En quoi consiste la période de paie?

Si vous êtes employeur, plusieurs responsabilités vous incombent, dont plusieurs reliées à la gestion de vos employés. Vous devez notamment embaucher des employés, réaliser des entrevues ainsi qu’établir les responsabilités et les tâches de chacun. Toutefois, l’une de vos tâches les plus importantes à titre d’employeur consiste à fixer la période de paie de votre entreprise, c’est-à-dire la fréquence à laquelle vous payez vos employés. Le ferez-vous chaque semaine, toutes les deux semaines ou bimensuellement? En établissant la période de paie de votre entreprise, vous veillez à ce que vos employés soient payés correctement pour leur travail.

Dans cet article, nous présentons en quoi consiste une période de paie, quels types de périodes de paie existent et comment choisir celui qui convient à votre entreprise, en plus de répondre aux questions les plus fréquemment posées. Comme vos employés travaillent fort, vous voulez faire en sorte qu’ils soient rémunérés pour le temps qu’ils consacrent à leurs tâches et le dévouement dont ils font preuve. Vous pouvez y arriver en commençant par établir une période de paie.

En quoi consiste une période de paie?

Une période de paie, ou un échéancier de paie, correspond au nombre récurrent d’heures travaillées pour lequel un employé est payé. La fréquence à laquelle vous payez vos employés dépend toutefois de la durée de votre période de paie. Vous pouvez choisir une période de paie hebdomadaire, à la quinzaine, mensuelle ou bimensuelle. La durée de votre période de paie dépend de plusieurs facteurs, notamment du type d’employés que vous payez et si vous les rémunérez pour les heures supplémentaires. Il existe deux types d’employés : les employés salariés et les employés horaires.

Établir une période de paie est primordial parce que celle-ci vous permet de veiller à ce que vos employés soient payés correctement pour leurs heures travaillées. La période de paie facilite également le traitement de la paie et la production des rapports mensuels que vous devez remettre à titre d’employeur, par exemple sur vos dépenses, vos impôts et vos assurances.

Types de périodes de paie

Comment fonctionnent les périodes de paie? Qu’est-ce qu’un échéancier de paie? À quelle fréquence mes employés seront-ils payés? Nous répondrons à ces questions ci-dessous.

Il existe plusieurs types de périodes de paie, mais les plus courantes sont les périodes hebdomadaire, à la quinzaine, mensuelle et bimensuelle. Notez également que le nombre total de paies versées au cours d’une année varie en fonction du type de période de paie choisi. Celui qui convient à votre entreprise dépend du type d’employés que vous payez et si vous les rémunérez pour les heures supplémentaires. Examinons maintenant chaque type de période de paie.

• Hebdomadaire : Un employé payé chaque semaine reçoit 52 chèques de paie par année. Les employés horaires et les employés à temps partiel sont habituellement payés chaque semaine. Les périodes de paie hebdomadaires sont idéales pour les employés qui ont tendance à faire des heures supplémentaires ou dont les quarts de travail changent d’une semaine à l’autre. Ces employés doivent ainsi noter les heures travaillées au cours de la semaine et soumettre une feuille de temps à la fin de leur semaine de travail. Leur paie est versée la semaine suivante pour donner du temps au commis du service de la paie de faire les ajustements nécessaires, le cas échéant. Certains employés préfèrent la période de paie hebdomadaire parce qu’elle leur garantit des entrées d’argent régulières.
• À la quinzaine : Un employé qui est payé toutes les deux semaines reçoit 26 chèques de paie par année. Les employés qui reçoivent leur paie à la quinzaine peuvent être des employés horaires ou salariés. Les périodes de paie à la quinzaine sont plus rentables que les périodes hebdomadaires, mais leur traitement peut être plus complexe pour les mois qui comprennent trois périodes de paie.
• Mensuelle : Un employé qui est payé chaque mois reçoit 12 chèques de paie par année. Les périodes de paie mensuelles sont habituellement plus adaptées aux employés salariés. Les employés qui sont payés chaque mois reçoivent normalement leur chèque de paie le premier ou le dernier jour du mois. La période de paie mensuelle est la plus rentable de tous les types de périodes de paie, en plus d’être la plus simple à calculer. Certains employés n’aiment toutefois pas être payés une fois par mois parce qu’ils reçoivent ainsi des entrées d’argent moins fréquentes.
• Bimensuelle : Un employé qui est payé deux fois par mois reçoit 24 chèques de paie par année. Les employés dont la période de paie est bimensuelle reçoivent habituellement leur chèque de paie le premier et le quinzième jour du mois. La période de paie bimensuelle convient davantage aux employés salariés dont l’horaire de travail ne change pas. Elle est également avantageuse tant pour l’employeur que pour l’employé : l’employeur peut calculer facilement la paie et l’employé reçoit des entrées d’argent plus fréquentes. Elle est toutefois plus complexe pour les employés horaires si leurs heures supplémentaires sont payées.

