Use campos personalizados para fornecedores e despesas

Saiba como usar campos personalizados para fornecedores e despesas em QuickBooks Online Advanced. 

Em QuickBooks Online Advanced, você pode criar campos personalizados e usá-los de várias maneiras para monitorar os detalhes mais importantes para você. Veja alguns exemplos de como é possível usar campos personalizados para monitorar informações sobre fornecedores e despesas.

Criar um campo personalizado para números de ordem de compra

Como isso ajuda

Você pode ver os números das ordens de compra nas suas despesas a prazo e em outras despesas.

Ao copiar uma ordem de compra em uma conta, o número da ordem de compra aparece automaticamente na conta.

Como configurar

1. Crie um campo personalizado e dê a ele um nome como "número da OC".
2. Selecione o tipo de dados Número se suas ordens de compra tiverem apenas números ou selecione o tipo de dados Texto e números se eles também tiverem letras. 
3. Selecione o número da OC para ser exibido nas despesas a prazo. Se desejar também que eles apareçam como uma referência em suas faturas e em seus recibos de vendas, selecione estes formulários também.

Criar um campo ID de fornec. para exibição nas transações

Como configurar

1. Crie um campo personalizado e dê a ele um nome como "ID do fornecedor".
2. Selecione todos os tipos de formulários em que deseja exibi-la. O QuickBooks permite que você exiba o campo ID do fornecedor em transações de formulário de despesas (ordem de compra, despesa, conta, crédito de fornecedor) e de formulário de vendas (fatura, proposta, recibo de venda).

Capturar a data da fatura nas despesas a prazo

Como isso ajuda

No momento, o formulário de despesa a prazo em QuickBooks inclui somente uma Data da despesa a prazo e uma Data de vencimento. A data da despesa a prazo captura a data em que a despesa é registrada. No entanto, em muitas situações, são recebidas faturas para um mês anterior no qual os livros contábeis já foram fechados, e a(s) conta(s) da fatura é registrada(s) em uma data posterior.

Com um campo personalizado de data da fatura , é possível capturar a data em que a fatura foi gerada e usar relatórios como o relatório de contas não pagas para comparar a data da fatura e a data da conta.

Como configurar

1. Crie um campo personalizado e dê a ele um nome como "Data da fatura".
2. Selecione o formulário Despesa a prazo e quaisquer outros formulários de transações de despesas nos quais deseja que o campo apareça.

Use campos personalizados para categorizar despesas

Como isso ajuda

Suponha que sua empresa envie funcionários para várias conferências por ano, virtuais ou presenciais, e tem a necessidade de monitorar as despesas de maneira detalhada. Por exemplo, seu gerente de marketing deseja ver quanto é gasto por conferência (viagens de voo ou carro, estadas em hotéis, refeições etc.), além da taxa da conferência. Você pode coletar essas informações em um campo personalizado de tipo de despesa .

Depois que sua empresa começar a adicionar dados a um campo personalizado de tipo Despesa , você poderá usá-los nos seus relatórios. Por exemplo, é possível adicionar o tipo de despesa como uma coluna, agrupar, classificar ou filtrar por este campo personalizado.

Como configurar

1. Crie um campo personalizado e dê a ele um nome como "Tipo de despesa"
2. Selecione o tipo de dados da lista suspensa e adicione os valores possíveis (voo, carro, refeições, taxa de conferência etc.).
3. Com base em suas necessidades, marque este campo para aparecer em seus formulários de despesas ou escolha formulários adicionais, como contas.