Avantages d’utiliser un logiciel de paie au Canada

Découvrez tous les avantages de l’automatisation logiciel de paie. Découvrez ce qu’il faut rechercher et les fonctions essentielles du meilleur logiciel de paie au Canada.

La gestion de la paie est une tâche essentielle de toute PME. Il y a beaucoup de facteurs à prendre en compte lors de l’élaboration d’un système de paie. Garder le cap sur l’évolution des taux d’imposition, des versements, des échéanciers de paiement et plus encore peut être fastidieux, en plus d’ouvrir la porte à l’erreur humaine. Un système de paie automatisé peut vous aider à rester organisé, à respecter les lois et à offrir à vos employés un niveau de transparence impossible à atteindre avec un processus de paie manuel.

Il y a de nombreux avantages à passer à une paie automatisée, y compris la possibilité d’ajouter plusieurs bénéficiaires, de tirer parti d’un système de stockage infonuagique, et plus encore.

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Quels sont les avantages d’un logiciel de paie en ligne?

QuickBooks Paie vous permet de garder un œil sur tous les documents de votre entreprise. Avec l’ajout d’un logiciel de paie automatisé, QuickBooks peut s’assurer que tous vos employés seront payés avec exactitude et à temps.

Restez organisé

Avec tout au même endroit, il est très facile de rester organisé. Une fois que vous aurez ajouté un logiciel de paie à votre compte QuickBooks, vous obtiendrez une vue d’ensemble de la santé de votre entreprise. Avec les rapports intégrés à l’application, le tableau de bord de la paie et les rapports financiers, il n’a jamais été aussi facile d’avoir une vue d’ensemble du rendement de votre entreprise.

Ces rapports vous aideront à déterminer combien vous payez en impôts et si votre processus de paie comporte des lacunes, et vous donneront une vue d’ensemble des avantages sociaux et des questions importantes telles que l’indemnisation des accidentés du travail. Ces rapports en temps réel vous donneront un aperçu précis de ce qui se passe dans votre entreprise.

Précision

QuickBooks Paie garantira également que vos employés seront payés correctement. Le logiciel de paie vous permet de configurer différents échéanciers et fréquences de paie, et calcule automatiquement les déductions appropriées telles que le RPC, l’AE ou l’indemnité de congés payés. Il suivra également l’évolution des taux d’imposition en temps réel pour s’assurer que vos employés reçoivent la bonne paie à chaque fois.

De plus, pour garantir que vos employés sont payés pour les heures travaillées, QuickBooks Paie se synchronise avec leurs feuilles de temps.

Si vous êtes au Québec et que vous versez également des impôts à Revenu Québec, QuickBooks Paie calculera les déductions telles que les cotisations au Régime des rentes du Québec (RRQ) et au Régime québécois d’assurance parentale (RQAP).

Système de stockage infonuagique

Un système de paie automatisé a un système de stockage infonuagique, donc il est accessible à tous et il synchronise les données sur tous les appareils en temps réel. Les systèmes infonuagiques sont également compatibles avec les applications mobiles, ce qui signifie que vos employés peuvent accéder à leurs fiches de paie et à d’autres renseignements sur la paie à partir de leur téléphone.

Les systèmes de stockage infonuagique stockeront vos renseignements sur la paie sur des serveurs à distance et ne seront accessibles qu’au moyen d’une connexion sécurisée. Ils sauvegardent également les données en toute sécurité en cas de panne de votre appareil numérique.

Une période d’impôt sans stress

L’automatisation donne l’assurance que tout sera organisé pour la période des impôts. Comme nous l’avons déjà mentionné, QuickBooks + Paie prend automatiquement en compte les déductions et les taxes de vente au mois d’avril. Vous pouvez également soumettre vos versements et vos cotisations sociales directement dans l’application!

Une autre fonction du logiciel QuickBooks Paie comprend la préparation automatique des feuillets T4 et T4A, et des relevés 1 pour vos employés. Le logiciel stocke également un relevé d’emploi complet qui sera automatiquement transmis à Service Canada au besoin.

Transparence de la paie

Avec toute l’information stockée en toute sécurité, QuickBooks Paie donne un aperçu clair de votre paie pour vous et pour vos employés. Autorisez vos employés à accéder à leurs fiches de paie et à leurs formulaires de paie dans QuickBooks Main-d’œuvre. Ils pourront également mettre à jour leurs renseignements, et faire le suivi de leurs jours de vacances et de leurs déductions.

