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Rôles et droits d’accès des utilisateurs dans QuickBooks en ligne

by Intuit•9• Dernière mise à jour : 11 décembre 2024

Découvrez les différentes options liées aux rôles et aux droits d’accès des utilisateurs.

Lorsque vous ajoutez un utilisateur dans QuickBooks en ligne, vous pouvez gérer ses rôles et limiter son accès à des tâches et à des données en particulier dans QuickBooks en ligne.

Note : L’appli mobile QuickBooks en ligne prend en charge les utilisateurs ayant un rôle d’accès administrateur ou un accès complet standard. Les utilisateurs ayant d’autres rôles doivent utiliser la version Web.

À propos des rôles d’utilisateur

Les rôles d’utilisateur de QuickBooks sont des autorisations personnalisées que vous pouvez accorder aux membres de votre équipe. Ils peuvent être configurés comme des rôles facturables ou non facturables. Les utilisateurs facturables sont pris en compte dans votre limite d’utilisateurs, alors que les utilisateurs non facturables ne le sont pas. Cliquez ici pour en savoir plus sur les limites d’utilisateurs de votre abonnement.

Vous pouvez également inviter votre comptable en tant qu’utilisateur du cabinet afin qu’il puisse consulter votre fichier d’entreprise QuickBooks.

Note : Les utilisateurs ayant des rôles sans droits d’administrateur ne peuvent pas ajouter, modifier ou supprimer des utilisateurs administrateurs, même s’ils ont reçu l’autorisation de gérer les utilisateurs.

Apprenez-en davantage sur les différents rôles d’utilisateur dans QuickBooks en ligne :

