Registrar um honorário ou depósito

Saiba como registrar um adiantamento ou depósito em QuickBooks Online.

Alguns negócios recebem honorários ou depósitos de clientes antes de realizar quaisquer serviços. Quando eles faturam os clientes por serviços, essas faturas são pagas usando o dinheiro dos depósitos.

Você pode configurar um processo de depósito ou honorário para sua empresa em QuickBooks Online. O honorário ou depósito é tratado como um passivo para mostrar que, embora seu negócio esteja retendo o dinheiro de um depósito ou adiantamento, ele não pertence a você até que seja usado para pagar serviços. Quando você fatura o cliente e recebe o pagamento, você transformará esse passivo em receita.

Etapa 1: crie uma conta do passivo

Primeiro, é necessário criar uma conta do passivo para monitorar o valor dos honorários antecipados que você recebe de seus clientes.

1. Acessar Definições e selecione Plano de contabilidade (levar-me lá).
2. Selecione Novo.
3. No menu suspenso Tipo de conta ▼ , selecione Passivos circulantes.
4. No menu suspenso Tipo de detalhe ▼ , selecione Contas fiduciárias do cliente - Passivos.
5. Insira um Nome para a conta (por exemplo, Passivos do fundo) ou aceite o nome sugerido.
6. Selecione umCódigo tributário padrão, insira um Saldo não pagoe uma data em .
7. Selecione Salvar e fechar.

Etapa 2: crie um item de honorário

1. Acessar Definições e selecione Produtos e serviços.
2. Selecione Novo.
3. Do painel de informações do Produto/Serviço , selecione Serviço.
4. Insira um nome para o novo item de produto ou serviço (por exemplo, Honorário).
5. No menu suspenso Conta de receitas ▼ , selecione a conta de passivo criada na Etapa 1.
6. Selecione Salvar e fechar.

O item de depósito agora pode ser selecionado ao criar uma fatura ou um recibo de venda para um depósito ou pagamento de depósito.

Etapa 3: crie uma conta bancária de passivo fiduciária (nem sempre necessário)

Nem todos precisam concluir a Etapa 3. Siga esta etapa se você mantiver o dinheiro de honorários e depósitos de clientes em uma conta fiduciária separada.

Se você mantiver o dinheiro em sua conta corrente, este procedimento será desnecessário. Em caso de dúvidas, tente refletir sua situação real o máximo possível.

1. Acessar Definições e selecione Plano de contabilidade (levar-me lá).
2. Selecione Novo.
3. No menu suspenso Tipo de conta ▼ , selecione Caixa e equivalentes-caixa.
4. No menu suspenso Tipo de detalhe ▼ , selecione Conta fiduciária do cliente.
5. Insira um Nome para a conta (por exemplo, Conta bancária de passivo fiduciário) ou aceite o nome sugerido.
6. Selecione umCódigo tributário padrão, insira um Saldoe uma data em .
7. Selecione Salvar e fechar.

Etapa 4: Criar recibo de venda ou fatura para depósitos ou honorários

Depois de configurar as contas e o honorário ou item de depósito, você pode começar a criar Recibos de venda para os depósitos ou honorários que receber.

Se você preferir faturar clientes para depósitos ou honorários em vez de recebê-los diretamente, pule para a Opção 2.

Opção 1: criar um recibo de venda

1. Clique em + Novo ou + Criar.
2. Selecione Recibo de venda.
3. Selecione o Nome do cliente no menu suspenso.
4. No menu suspenso Depósito em ▼ , selecione a conta bancária de passivo fiduciária separada que você criou, sua conta operacional principal ou a conta na qual este dinheiro será mantido.
5. Na coluna Produto/Serviço , selecione o item Revisor ou Depósito que você configurou.
6. Insira o valor recebido pelo honorário ou depósito na coluna Taxa ou Valor .
7. Selecione Salvar e fechar.

Além de adicionar o valor do adiantamento ou do depósito à conta bancária especificada, isso aumenta o valor na conta do passivo para mostrar que o dinheiro ainda não é seu e evitar tratá-lo como receita até mais tarde.

Opção 2: faturar clientes para depósitos ou honorários

Em vez de criar recibos de vendas (Opção 1), é possível faturar clientes. Veja como.

As etapas são semelhantes à criação de um recibo de venda, exceto que você não selecionará uma conta Depositar para até receber o pagamento da fatura.

1. Clique em + Novo ou + Criar.
2. Selecione Fatura.
3. Selecione o Nome do cliente na lista suspensa.
4. Na coluna Produto/Serviço , selecione o item Revisor ou Depósito que você configurou.
5. Insira o valor recebido pelo honorário ou depósito na coluna Taxa ou Valor .
6. Selecione Salvar e fechar.

Etapa 5: transforme honorários em créditos nas faturas

Quando você cobra um cliente pelos serviços que você realiza para ele, é possível transformar o honorário ou depósito recebido anteriormente em crédito em uma fatura e recebê-lo como um pagamento.

