Logiciel de facturation : 7 questions à se poser avant de choisir

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Choisir un logiciel pour gérer votre facturation et votre comptabilité n’est pas simple, surtout devant la multitude d’offres disponibles sur internet. QuickBooks vous donne un petit coup de pouce pour vous aider à choisir une solution plus professionnelle, plus rapide, plus simple à piloter… Voici 7 questions à vous poser pour trouver et choisir le logiciel de facturation qu’il vous faut.

#1 Le logiciel de facturation permet-il de personnaliser vos factures et devis ?

Tout document que vous faites parvenir à vos clients est le reflet de votre « image de marque », de votre offre, et doit appuyer votre professionnalisme. La logique est valable non seulement pour vos documents de prospection de type devis, propositions commerciales, supports de présentation de votre offre, mais également pour vos factures ou vos notes d’honoraires ! Soignez chaque détail et évitez d’opter pour une solution logicielle verrouillée, ne vous permettant pas de personnaliser vos documents. Vous devez pouvoir insérer votre logo, modifier le style du document, ajouter les bonnes conditions de vente et mentions légales, et bien sûr suffisamment détailler votre proposition commerciale afin de créer des factures professionnelles, efficaces et personnalisées.

#2 Les documents commerciaux sont-ils envoyés via le logiciel ?

Pouvoir créer et personnaliser vos devis et factures est un premier aspect important. Pouvoir les gérer au sein même de l’outil, c’est encore mieux ! Vérifiez si le logiciel de facturation qui vous intéresse permet d’envoyer, de classer et d’archiver vos documents. Un bon logiciel de gestion doit pouvoir vous permettre de centraliser tous vos documents. Il facilite ainsi l’archivage et la gestion, tout en réduisant considérablement les risques d’oublis ou d’erreurs.

#3 Le logiciel de facturation permet-il le suivi des paiements et la relance des impayés ?

Gérer la trésorerie et l’irrégularité des revenus est un enjeu crucial pour de nombreux entrepreneurs. 25 % des faillites de PME sont dues à des paiements trop tardifs. Pour pouvoir obtenir une vision précise et en temps réel de vos opérations, choisissez un outil qui intègre l’option de suivi des paiements. S’équiper d’un logiciel pour être plus efficace et gagner du temps ne sert pas à grand-chose sans cette fonctionnalité essentielle à votre gestion de trésorerie.

#4 Pouvez-vous connecter le logiciel avec le compte bancaire de votre société ?

Le suivi de votre trésorerie sera grandement facilité par une solution logicielle qui permet un rapprochement bancaire entre votre compte en banque et vos factures et reçus. La connexion bancaire est une fonctionnalité qui permet d’avoir une véritable vision des opérations en cours et à venir. En un clin d’œil et en temps réel, vous comparez les enregistrements comptables du compte en banque avec vos différents flux de trésorerie passés et à venir.

#5 Les relances sont-elles automatisées dans le logiciel de facturation ?

Si vous êtes à votre compte depuis quelque temps, vous savez parfaitement à quel point les relances et les procédures de recouvrement peuvent être chronophages. Nous en parlions récemment dans un autre article sur l’automatisation des relances de paiement&nbsp! Avant de choisir votre logiciel de comptabilité, assurez-vous qu’il permet cette fonctionnalité qui vous fera gagner du temps, de la sérénité et surtout de l’efficacité face aux mauvais payeurs (ou aux plus tête en l’air !). Un bon logiciel vous permettra d’affiner les paramètres des relances de paiement, que vous pourrez personnaliser en fonction de chaque client.

#6 Le logiciel permet-il de collaborer avec votre expert-comptable ?

Le meilleur des logiciels de facturation ou de comptabilité ne remplacera jamais l’expertise et la valeur ajoutée d’un expert-comptable : au contraire, il vous permet d’être plus facilement en contact, pour faciliter votre collaboration ! Choisissez une plateforme collaborative, qui vous permettra d’échanger en temps réel via l’interface. Vous gagnez ainsi en efficacité, ne perdez pas de temps pour vous remettre au même niveau d’information et pourrez bénéficier facilement de l’aide de votre expert-comptable à tout moment.

#7 Le logiciel de facturation qui vous intéresse est-il conforme à la loi anti-fraude ?

C’est un point non-négociable. Depuis le 1er janvier 2018, une loi dite « anti-fraude » a été mise en place en France pour lutter contre les fraudes à la TVA. De nombreux entrepreneurs solos y sont assujettis et une solution comptable comme QuickBooks y est conforme, on vous l’explique dans un article détaillé sur la loi anti-fraude. Les amendes encourues sont très lourdes : 7 500 € par système logiciel non conforme. Et vous vous exposez à nouveau à 7 500 € d’amende 60 jours après le contrôle, si vous n’avez pas basculé sur un logiciel conforme… mieux vaut donc ne pas prendre cet aspect à la légère !

Choisir un logiciel de facturation est une démarche à mener avec soin. Bonne nouvelle, il existe des solutions fiables et accessibles mêmes aux entrepreneurs indépendants qui répondent à tous ces critères, par exemple QuickBooks ! Besoin de vous faire votre propre avis ? Suivez notre démo en ligne et découvrez toutes les fonctionnalités QuickBooks en 30 minutes !

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Crédits image : Vecteezy