Les périodes de paie à la quinzaine et bimensuelle comportent de légères différences qui peuvent porter à confusion : la période de paie bimensuelle n’a lieu que deux fois par mois, alors que la période de paie à la quinzaine a lieu toutes les deux semaines. La période bimensuelle compte 24 périodes de paie au cours d’une année, tandis que celle à la quinzaine en compte 26.

Peu importe la période de paie que vous choisissez, vous devez vous renseigner sur la façon de rapprocher la paie afin de faire le suivi des dépenses de votre entreprise et de veiller à ce que vos employés soient payés adéquatement pour les heures travaillées.

Comment choisir la période de paie qui convient à votre entreprise

Choisir la période de paie qui convient à votre petite entreprise est essentiel. Pour ce faire, vous devez prendre en considération une variété d’éléments, notamment les finances, la logistique et les ressources humaines de votre entreprise. Pensez au type d’employés que vous avez, à la structure de votre entreprise et si les heures supplémentaires de vos employés sont rémunérées. Voici les avantages et les désavantages de chaque période de paie :

Période de paie hebdomadaire

Avantages

• Les employés sont payés fréquemment, c’est-à-dire qu’ils reçoivent souvent des entrées d’argent.
• Le service des ressources humaines a davantage de temps pour résoudre les problèmes relatifs à la paie.
• Le versement de la paie est flexible et permet de résoudre plus rapidement les problèmes relatifs à la paie,

Désavantages

• Il s’agit de la période de paie la plus complexe à traiter,
• Elle est moins efficace pour calculer l’impôt à payer et les cumuls des employés.
• Elle engendre davantage de dépenses pour l’entreprise à cause de la fréquence de la paie.

Période de paie à la quinzaine

Avantages

• Les employés sont payés assez fréquemment.
• Le service des ressources humaines a suffisamment de temps pour résoudre tout problème relatif à la paie.
• Cette période de paie est plus rentable que la période hebdomadaire.

Désavantages

• Le service des ressources humaines doit s’attarder davantage aux dates pour que les employés soient payés correctement.
• Les périodes de paie diffèrent si la période s’étale après la fin du mois, ce qui peut être complexe à calculer.
• Les années bissextiles complexifient les calculs.
• S’il y a plus de 27 chèques de paie envoyés au cours de l’année, cela peut occasionner des problèmes relatifs aux augmentations de salaire annuelles, aux contributions de l’entreprise, aux avantages sociaux et à l’impôt à payer.

Période de paie bimensuelle

Avantages

• Les employés sont payés assez fréquemment.
• Les employés sont toujours payés deux fois par mois.
• Les employés et les employeurs connaissent les jours de paie.
• La paie est simplifiée et facile à comprendre en raison de la constance des périodes de paie,

Désavantages

• Le calcul des heures supplémentaires peut être complexe.
• Les jours de paie peuvent être modifiés en raison des jours fériés.
• Le jour de paie n’est pas toujours le même jour de la semaine.
• Les semaines de travail et les cycles de paie peuvent varier.

