December 14, 2019 Comptabilité fr_FR Sécurité, législation, comptabilité, TVA... Quel est le temps normal de conservation des factures pour une entreprise ? Quels sont les risques ? https://quickbooks.intuit.com/cas/dam/IMAGE/A9jiiHdIO/conservation-facture.jpg https://quickbooks.intuit.com/fr/blog/comptabilite/conservation-facture-papiers/ Combien de temps doit-on conserver une facture ?
Comptabilité

Combien de temps doit-on conserver une facture ?

Par L'Equipe QuickBooks December 14, 2019

Combien de temps dois-je conserver mes factures ? Faisons le point sur les règles en matière de conservation de vos factures de vente et d’achat.

Conservation des factures : pourquoi c’est important ?

À l’ère du digital et du flex office, la tendance n’est plus à la conservation systématique des documents papiers. Ce sujet est pourtant à prendre en compte avec attention pour les indépendants, notamment pour la conservation des factures.

Non-conservation de factures : quels risques ?

En cas de contrôle, les factures et autres justificatifs doivent pouvoir être présentés. Si ces documents ne sont pas fournis, les sanctions encourues peuvent être importantes :

  • 50 % de montants facturés à titre de pénalité pour la non-conservation des factures clients.
  • le rejet de déduction des charges pour la non-conservation des factures fournisseurs, ce qui entraîne une taxation supplémentaire sur les bénéfices.
  • le rejet de comptabilité en cas de non-conservation des documents comptables. Une procédure de rectification contradictoire entraîne alors le re-calcul des bénéfices de l’entreprise sur la période concernée et celle des taxations qui en découlent.

Mieux vaut s’organiser avant d’en arriver là ! Par exemple, en choisissant une solution comptable qui permette de conserver simplement ses factures et autres documents comptables. Vous pouvez essayer gratuitement une solution comme QuickBooks qui permet la conservation de vos documents en toute sécurité.

Combien de temps conserver ses factures ?

Pour vous aider à déterminer combien de temps conserver vos factures et tous les autres documents comptables, vous pouvez vous référer à deux sources :

La législation fiscale

Elle impose la conservation des factures, documents comptables et autres pièces justificatives des déclarations fiscales pendant 6 ans. La période de référence démarre à la date d’établissement du document ou au moment où l’opération en question est indiquée dans les registres de la société.

Le Code du commerce

L’article L123-22 indique que toute facture (client ou fournisseur) ainsi que toute pièce justificative comptable doit être conservée pendant 10 ans après la date de clôture de l’exercice. On évitera donc d’envoyer au recyclage les piles de factures des années précédentes…

Comment conserver ses factures : nos conseils

Libre à vous de choisir la façon de conserver vos factures et documents comptables. La seule obligation est de conserver en version électronique (au moins 3 ans) une facture reçue dans ce format. Et ce, même si vous l’avez imprimée…

Pour le reste, vous pouvez archiver électroniquement vos documents et/ou conserver le papier si vous préférez. Attention, si vous numérisez certaines factures qui n’existent qu’en 100 % papier (il en reste !), vous devrez être en mesure de présenter, sur demande, le document à l’identique (en couleur si l’original l’était), en PDF, et avec les éventuels ajouts clairement visibles.

Pour conserver l’ensemble de votre historique et partager facilement vos données avec votre expert-comptable, testez QuickBooks. Adopter un logiciel de gestion 100 % cloud, c’est simple et cela risque de vraiment vous simplifier la vie !

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Daniel Antoni

Expert QuickBooks

✉️ daniel_antoni@intuit.com – 📞 0805 220 189

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