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Categorizar transações bancárias on-line em QuickBooks Online

by Intuit• Updated 2 weeks ago

QuickBooks Online ajuda você a revisar as categorias em busca de transações importadas automaticamente e sugere categorias baseadas em como você categorizou transações semelhantes no passado.

Observação: QuickBooks Online não fará download das transações pendentes.

Etapa 1: faça download das transações bancárias e de cartão de crédito mais recentes

QuickBooks O tenta atualizar suas transações bancárias automaticamente a cada 24 horas, mas você pode atualizá-las manualmente.

  1. Clique no link para concluir as etapas no produto Abrir este link em uma nova janela
  2. Selecionar Atualize. Isso atualiza as transações em todas as suas contas.
    Dica: se for exibida uma mensagem sobre autenticação adicional, siga as instruções para continuar a atualização.
  3. O QuickBooks reconhece fornecedores comuns a partir das suas transações bancárias e adicionará automaticamente novos fornecedores à sua conta.
  4. Desative essa opção se não quiser que novos fornecedores sejam adicionados. Em Transações bancárias, acesse Configurações ⚙ e desative Adicionar novos fornecedores.

Se você tiver problemas para fazer o download de suas transações, é possível tentar outras opções.

Etapa 2: revise e categorize as transações importadas

Siga as etapas abaixo com base no dispositivo que você está usando.

  1. Clique no link para concluir as etapas no produto Abrir este link em uma nova janela
  2. Selecione a conta que deseja revisar.
  3. Selecione a guiaPendente .
  4. QuickBooks envia as transações importadas para a guia Pendentes e sugere categorias para cada transação. Revise cada transação e siga uma das etapas a seguir:
    • Se a transação informar Publicar:
      • Clique em Publicar se a categoria sugerida estiver correta.
      • Ou altere a categoria usando o menu suspenso ou adicionando uma nova.
    • A transação já existe em QuickBooks, você poderá ter a opção de corresponder ou exibir várias correspondências.

Observação: é possível criar uma regra bancária que categorize automaticamente as transações para você.  Você também pode desativar as sugestões se desejar categorizar transações manualmente.

Etapa 3: escolha a categoria certa

Categorizar receita

Dinheiro pago a você. Por exemplo, poderia ser de:

  • Vendas
  • Pagamentos de clientes
  • Reembolsos
  • Ativos imobilizados vendidos
  • Empréstimos bancários recebidos 
  • Dinheiro investido

Categorizar despesas à vista

Dinheiro pago a outros. Por exemplo, dinheiro gasto em:

  • Suprimentos de escritório 
  • Refeições
  • Impostos
  • Ativos imobilizados

Etapa 4: Outras ações de categorização

Há algumas outras opções que podem ajudar você a categorizar corretamente suas transações.

Em QuickBooks Online Plus e Advanced, você pode monitorar suas despesas por item. Você poderá usá-lo se desejar monitorar seu estoque ou precisar de monitoramento de itens para seus relatórios de custo de ordem de produção. Veja como ativá-lo:

  1. Acessar Configurações Ícone de engrenagem de configurações. e clique em Conta e configurações.
  2. Selecione Despesas.
  3. Clique em Editar ao lado de Despesas a prazo e à vistae ative Exibir tabela Itens nos formulários de despesas e de compras.
  4. Clique em Salvar e em Concluído.

Observação: para usar a opção Propostas x. Relatório de números realizados em QuickBooks Online Advanced, é necessário monitorar as despesas por item. Se não tiver certeza se precisa usar o monitoramento de itens, converse com seu contador.

É possível registrar uma despesa no feed bancário usando uma conta do plano de contas, um produto, um serviço ou ambos. 

Observação: se desejar registrá-lo com os dois, será necessário dividir a transação.

  1. Clique no link para concluir as etapas no produto Abrir este link em uma nova janela
  2. Na guia Pendente , pesquise e selecione a transação de despesa desejada.
  3. No menu suspenso Produto/serviço ▼, selecione o produto ou item da lista de itens.
    Observação: é necessário dividir a transação se você quiser usar as listas suspensas Produto/serviço e Conta na mesma transação.
  4. Clique em Publicar.

Você pode dividir as transações entre várias categorias para um monitoramento melhor.

  1. Clique no link para concluir as etapas no produto Abrir este link em uma nova janela
  2. Na guia Pendentes , selecione a transação que deseja dividir.
    Observação: se a opção for Corresponder, altere-a para Categorizar.
  3. Clique em Dividir , que abre a janela Transações de divisão .
  4. No menu suspenso Categoria ▼, selecione as categorias nas quais deseja dividir a transação.
  5. Informe um Valor para cada divisão de modo que a Diferença seja exibida $0.
  6. Preencha todas as informações necessárias.
    Observação: o nome do campo pode variar dependendo da transação.
  7. Clique em Dividir e adicione.
  • A imagem do cheque é desconectada quando os cheques são correspondidos a uma conta e convertidos em um pagamento de conta.
  • Se as transações bancárias conectadas não tiverem imagens de cheques anexadas automaticamente, seu banco não é compatível. No entanto, ele poderá ser suportado no futuro, conforme trabalhamos para estabelecer parceria com mais instituições financeiras.

Resultado

Após concluir essas etapas, suas transações bancárias estarão categorizadas corretamente em QuickBooks Online. Isso ajuda a manter registros financeiros precisos e garante que seus relatórios reflitam a atividade real.