QuickBooks Paie vous donne également la possibilité d’externaliser votre système de paie. Il vous suffit de rendre vos documents comptables accessibles à un partenaire de la paie.

Bénéficiaires et types de paiement multiples

QuickBooks Paie facilite la gestion de votre main-d’œuvre diversifiée. Qu’il s’agisse d’entrepreneurs ou d’employés, de salaires annuels ou de salaires horaires, un logiciel de paie automatisé s’occupera de tout! Il suffit d’un simple clic sur un bouton dans l’application mobile ou de bureau. Vous pouvez activer automatiquement les dépôts directs pour transférer des fonds dans les comptes de vos employés, peu importe où ils se trouvent.

Assurez-vous que le logiciel de paie répond à vos besoins et à ceux de vos employés. QuickBooks Paie offre de nombreuses options pour la fréquence de la période de paiement.

Augmentez l’efficacité

La gestion de la paie peut prendre beaucoup plus de temps s’il ne s’agit pas de votre point fort. Même si vous avez un employé dévoué qui a de l’expérience dans le domaine de la paie, la saisie manuelle de la paie prend plus de temps qu’avec un système de paie en ligne. Vous pouvez faire le travail beaucoup plus rapidement, ce qui vous laisse, à vous ou au membre du personnel désigné, plus de temps pour vous attaquer aux autres tâches à accomplir.

Le système traite les calculs automatiquement; vous n’avez donc pas à saisir l’information ligne par ligne, puis à vérifier votre travail. Après la configuration initiale de la paie avec l’information sur chaque employé, le système de paie nécessite très peu d’interventions de votre part. Vous saisissez les heures pour la période de paie ainsi que les circonstances spéciales, comme les primes, les heures supplémentaires ou les congés, et le système s’occupe du reste. C’est beaucoup plus rapide que de saisir manuellement chaque élément d’information à chaque période de paie.

Économisez de l’argent

Une paie plus efficace vous permet également d’économiser de l’argent. Le temps, c’est de l’argent. Lorsque vous passez votre temps à gérer la paie, cela vous empêche d’accomplir d’autres tâches plus lucratives pour votre entreprise. Lorsqu’un membre de l’équipe fait le travail, vous payez un salaire pour les heures de travail correspondantes. Une paie plus rapide signifie que vous dépensez moins en salaire pour cette tâche.

Les logiciels de paie sont également plus économiques que le recours à des sources externes. Les systèmes de paie facturent généralement des frais mensuels pour l’accès au programme. Ces frais sont généralement inférieurs à ce que vous paieriez à un employé à temps plein ou à un pigiste spécialiste de la paie pour faire le travail. Bien qu’il soit logique d’externaliser les tâches de paie dans certains cas, vous pourriez trouver le travail plus facile et plus rentable lorsque vous utilisez des services en ligne.

Réduisez la fraude et les problèmes fiscaux

L’utilisation d’un logiciel de paie en ligne peut réduire les risques de fraude au sein de votre entreprise. Le système gère les calculs, ce qui rend la manipulation des chiffres plus difficile. Le programme crée également une piste de vérification qui facilite le suivi des activités et vous permet de vérifier que la paie est gérée de façon efficace. Même si vous ne soupçonnez pas un employé de fraude, la mise en place de cette mesure de sauvegarde assure votre tranquillité d’esprit à l’avenir.

Cette piste de vérification est également utile lors de la période des impôts. Le système calcule automatiquement les montants d’impôt pour vous afin de faciliter les retenues à la source et le paiement des impôts. Le logiciel en ligne est également mis à jour automatiquement au fil de l’évolution des lois fiscales ou des calculs pour vous aider à éviter les problèmes liés au paiement des cotisations sociales. Il assure également votre conformité aux lois fiscales provinciales et fédérales.

Obtenez des conseils d’expert

Vous avez de la difficulté à configurer la paie? QuickBooks vous jumelera avec un spécialiste de la paie qui vous aidera à configurer et à exécuter votre première paie et vous offrira un soutien gratuit pendant votre expérience d’intégration.

Vous pourrez configurer un système de paie qui convient à votre entreprise et qui respecte les lois fiscales de votre province. Réservez une démonstration avec l’un de nos spécialistes dès aujourd’hui pour découvrir l’outil.