Période de paie mensuelle

Avantages

• Les employeurs peuvent facilement planifier leurs finances à long terme.
• La période de paie est très structurée.
• Elle convient davantage aux employés pigistes qui émettent des factures une fois par mois ou aux employés salariés dont l’horaire de travail ne change pas.
• Elle facilite la gestion des cumuls et de la charge fiscale.

Désavantages

• L’employeur peut avoir des difficultés à déterminer les jours de paie si les périodes de paie se terminent des jours de la semaine différents chaque mois.
• Cette période de paie peut complexifier le budget des employés,
• Les d’entrées d’argent sont moins fréquentes pour les employés.
• Cette période de paie convient moins aux employés horaires ou aux employés qui font des heures supplémentaires.

FAQ

Qu’est-ce qui différencie une période de paie d’un jour de paie?

• La différence entre une période de paie et un jour de paie est assez simple : la période de paie consiste en un nombre d’heures travaillées pour lesquelles un employé est payé et elle peut être hebdomadaire, à la quinzaine, bimensuelle ou mensuelle, tandis que le jour de paie permet de fixer le dépôt des cotisations sociales et les dates d’échéance de la production des déclarations de revenus. Le jour de paie sert à fixer la date où les obligations salariales doivent être remplies.

En quoi consiste la date de fin de la période de paie?

• La date de fin de la période de paie correspond à la dernière journée d’une période de paie. Par exemple, les dates de fin d’une période de paie bimensuelle correspondent au premier et au quinzième jour de chaque mois. Si les jours de paie chevauchent ceux de la prochaine période de paie, les dates de fin de certaines périodes de paie peuvent porter à confusion.

Comment fonctionne la période de paie à la quinzaine?

• Les périodes de paie à la quinzaine se répètent toutes les deux semaines et reviennent 26 fois au cours d’une année, mais si une année civile compte plus de 52 semaines, le nombre total de périodes de paie peut varier. Si tout ceci vous mêle, servez-vous d’un calculateur de période de paie à la quinzaine. Vous pouvez également utiliser un modèle de calendrier de période de paie à la quinzaine si vous avez des difficultés à créer vos propres feuilles de calcul. Les calendriers de périodes de paie sont une façon pratique de vous organiser et de conserver toutes vos données de paie au même endroit.

Une entreprise peut-elle changer sa période de paie?

• Oui, vous pouvez changer votre période de paie, mais seulement dans certaines situations. Avant de changer la période de paie de tous les employés de votre entreprise, vous devez tenir compte des réponses aux questions suivantes : Offrez-vous le dépôt direct? Quel moyen de communication utilisez-vous avec vos employés? Devez-vous satisfaire à des exigences relatives aux jours de paie? Si vous modifiez la période de paie de votre entreprise, les entrées d’argent de vos employés seront directement touchées. Vous devez donc tenir compte de ceci lorsque vous prenez des décisions concernant votre période de paie.

Combien de périodes de paie y a-t-il au cours d’une année?

Le nombre de périodes de paie au cours d’une année dépend du type de période de paie que vous choisissez : la période hebdomadaire en compte 52, celle à la quinzaine en compte 26, la bimensuelle en compte 24 et la mensuelle, 12.

Mot de la fin

Les heures supplémentaires doivent aussi être prises en considération avant de choisir une période de paie pour votre entreprise. Optez pour une méthode de suivi et de calcul des heures supplémentaires. Plusieurs logiciels de paie offrent ce service.

• Mettre en place un système de paie peut sembler complexe. QuickBooks Time est toutefois une excellente solution pour simplifier différents processus de votre entreprise. Si vous ne savez pas comment configurer la paie de votre entreprise, QuickBooks vous présente les notions de base et vous offre tout le soutien dont vous pourriez avoir besoin pour pouvoir exploiter votre entreprise et gérer vos employés rapidement.