Qu’est-ce qu’une demande de propositions?

Supposons qu’une entreprise envisage d’entreprendre un projet complexe qui nécessite une expertise et des ressources externes. Dans ce cas, de nombreuses organisations utiliseront une demande de proposition, ou DP, pour obtenir les services professionnels nécessaires. Ces documents offrent un moyen simple de solliciter du travail auprès de parties expérimentées, ce qui en fait un outil précieux dans la boîte à outils de votre petite entreprise  .

Cet article explique en quoi consiste une demande de propositions, qui utilise cette demande, ce qui devrait être inclus dans le document et un modèle de demande de proposition téléchargeable gratuitement .

Appel d’offres – Signification d’une demande de propositions

Une demande de propositions, ou DP, est un document qu’une entreprise crée pour faire connaître un projet ou un projet futur à des entrepreneurs potentiels ou à des entreprises qui peuvent aider à réaliser le projet. Cette proposition est annoncée publiquement pour solliciter d’autres personnes afin qu’elles soumettent des offres pour les travaux en question .

Une demande de proposition est généralement le premier document créé pour lancer le projet. Il invite les entrepreneurs potentiels à travailler avec l’entreprise et leur offre la possibilité de soumissionner pour le contrat du projet.

Il appartient aux entreprises qui annoncent leur demande de propositions de sélectionner l’un des soumissionnaires proposés pour réaliser le projet en fonction des critères qu’elles ont énoncés dans la demande .

Exemple d’appel d’offres

Ethan est propriétaire d’un restaurant d’une chaîne d’établissements de restauration fine appelée Ethan's Eatery. Il cherche à mettre à jour le système de point de vente et le système de gestion des stocks pour l’ensemble de sa chaîne de restaurants à l’aide d’une solution personnalisée. Étant donné qu’il s’agit d’un aussi grand nombre de processus internes, Ethan souhaite s’assurer l’expertise de professionnels, puisqu’il ne peut pas s’occuper de ce projet en particulier lui-même .

Par conséquent, Ethan pourrait décider de créer une demande de propositions, annonçant aux entrepreneurs locaux et aux entreprises de TI qu’il est à la recherche d’un tiers pour superviser ce projet d’envergure. Dans ce cas, Élizabeth décrit ce qu’il veut pour ses systèmes de gestion des stocks et de paiement, y compris son budget, ses échéanciers et les normes d’évaluation des propositions soumises. Toute cette information serait placée dans la demande de proposition du restaurant .

Une fois terminé, Ethan peut publier la proposition finale en ligne à l’aide d’un site Web d’approvisionnement local ou portail pour ce faire .

Appel d’offres vs appel de propositions vs DDR

Une demande de devis est un document que les entreprises utilisent pour solliciter des produits ou des services auprès de fournisseurs publics. Un appel d’offres présente la qualité et la quantité spécifiques nécessaires pour un produit ou un service pour lequel les fournisseurs peuvent soumissionner, y compris une liste détaillée des prix. Cela diffère des appels d’offres, car il ne couvre que le coût des services ou des produits requis, et non le projet dans son intégralité, et survient généralement après l’appel d’offres dans le processus d’appel d’offres .

D’autre part, une DDR, ou demande de renseignements, est créé par une organisation lors de la conception d’un projet, d’un service ou d’un produit futur. Cela se produit à un moment différent du processus d’appel d’offres, avant la DP .

Dans l’ensemble, une demande de prix et une demande de renseignements sont des documents plus courts et moins compliqués qui éduquent les fournisseurs et les soumissionnaires ou quantifient ce qui est attendu d’eux .

Qui utilise les appels d’offres?

De nombreux organismes gouvernementaux utilisent une demande de propositions pour solliciter du travail équitablement et ouvertement. Les entreprises publiques, les entreprises privées et les organismes sans but lucratif utilisent également ce processus objectif pour sélectionner les bons fournisseurs pour l’entreprise proposée. En général, les organisations de toutes sortes demandent des propositions lorsque le projet est long et complexe.

À quoi sert une demande de propositions?

Les entreprises utilisent le processus de demande de propositions pour annoncer des projets et donner l’occasion aux fournisseurs ou entrepreneurs intéressés et qualifiés de soumissionner pour le projet en question .

Une demande de propositions énonce les lignes directrices précises que les soumissionnaires doivent respecter lorsqu’ils soumettent leurs propositions aux fins d’examen. Cette demande doit être aussi transparente que possible, afin que tous les soumissionnaires potentiels sachent clairement ce qui est attendu d’eux .

Que devrait inclure le processus de demande de propositions?

