Como isso ajuda

Você pode ver os números das ordens de compra nas suas despesas a prazo e em outras despesas.

Ao copiar uma ordem de compra em uma conta, o número da ordem de compra aparece automaticamente na conta.

Como configurar

1. Crie um campo personalizado e dê a ele um nome como número da OC no campo Nome .
2. No menu suspenso Tipo de dados ▼, selecione o tipo de dados Número se suas ordens de compra tiverem apenas números ou selecione o tipo de dados Texto e número se eles também tiverem letras.
3. Na seção Selecionar categoria , selecione a categoria que deseja adicionar.
4. Na seção Selecionar formulários , marque a caixa de seleção Conta para aparecer o campo de número da OC em suas contas. Se desejar também que eles apareçam como uma referência em suas faturas e em seus recibos de vendas, selecione estes formulários também.
5. Clique em Salvar .

Criar um campo ID de fornec. para exibição nas transações

Como isso ajuda

Depois que você adicionar a ID do fornecedor para um fornecedor, todas as transações de formulário de despesas em que este campo for exibido serão preenchidas automaticamente com o valor da ID do fornecedor depois que você selecionar o fornecedor específico.

Digamos que sua empresa utiliza vários fornecedores para comprar peças ou serviços para fornecer aos seus clientes. Neste caso, talvez seja necessário manter o controle das faturas e das contas a pagar associadas a cada fornecedor no departamento de contas a receber e, então, fazer a verificação com o departamento de despesas/a pagar. Um campo personalizado de ID de fornecedor é especialmente útil se você usa outros aplicativos para monitorar suas contas a pagar.

Dica : Também é possível criar um campo personalizado semelhante para capturar o tipo de fornecedor ou outras informações específicas do fornecedor e selecionar em quais formulários deseja que essas informações apareçam.

Como configurar

1. Crie um campo personalizado e dê a ele um nome como ID do fornec . no campo Nome .
2. No menu suspenso Tipo de dados ▼, selecione o tipo de dados que deseja usar.
3. Na seção Selecionar categoria , selecione Fornecedor .
4. Na seção Selecionar formulários , selecione todos os tipos de formulários em que deseja exibi-los.QuickBooks permite exibir o campo ID de fornecedor em transações de formulário de despesas (ordem de compra, despesa, conta, cheque, crédito de fornecedor e crédito de cartão de crédito) e em transações de formulário de vendas (recibo de venda, fatura,proposta , nota de crédito, recibo de reembolso e recibo de vendas).
5. Clique em Salvar .

Após criar o campo personalizado, adicione um ID exclusivo para cada fornec.

1. Acessar Todos os apps , clique em Despesas e faturas e selecione Fornecedores ( Leve-me até lá ).
2. Selecione o fornecedor para o qual deseja inserir um ID.
3. Selecione Editar .
4. Encontre o campo personalizado ID do fornec . Insira o ID do fornecedor.
5. Clique em Salvar .

Capturar a data da fatura nas despesas a prazo

Como isso ajuda

No momento, o formulário de despesa a prazo em QuickBooks inclui somente uma Data da despesa a prazo e uma Data de vencimento. A data da despesa a prazo captura a data em que a despesa é registrada. No entanto, em muitas situações, são recebidas faturas para um mês anterior no qual os livros contábeis já foram fechados, e a(s) conta(s) da fatura é registrada(s) em uma data posterior.

Com um campo personalizado de data da fatura , é possível capturar a data em que a fatura foi gerada e usar relatórios como o relatório de contas não pagas para comparar a data da fatura e a data da conta.

Como configurar

1. Crie um campo personalizado e dê a ele um nome como Data da fatura no campo Nome .
2. No menu suspenso Tipo de dados ▼, selecione o tipo de dados que deseja usar.
3. Na seção Selecionar categoria , selecione a categoria que deseja adicionar.
4. Na seção Selecionar formulários , marque a caixa de seleção Despesa a prazo e quaisquer outros formulários de transações de despesas nos quais deseja que o campo apareça.
5. Clique em Salvar .

Use campos personalizados para categorizar despesas

Como isso ajuda

Suponha que sua empresa envie funcionários para várias conferências por ano, virtuais ou presenciais, e tem a necessidade de monitorar as despesas de maneira detalhada. Por exemplo, seu gerente de marketing deseja ver quanto é gasto por conferência (viagens de voo ou carro, estadas em hotéis, refeições etc.), além da taxa da conferência. Você pode coletar essas informações em um campo personalizado de tipo de despesa .

Depois que sua empresa começar a adicionar dados a um campo personalizado de tipo Despesa, você poderá usá-los nos seus relatórios. Por exemplo, é possível adicionar o tipo de despesa como uma coluna, agrupar, classificar ou filtrar por este campo personalizado. Saiba mais sobre como usar campos personalizados em relatórios .

Como configurar

1. Crie um campo personalizado e dê a ele um nome como Tipo de despesa no campo Nome .
2. No menu suspenso Tipo de dados ▼, selecione o tipo de dados da lista suspensa e adicione possíveis valores no campo Item de lista suspensa (Voo, Carro, Refeições, Taxa de conferência e assim por diante).
3. Na seção Selecionar categoria , selecione a categoria que deseja adicionar.
4. Na seção Selecione formulários , com base em suas necessidades, marque este campo para aparecer em seus formulários de despesas ou selecione formulários adicionais, como contas.
5. Clique em Salvar .