1. Crie uma fatura para seu cliente listando os serviços ou bens que você forneceu.
2. Na última linha da fatura, no campo Produto/Serviço , selecione o item Remuneração ou Depósito .
3. Digite o valor do honorário como negativo para subtraí-lo da fatura. Não é possível inserir um valor de honorário maior que o total da fatura. Uma fatura pode ter um total de zero, mas não um negativo.
4. Selecione Salvar e fechar.

Isso diminui o valor em sua conta de passivo e aplica o crédito à fatura de seu cliente, transformando-o em receita. O dinheiro agora é seu.

Etapa 6: transfira fundos de sua conta de passivo fiduciário para sua conta operacional

Se você criou uma conta bancária de passivo fiduciária separada para manter honorários ou depósitos, depois de transformar o honorário em receita, você pode transferir esse dinheiro para sua conta bancária operacional.

1. Clique em + Novo ou + Criar.
2. Clique em Transferência.
3. No menu suspenso "Transferir fundos de ▼" , selecione sua conta bancária do passivo fiduciário.
4. No menu suspenso Transferir fundos para ▼ , selecione a conta bancária atual.
5. Insira o valor que você recebeu como pagamento da fatura.
6. Selecione Salvar e fechar.

O dinheiro é registrado como tendo sido transferido da conta fiduciária especial para a conta corrente do seu negócio.

Monitorar depósitos ou honorários por cliente

Você pode monitorar o quanto de um honorário ou depósito você está mantendo para cada cliente no relatório Balanço patrimonial .

Para revisar honorários ou depósitos por cliente no relatório de balanço patrimonial :

1. Clique no link para concluir as etapas no produto
2. Clique emVisão geral da empresa.
3. Clique em Relatório de balanço patrimonial . 
4. No menu suspenso Período do relatório ▼ , selecione Todas as datas. Em seguida, gerar relatório.
5. Na seção de passivos, localize sua conta de passivo fiduciário.
6. Selecione o valor exibido para a conta para abrir o Relatório de transações dessa conta.
7. Selecione Personalizar.
8. No painel Personalizar relatório , selecione Linhas/colunas.
9. No menu suspenso Agrupar por ▼ , selecione Cliente.
10. Selecione Gerar relatório.

Agora é possível ver o saldo de adiantamento ou depósito de cada cliente, além de um registro das transações que afetaram esse saldo.

Para reduzir o número de resultados a serem exibidos, é possível alterar o período do relatório para exibir um intervalo mais restrito de datas ou selecionar o pequeno triângulo ao lado do nome de um cliente para recolher seus detalhes.

Pague as despesas do cliente com o dinheiro mantido na conta do passivo

Se sua empresa pagar as despesas do cliente usando o dinheiro mantido na conta do passivo, você deverá criar um item especial para monitorar essas despesas, pois elas não devem aparecer em seu relatório de resultado do exercício .

Por exemplo, se você é um escritório de advocacia que recebeu um acordo de um tribunal em nome de um cliente e paga as despesas médicas do cliente com dele, com a intenção de passar o restante ao cliente, você deve manter o acordo e pague as despesas de uma conta exclusiva para mantê-las separadas das contas corporativas.

Para configurar o item necessário, primeiro verifique se a opção Monitorar despesas e itens por cliente está ativada:

1. Acessar Definições e clique em Conta e configurações.
2. Selecione Despesas.
3. Na seção Despesas a prazo e à vista , clique no ícone de editar ✎.
4. Selecione Monitorar despesas e itens por cliente para ativá-lo.
5. Selecione Salvare Concluído.

As despesas e os itens agora são monitorados por cliente, permitindo que você veja as transações e seu efeito no honorário do cliente.

A próxima etapa é criar um item para monitorar essas despesas.

1. Acessar Definições e clique em Produtos e serviços.
2. Selecione Novo.
3. Selecione Não é estoque ou Serviço.
4. Insira um Nome que descreva para que o honorário é usado (por exemplo, Despesas médicas ou Liquidação líquida).
5. Desmarque a caixa de seleção Eu vendo este produto/serviço aos meus clientes .
6. No menu suspenso Conta de despesas ▼ , selecione a conta de passivo fiduciária que você criou.
7. Selecione Salvar e fechar.

O item do honorário foi criado. A próxima etapa é pagar as despesas do cliente.

1. Clique em + Novo ou + Criar.
2. Selecione Despesa.
3. Selecione o beneficiário ▼ no menu suspenso. O beneficiário pode ser um fornecedor, como outra empresa ou negócio, ou, se você estiver criando a despesa para dar todo ou parte do honorário ao cliente (por exemplo, para repassar um ajuste líquido a um cliente), selecione o cliente como beneficiário.
4. Selecione aconta de pagamentobancária para pagar a despesa. Se você tiver uma conta bancária fiduciária separada, selecione-a. Caso contrário, selecione sua conta operacional principal.
5. Na lista suspensa Produto/Serviço ▼ , na seção Detalhes do item , selecione a entrada de honorário que você acabou de criar.
6. Insira a Taxa, o Valorou outros detalhes sobre a despesa conforme necessário.
7. Selecione Salvar e fechar.

A despesa reduz sua conta de passivo e sua conta bancária escolhida sem afetar nenhuma de suas contas de despesas corporativas.