Nom du rôle	Facturable (pris en compte dans la limite d’utilisateurs) ou non facturable	Détails des droits d’accès
Administrateur principal	Facturable	L’administrateur principal est l’utilisateur principal qui a accès à toutes les sections du compte QuickBooks. Il peut gérer tous les utilisateurs et effectuer d’autres tâches administratives. Par défaut, l’administrateur principal est la personne qui a initialement configuré le compte. Si vous devez désigner un nouvel administrateur principal, vous pouvez transférer le rôle à un autre utilisateur.
Administrateur de l’entreprise	Facturable	L’administrateur de l’entreprise a accès à toutes les sections du compte QuickBooks. Il peut effectuer les mêmes tâches que l’administrateur principal, sauf modifier et supprimer les droits d’accès de l’administrateur principal.
Accès complet standard	Facturable	Les utilisateurs auxquels ce rôle est attribué peuvent accéder à tout ce qui se trouve dans les sections Clients, Ventes, Fournisseurs et Dépenses. Ils peuvent également faire ce qui suit : • Ajouter, modifier et supprimer des employés • Modifier les préférences • Afficher le registre des activités • Créer, modifier et supprimer des budgets • Ajouter, modifier et supprimer des comptes • Afficher et catégoriser les connexions bancaires en ligne • Effectuer des dépôts et des virements • Rapprocher des comptes et créer des écritures de journal • Afficher tous les rapports • Gérer les données et les paramètres de taxe de vente • Accéder à la devise et à la fonction multidevise et les gérer • Gérer la paie si QuickBooks en ligne Paie est activé
Comptable à l’interne	Facturable	Note : Ce rôle était auparavant appelé « Accès complet standard sans la paie ». Il a été renommé en mai 2024. Les utilisateurs auxquels ce rôle est attribué peuvent accéder à tous les outils de tenue des livres et de comptabilité, ainsi qu’aux rapports financiers. Ils n’ont pas accès à la paie ni aux tâches d’administration, comme la gestion des utilisateurs. Ils peuvent accéder à tout ce qui se trouve dans les sections Clients, Ventes, Fournisseurs et Dépenses. Ils peuvent également faire ce qui suit : • Afficher le registre des activités • Créer, modifier et supprimer des budgets • Ajouter, modifier et supprimer des comptes • Afficher et catégoriser les connexions bancaires en ligne • Effectuer des dépôts et des virements • Rapprocher des comptes et créer des écritures de journal • Afficher tous les rapports, sauf les rapports de paie • Gérer les données et les paramètres de taxe de vente • Accéder à la devise et à la fonction multidevise et les gérer
Gestionnaire des comptes clients	Facturable	Note : Ce rôle était auparavant appelé « Accès limité standard – Clients seulement ». Il a été renommé en mai 2024. Il comprend maintenant l’accès à l’enregistrement des dépôts bancaires. Les utilisateurs auxquels ce rôle est attribué ont toutes les autorisations relatives aux rapports sur les ventes, sur les clients et sur les comptes clients (CC). Ils peuvent faire ce qui suit : • Saisir des devis, des factures, des reçus de vente, des notes de crédit et des remboursements • Saisir des frais et des crédits • Créer et supprimer des relevés de compte • Recevoir des paiements de clients • Remplir des feuilles de temps pour tous les employés • Ajouter, modifier et supprimer des clients, des produits et des services • Saisir des dépôts bancaires • Afficher les rapports sur les clients et les comptes clients • Afficher les taux d’imposition et les paramètres des administrations fiscales • Utiliser et rajuster la taxe de vente dans les opérations de vente et les écritures du journal général (p. ex. remplacer manuellement les montants de taxe calculés) • Ajouter, modifier et supprimer des devises • Modifier des taux de change • Ajouter, modifier et supprimer des projets • Ajouter des factures, des heures travaillées et des devis et recevoir des paiements pour des projets Ils ne peuvent pas faire ce qui suit : • Imprimer des chèques (y compris des chèques de remboursement) • Créer des factures à payer et des achats facturables aux clients • Ajouter, modifier et supprimer des comptes et des quantités en stock • Afficher des registres bancaires • Consulter le total des revenus et des dépenses sur les pages Accueil, Fournisseur et Client • Préparer et soumettre une déclaration de taxe de vente et enregistrer les paiements de taxe de vente • Configurer la fonction multidevise • Effectuer des rajustements de la devise locale • Ajouter des dépenses, des factures à payer et des bons de commande à des projets
Gestionnaire des comptes fournisseurs	Facturable	Note : Ce rôle était auparavant appelé « Accès limité standard – Fournisseurs seulement ». Il a été renommé en mai 2024. Les utilisateurs auxquels ce rôle est attribué ont toutes les autorisations relatives aux rapports sur les dépenses, sur les fournisseurs et sur les comptes fournisseurs (CF). Ils peuvent faire ce qui suit : • Saisir les factures à payer aux fournisseurs • Saisir les achats payés au comptant et par carte de crédit • Payer des factures, émettre des chèques et afficher des rapports détaillés sur les chèques • Imprimer des chèques (sauf les chèques de remboursement) • Ajouter, modifier et supprimer des fournisseurs, des produits et des services • Afficher des rapports sur les fournisseurs et sur les comptes fournisseurs • Afficher les taux d’imposition et les administrations fiscales • Utiliser et rajuster la taxe de vente sur les achats, les opérations sur carte et les opérations bancaires, y compris le remplacement des montants de taxe de vente calculés • Exécuter des rapports de taxe ou consulter l’historique de la taxe de vente • Préparer et soumettre les déclarations de taxe de vente et enregistrer les paiements de taxe de vente • Ajouter, modifier et supprimer des devises • Modifier des taux de change Ils ne peuvent pas faire ce qui suit : • Ajouter, modifier et supprimer des comptes et des quantités en stock • Afficher des registres bancaires • Configurer de nouvelles administrations fiscales ou modifier les paramètres d’imposition, les taux d’imposition, les méthodes d’imposition ou les paramètres des administrations fiscales • Configurer la fonction multidevise • Effectuer des rajustements de la devise locale
