qb-activities-93

Centre RGPD de QuickBooks

 

Le règlement général sur la protection des données (RGPD) est le texte de référence européen en matière d'utilisation des données à caractère personnel.

 

Nous nous engageons à respecter cette règlementation destinée à protéger vos données personnelles. Et pour vous garantir encore plus de sécurité, nous suivons une règle simple : les données que vous nous confiez vous appartiennent, ainsi qu'à vos clients.

 

À partir de notre Centre RGPD, vous gardez le contrôle de vos données personnelles, ainsi que de l'usage qui en est fait.

 

Questions fréquemment posées

Quelles sont les démarches entreprises par Intuit QuickBooks vis-à-vis du RGPD ?

Intuit QuickBooks respecte la loi sur l'utilisation des données personnelles qui s'applique à notre domaine activité. Nous nous assurons ainsi de répondre aux normes applicables définies par cette réglementation.


En outre, nous appliquons nos propres principes en matière de gestion des données. Ces principes se fondent sur une valeur fondamentale : ne jamais perdre de vue que les données confiées appartiennent à nos clients et à leurs utilisateurs finaux.

Nos valeurs et notre approche en matière de confidentialité et de protection des données nous permettent de servir au mieux petites entreprises et experts-comptables depuis de nombreuses années déjà.

Nous sommes convaincus que l'application du RGPD nous permettra de continuer à gagner la confiance de nos clients.

Comment devenir conforme au RGPD ?

Chaque entreprise est unique, et l'impact du RGPD pour vous peut varier en fonction de différents facteurs, notamment la façon dont vous collectez, utilisez et partagez les données sur vos employés et vos clients. Vous devez procéder à une évaluation qui correspond à votre situation. Pour vous aider à déterminer si nos services vous conviennent, nous vous recommandons de :

 

·         Consulter nos Conditions d'utilisation et notre accord en matière de traitement des données, car ils définissent la façon dont nous traitons les données personnelles que vous nous confiez (nos conditions seront mises à jour sous peu dans le cadre de notre programme de préparation au RGPD) ;

·         Vérifier nos mesures de sécurité techniques et organisationnelles ; et

·         Étudier les mesures que vous pouvez prendre vis-à-vis de nos produits pour répondre aux demandes de droits individuels qui vous sont adressées.

 

Quel est le rôle d'Intuit QuickBooks : responsable du traitement ou sous-traitant ?

Intuit QuickBooks agit en tant que responsable indépendant du traitement des données personnelles utilisées par nos produits et services.

Le RGPD fait la distinction entre « responsable du traitement » et « sous-traitant », leur attribuant différents rôles et responsabilités en matière de conformité. Conformément au RGPD, un responsable du traitement est une entité qui détermine « les buts dans lesquels les données personnelles sont traitées, et les moyens utilisés à cet effet ». D'autre part, un sous-traitant est défini comme une entité qui « traite les données personnelles au nom d'un responsable du traitement ».

Intuit QuickBooks a pour mission d'agir collectivement comme un moteur de prospérité pour chacun de ses clients. En d'autres mots, nous tirons de précieuses informations des données de chaque client pour améliorer les services que nous proposons à tous nos utilisateurs. À cette fin, nous utilisons des technologies, comme des algorithmes d'apprentissage automatique, qui nous permettent de développer de nouveaux produits et services afin de répondre aux besoins de nos clients.

Nos outils de catégorisation des dépenses professionnelles en sont le parfait exemple : en analysant la façon dont les clients catégorisent certaines dépenses (professionnelles ou personnelles), nous pouvons vous proposer des modes de catégorisation plus efficaces.

Pour utiliser ces technologies, il nous faut collecter, traiter et stocker des données clients de différentes façons et à différentes fins, déterminées par nos soins. Il nous faut également  endosser le rôle de responsable de traitement pour vous fournir ces fonctionnalités et améliorations. Notre rôle de responsable du traitement des données est le simple et fidèle reflet de nos pratiques en matière de gestion des données. En tant que responsable du traitement, nous sommes tenus de respecter non pas moins, mais davantage d'exigences aux termes du RGPD. Soyez assuré que nous prenons la sécurité de vos données très au sérieux et que nous les traiterons conformément à nos Principes en matière de gestion des données.