En général, les demandes de propositions couvrent tous les aspects d’un projet, peu importe le travail ou le secteur d’activité. Pour cette raison, le processus de demande de propositions doit être exhaustif et décrire l’ensemble des travaux requis, y compris l’information sur l’entreprise qui demande de l’aide, les tâches requises des soumissionnaires ou des fournisseurs et les critères en fonction desquels ils seront évalués .

Dans cette optique, une demande de propositions doit inclure les éléments suivants :

1. Sommaire du projet : Un aperçu devrait être placé au début d’une demande de propositions, résumant la portée du projet et abordant tous les aspects ci-dessous .
2. Renseignements sur l’entreprise : Il est préférable d’inclure des renseignements généraux sur votre entreprise, y compris votre énoncé de mission, vos concurrents de l’industrie et les produits ou services offerts par l’entreprise. Cet aperçu aidera les personnes qui soumettent des projets à personnaliser leur approche du projet en fonction de votre mission.
3. Objectifs du projet : Assurez-vous de décrire tous les éléments du projet, les tâches et les produits livrables nécessaires pour mener à bien le projet proposé .
4. Calendrier du processus de sélection : Indiquez combien de temps prendra le processus de sélection pour trouver le bon soumissionnaire, même s’il s’agit d’une estimation. Cela permet au fournisseur potentiel de se faire une idée du temps qu’il devra attendre pour obtenir une réponse du processus d’approvisionnement .
5. Critères de sélection : Énumérez toutes les attentes des fournisseurs qui doivent être satisfaites pour que leur soumission soit retenue. Notez les compétences, l’expérience et le niveau d’expertise nécessaires pour mener à bien le projet .
6. Exigences pour la proposition : Décrivez ce qui est nécessaire pour les soumissions, y compris quand et où soumettre les propositions, la date limite pour les soumissions, les aspects spécifiques du projet et la façon dont le soumissionnaire aborderait et achèverait chaque étape.
7. Calendrier du projet : Indiquez l’heure à laquelle vous voulez commencer le projet et les échéances que vous voulez respecter ou viser à terminer, en tenant compte d’un échéancier précis. Les entreprises peuvent proposer une date limite stricte que les soumissionnaires doivent respecter ou une date limite souple, ce qui permet une certaine souplesse pour trouver le bon candidat .
8. Revers ou risques possibles : Énumérez tous les risques potentiels ou les obstacles que le projet pourrait rencontrer ou auxquels les fournisseurs potentiels pourraient être confrontés .
9. Budget du projet : Indiquez le budget total pour l’ensemble du projet afin que les fournisseurs sachent combien le projet sera payé avant qu’ils ne soumissionnent pour le projet .

Par conséquent, pour créer un document de demande détaillé et assurer une portée du projet, votre organisation devrait viser à inclure tous les renseignements indiqués ci-dessus. Les entreprises peuvent utiliser un modèle de demande de propositions pour faciliter ce processus .

Modèle de demande de propositions

N’hésitez pas à télécharger ce modèle d’appel d’offres que votre petite entreprise utilisera pour annoncer votre prochain projet et lancer le processus d’approvisionnement .

Ces modèles peuvent également aider les fournisseurs et les soumissionnaires à se préparer pour un projet. En se familiarisant avec la structure de cette demande, ils seront mieux préparés à répondre à l’appel lorsqu’il se produira .

Télécharger ce modèle de demande de proposition

Que se passe-t-il après l’approbation d’une demande de propositions?

Il peut être difficile de trouver le bon entrepreneur ou le bon fournisseur pour un projet. Parfois, les organismes gouvernementaux ou les entreprises peuvent prendre une éternité pour passer au crible toutes les propositions et décider de la bonne. Il est donc essentiel de préparer des appels de propositions aussi détaillés que possible pour trouver les meilleurs candidats .

Qu’il s’agisse de sélectionner un entrepreneur ou un soumissionnaire pour l’appel d’offres de votre entreprise ou de proposer vous-même une soumission à la proposition d’une partie, les entreprises peuvent facilement envoyer des devis et des propositions à l’aide de QuickBooks en ligne. Ce logiciel comptable de qualité offre un ensemble complet de fonctions qui peuvent aider les propriétaires de petites entreprises à réussir .

Une fois qu’une soumission est acceptée, assurez-vous d’être prêt à établir les coûts et la facturation proportionnelle du projet afin de bien démarrer votre projet. Avec QuickBooks en ligne suivi des dépenses, facturation progressive, et logiciel de suivi des heures travaillées, votre entreprise peut démarrer immédiatement. Essayez la version gratuite dès aujourd’hui!