Combien de temps doit-on conserver une facture ?

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Factures, contrats, registres... Il n’est pas toujours simple de savoir combien de temps on doit conserver les papiers importants. Selon le domaine concerné (commercial, fiscal, comptable, RH) la durée minimale de conservation des différentes pièces varie : elle peut aller de 1 an à une durée… illimitée ! Respecter cette période de conservation vous permettra de disposer de preuves en cas de litige éventuel avec le fisc, un client, un fournisseur, etc.


Rapide tour d’horizon des principaux documents passant sur votre bureau d’entrepreneur :

 

Conservation des factures et des pièces commerciales

  • Contrat et correspondance avec un fournisseur ou un client : 5 ans

C'est la durée au terme de laquelle, sauf prescriptions spéciales plus courtes, les obligations d'un commerçant nées à l'occasion de son business sont prescrites, que le cocontractant soit un commerçant ou un non-commerçant.

  • Contrat électronique dont le montant est supérieur à 120 euros : 10 ans

Le professionnel doit également garantir l'accès au document à son cocontractant si celui-ci en fait la demande. Si le montant est inférieur à 120 euros c’est à l'acheteur de conserver les documents. Pour rappel, on vous a donné des conseils pour dématérialiser vos factures.

Conservation des pièces fiscales

Les délais applicables aux justificatifs fiscaux courent à compter de l'année d'imposition.

  • Impôts sur le revenu et sur les sociétés : 3 ans

Tous les justificatifs utiles doivent être conservés.

  • BIC, BNC et BA en régime réel : 2 ans
  • Impôts locaux : 1 an
  • CFE, CVAE : 3 ans
  • TVA : 3 ans

 

Conservation des pièces comptables

Les délais applicables aux documents comptables courent à compter de la clôture de l'exercice.

  • Factures émises ou reçues : 10 ans
  • Bons de commande, bons de livraison, bons de réception : 10 ans
  • Livre et registre comptable : 10 ans

Conservation des pièces RH

  • Registre unique du personnel : 5 ans

Ce délai court à compter du départ du salarié.

  • Bulletins de paie (et tous les documents concernant les salaires, les primes, les indemnités et les soldes de tout compte) : 5 ans
  • Données individuelles (contrat de travail, convocation à un entretien, lettre de licenciement, etc.) : illimité

La conservation de ces pièces permet notamment de prévenir un éventuel litige devant les prud'hommes.

  • Charges sociales et taxe sur les salaires : 3 ans

Tous les justificatifs liés à ces éléments doivent être conservés pendant cette durée.

  • Documents liés aux accidents du travail : 10 ans

C'est la période au terme de laquelle l'action en responsabilité de la victime est prescrite.

Conservation des pièces administratives, judiciaires et d’assurance

Dans ce cas c’est plus simple : la durée de conservation est illimitée !

 

Vous pouvez évidemment garder les documents plus longtemps si vous en avez envie ou si vous êtes du genre nostalgique hyperprudent ! Mais dans ce cas, prévoyez de grands classeurs...