Conseils et astuces en matière de paie

Choisissez une solution logicielle de paie robuste

La gestion de la paie pour les petites entreprises exige de la précision. Il est donc préférable d’utiliser un logiciel de haute qualité qui gère la plupart des fonctions pour vous tout en vous protégeant contre les erreurs potentielles. Examinez les principales solutions logicielles de paie telles que QuickBooks en ligne lorsque vous avez besoin de plusieurs niveaux de soutien pour votre petite entreprise. Que vous ayez besoin d’une solution simple pour la paie et la production des déclarations de taxes ou d’une option plus puissante qui inclut le dépôt direct et les paiements, un excellent logiciel de comptabilité allège votre charge de travail et vous donne plus de temps pour vous concentrer sur la croissance de votre entreprise.

Payez les cotisations sociales dans les délais

La déduction, le paiement et la déclaration des cotisations sociales sont des éléments essentiels à la bonne gestion d’une entreprise. En respectant les exigences de soumission et en effectuant les paiements dans les délais, vous pouvez éviter des pénalités, des amendes et des frais d’intérêt potentiellement coûteux. La mise de côté de fonds pour les cotisations sociales chaque semaine, toutes les deux semaines ou chaque mois vous aide à rester en conformité. En mettant en place ce type de système, vous aurez l’esprit tranquille, sachant que vous pouvez payer bien avant la date limite.

Configurez un compte bancaire distinct uniquement pour la paie

Il est essentiel de surveiller le montant d’argent comptant disponible pour payer vos dépenses d’entreprise. Si l’argent pour payer toutes vos factures et dépenses réside dans un seul compte, il devient plus difficile de surveiller votre argent. Comme la paie des employés est l’une des fonctions les plus importantes de votre petite entreprise, songez à établir un compte bancaire distinct exclusivement pour la paie. Un compte chèques de paie de petite entreprise vous permet de vérifier facilement que vous disposez des fonds nécessaires pour couvrir les chèques de paie de vos employés. Il est également plus facile de faire le suivi des taxes et impôts que vous versez régulièrement au gouvernement.

Envisagez de verser des salaires annuels à vos employés

Les salaires annuels offrent une plus grande prévisibilité que les salaires horaires, et ils ont tendance à rester stables au fil du temps. Les salaires horaires peuvent varier considérablement, en particulier lorsque vous tenez compte des heures supplémentaires. Cela signifie que, du point de vue de la paie, les salaires annuels vous aident à établir votre budget de manière plus cohérente que les salaires horaires. Les salaires annuels simplifient le processus de paiement pour les petites entreprises.

Planifiez les dépenses liées à la paie

Maintenant que vous avez un plan pour mettre de l’argent de côté pour couvrir les salaires annuels de vos employés, ajoutez d’autres dépenses à prendre en compte pour gérer la paie de votre petite entreprise. Avec des employés salariés à temps plein, vous devez inclure les cotisations sociales, les cotisations de contrepartie au régime de retraite et les avantages sociaux dans la rémunération globale. Le logiciel de paie pour petites entreprises de QuickBooks gère ces ajouts en toute transparence au fur et à mesure et vous permet de supprimer facilement les travailleurs qui quittent leur emploi.

Si vous êtes au Québec et que vous versez des impôts à Revenu Québec, visitez son site Web pour en savoir plus sur les retenues à la source et les contributions de l’entreprise.

Classez les travailleurs correctement

La paie et les chèques de paie sont traités très différemment selon qu’il s’agit d'employés ou de travailleurs autonomes. La classification de l’emploi a une incidence sur les droits des travailleurs à recevoir des prestations d’assurance-emploi et de retraite, ainsi que sur leur traitement fiscal. Vous payez moins de charges salariales pour les entrepreneurs indépendants, mais vous devez classer les emplois pour protéger votre entreprise et les droits de vos travailleurs.

Si vous ne savez pas comment classer les travailleurs, passez en revue les lignes directrices de l’Agence du revenu du Canada (ARC) ou demandez une décision avant d’établir ces classifications.

Si vous êtes au Québec, consultez le site Web de Revenu Québec pour savoir si vous devez classer une personne comme employé ou travailleur autonome.

Vous comptez sur vos employés pour faire un excellent travail pour vous et vos clients, et vos employés comptent sur vous pour les rémunérer de façon appropriée, au complet et en temps opportun. En retour, QuickBooks vous aide à faire le suivi de la santé financière de votre petite entreprise afin que vous ayez tous des chèques de paie fiables. Abonnez-vous à QuickBooks Paie pour démarrer votre système de paie dès aujourd’hui!

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