Standard – Pas d’accès	Facturable	Cet utilisateur ne peut pas accéder aux fonctions de comptabilité dans QuickBooks en ligne. Il peut uniquement soumettre des feuilles de temps.
Accès limité standard – Clients et fournisseurs	Facturable	Note : Ce rôle n’est plus offert et ne peut plus être attribué aux nouveaux utilisateurs depuis mai 2024. Toutefois, pour les utilisateurs existants auxquels ce rôle a été assigné, le rôle continue de fonctionner comme avant. Les utilisateurs auxquels ce rôle est attribué ont toutes les autorisations relatives aux sections Clients, Ventes, Fournisseurs et Dépenses. Ils peuvent faire ce qui suit : • Saisir des devis, des factures, des reçus de vente, des notes de crédit, des remboursements, des frais et des crédits • Créer et supprimer des relevés de compte • Recevoir des paiements de clients • Remplir des feuilles de temps pour tous les employés • Ajouter, modifier et supprimer des clients, des fournisseurs, des produits et des services • Afficher les registres des clients • Afficher les rapports sur les clients et les comptes clients • Afficher des rapports sur les fournisseurs et sur les comptes fournisseurs • Saisir les factures à payer aux fournisseurs • Payer des factures, émettre et imprimer des chèques et afficher les rapports sur les chèques • Créer des factures à payer et des achats facturables aux clients • Saisir les achats payés au comptant et par carte de crédit • Ajouter, modifier et supprimer des projets • Ajouter des factures, des dépenses, des factures à payer, des heures travaillées, des bons de commande et des devis de projet et recevoir des paiements pour des projets Ils ne peuvent pas faire ce qui suit : • Ajouter, modifier et supprimer des comptes et des quantités en stock • Afficher des registres bancaires • Consulter le total des revenus et des dépenses sur les pages Accueil, Fournisseur et Client
Utilisateur personnalisé	Facturable	Les rôles personnalisés vous permettent de créer vos propres rôles et de définir les droits d’accès à des sections en particulier de QuickBooks en ligne. Ainsi, vous avez encore plus de contrôle sur ce que votre équipe peut voir et faire. Cliquez ici pour en savoir plus sur l’ajout d’utilisateurs clients dans QuickBooks en ligne Avancé.
Directeur des ventes	Facturable	Les utilisateurs auxquels ce rôle est attribué ont accès uniquement aux opérations de vente et aux clients. Ce rôle fait uniquement partie des options de QuickBooks en ligne Avancé.
Gestionnaire des dépenses	Facturable	Les utilisateurs auxquels ce rôle est attribué ont accès uniquement aux opérations de dépenses et aux fournisseurs. Ce rôle fait uniquement partie des options de QuickBooks en ligne Avancé.
Gestionnaire des stocks	Facturable	Les utilisateurs auxquels ce rôle est attribué ont accès uniquement aux stocks et aux fournisseurs. Ce rôle fait uniquement partie des options de QuickBooks en ligne Avancé.
Gestionnaire de la paie	Facturable	Les utilisateurs auxquels ce rôle est attribué ont accès uniquement à la paie, aux dépenses et aux rapports de paie. Ce rôle fait uniquement partie des options de QuickBooks en ligne Avancé.
Afficher les rapports de l’entreprise	Non facturable	Les utilisateurs de rapports seulement peuvent afficher tous les rapports, à l’exception des rapports qui contiennent des données de paie ou des coordonnées. Ces utilisateurs ne peuvent pas accéder au journal de bord. Ils peuvent créer des rapports personnalisés et ajouter des groupes de rapports, mais ils ne peuvent pas afficher les opérations.
Suivi des heures travaillées seulement	Non facturable	Ce rôle convient aux employés et aux fournisseurs qui doivent faire le suivi des heures travaillées. Ils peuvent seulement saisir des feuilles de temps pour eux-mêmes et ont uniquement accès aux feuilles de temps et aux rapports des heures travaillées. Ce rôle d’utilisateur n’est pas disponible pour les comptes QuickBooks en ligne connectés à QuickBooks Time. Le rôle d’utilisateur Suivi des heures travaillées seulement est supprimé lorsque QuickBooks Time est intégré. Cliquez ici pour savoir comment saisir les fournisseurs qui doivent faire le suivi des heures travaillées.
Suivi des heures travaillées et soumission de demandes de remboursement des dépenses	Non facturable	Les utilisateurs auxquels ce rôle est attribué peuvent ajouter leurs propres feuilles de temps et soumettre des demandes de remboursement des dépenses.
Demandeur de remboursement des dépenses	Non facturable	Ce rôle peut être utilisé pour les employés qui ont seulement besoin de soumettre des demandes de remboursement des dépenses. Ce rôle fait uniquement partie des options de QuickBooks en ligne Avancé.

Rôles de QuickBooks en ligne Paie

Les rôles suivants sont accessibles uniquement dans le cadre d’un abonnement à QuickBooks en ligne Paie.

Nom du rôle	Facturable	Détails des droits d’accès
Gestionnaire des ressources humaines	Facturable	Les utilisateurs auxquels ce rôle est attribué ont toutes les autorisations dans QuickBooks Paie et Time. Ils peuvent faire ce qui suit : • Ajouter, modifier et supprimer des employés • Exécuter la paie et afficher les rapports de paie • Approuver des feuilles de temps • Gérer les avantages sociaux Ils ne peuvent pas faire ce qui suit : • Gérer les utilisateurs • Afficher les dépenses, les ventes, les opérations bancaires et les données financières de l’entreprise

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