 

Acceptez-vous de signer l'accord élaboré par ma propre entreprise en matière de traitement des données ?

Nous ne signons pas d'accords extérieurs. Nous disposons toutefois d'accords spécifiques qui reflètent le rôle d'Intuit QuickBooks en tant que responsable du traitement ou sous-traitant :

Si vous faites partie de nos clients, nos Conditions d'utilisation définissent nos engagements en matière de protection des données personnelles lorsque nous vous fournissons ces services. En tant que responsable du traitement, pour ces services, nous sommes en outre directement concernés par les réglementations relatives à la protection des données, notamment le RGPD.

 

Où sont stockées mes données lorsque j'utilise vos services ?

Nos principaux sites d'hébergement sont situés aux États-Unis. Cependant, en tant qu'entreprise internationale, nous autorisons nos équipes ainsi que nos partenaires de confiance basés dans différents pays à accéder aux données que nous hébergeons.

Le RGPD n'interdit pas le stockage (ni le traitement) des données personnelles de nos utilisateurs européens aux États-Unis, tant que le mécanisme de transfert employé est approuvé par la Commission européenne. Le régime établi par le Bouclier de protection des données UE-États-Unis fait partie des mécanismes de transfert approuvés. Intuit QuickBooks est membre certifié du programme Bouclier de protection des données. https://www.privacyshield.gov/participant?id=a2zt0000000GnRuAAK&status=Active

Notre gestion des données personnelles est conforme au programme Bouclier de protection des données UE-États-Unis, et nous appliquons des mécanismes destinés à protéger les données personnelles, notamment les principes du Bouclier de protection des données UE-États-Unis. Pour en savoir plus sur le Bouclier de protection des données UE-États-Unis, visitez http://www.privacyshield.gov/.

En ce qui concerne nos prestataires de services tiers, nous avons mis en place des conditions contractuelles pour garantir que nos partenaires de confiance respectent nos directives et que les données que nous leur confions sont protégées de manière adéquate.

En tant qu'expert-comptable, comment puis-je protéger les données de mes clients ?

La sécurité de nos produits est notre priorité. Pour protéger vos informations, nous utilisons les mesures suivantes :

·         Protéger les données par le biais de contrôles d'accès

·         Installer des logiciels antivirus sur nos serveurs

·         Évaluer les risques internes et effectuer des audits de conformité

·         Tester régulièrement nos contrôles de sécurité, y compris via des audits externes

·         Procéder à des vérifications approfondies sur les employés à l'embauche

·         Inviter nos employés à participer à des formations sur la sécurité et la confidentialité

Malheureusement, le risque zéro n'existe pas pour les plates-formes informatiques. Il vous incombe donc d'évaluer la qualité de notre système de sécurité en fonction des services que vous utilisez.

Pour en savoir plus sur notre approche en matière de sécurité informatique, visitez notre Centre de sécurité sur https://security.intuit.com/index.php.

 

Avez-vous nommé un responsable de la protection des données ?

Nous n'avons pas de « responsable de la protection des données », mais notre équipe de professionnels dédiée à la confidentialité et à la sécurité exerce les fonctions qu'occuperait un responsable de la protection des données si nous devions en nommer un.

Dois-je vraiment conserver mes factures clients pendant 10 ans ? 

En règle générale, le délai standard de conservation des factures et autres documents à des fins de gestion comptable est de 10 ans. Les obligations légales diffèrent toutefois d'un pays à l'autre, ainsi qu'en fonction de la nature des documents. Nous vous encourageons à consulter un expert ou un conseiller juridique spécialisé dans les réglementations locales pour déterminer vos obligations en matière de conservation des documents.

Vous n'avez pas obtenu de réponse à votre question ? Notre communauté pourra peut-être vous aider.

  • Service commercial 0805 220 189 (Appel Gratuit)

    9h / 18h00 – Du lundi au vendredi