April 3, 2020 Experts Comptables fr_FR Découvrez les conseils de QuickBooks Experts-Comptables et de ses partenaires pour adapter au mieux votre cabinet et votre offre en période de crise. https://quickbooks.intuit.com/cas/dam/IMAGE/A6IkJEZzK/adapt-business.jpg https://quickbooks.intuit.com/fr/blog/experts-comptables/adapter-cabinet-covid/ Experts-Comptables : Adaptez votre organisation face au COVID-19
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Experts-Comptables : Adaptez votre organisation face au COVID-19

By Matthieu Messiet April 3, 2020

Nous avons fait appel à nos cabinets partenaires pour recueillir leurs témoignages lors d’un webinaire afin d’aider les cabinets dans l’adaptation de leur organisation, pour assurer la continuité de leurs activités via un partage d’outils et de bonnes pratiques.

Les intervenants du webinar, organisé le Jeudi 2 Avril :

    • Julien Tokarz, Expert-Comptable associé du cabinet Emargence COM’COM, cabinet parisien avec une centaine de collaborateurs, 5 associés et 2500 clients ;
    • Mathieu Barret, Expert-Comptable associé du cabinet BMS Conseil, présent à Paris et à Serris, 3 associés, 3 collaborateurs ;
    • Frank Lascombes, Responsable des partenariats Experts-Comptables chez QuickBooks ;
    • Jérémie Uring, Responsable du développement national auprès des experts-comptables chez QuickBooks.

Decouvrez le Webinar en replay

Cet échange est structuré autour de 3 thématiques : 

1. Manager ses équipes et son activité à distance 

Le contexte actuel nous pousse au télétravail et bouscule nos habitudes.

Tant pour Emargence (cabinet de taille conséquente) que pour BMS Conseil (petit cabinet mais séparé en 2 bureaux), en termes de communication, le passage du travail “normal” au télétravail en confinement n’a pas été trop brutal : les équipes ont été de suite en capacité de travailler en télétravail pratiquement comme au bureau, grâce à leurs méthodes mises en place.

    • Comment maximiser la motivation et la dynamique d’équipe en situation de télétravail ? 

Pour garder une bonne motivation et une dynamique d’équipe, il est primordial avant tout de garder une bonne communication, en s’aidant de divers outils :

    • Pour les visioconférences : Zoom, Skype, Hangouts Meet, Teams, Whereby
    • Pour les messages entre collaborateurs/associés : Whatsapp, Slack, Teams
    • Pour les réunions : Google Hangout pour suivre les réunions en ligne, avec possibilité de segmenter par équipe etc.
    • Pour la visibilité : agendas partagés pour suivre les dossiers des autres collaborateurs
    • Pour la gestion des tâches : Monday.com
    • Dossier partagé en ligne : Google Drive, ex : dossier dédié aux informations Covid-19 alimenté au fur et à mesure afin que l’ensemble du cabinet ait accès aux informations pour l’accompagnement des clients

Côté motivation, vous pouvez mettre en place des petites initiatives “engagement”/team building pour garder une cohésion d’équipe (ex : concours de photos interne, challenge sur les réseaux sociaux). Le fait de prévoir des événements internes pour l’après confinement (ex : organisation de séminaire à la fin du confinement si la deadline de clôture des bilans est tenu) est également un bon moyen de booster votre équipe.

Informez-vous sur les conditions de télétravail de vos équipes (enfants, équipement, productivité…) pour le prendre en compte dans vos plannings et votre management.

    • Quelles solutions et conseils pour collaborer facilement sur ses dossiers et données clients ? 

Nous évoquons ici les solutions et outils utilisés pour collaborer en interne.

Emargence et BMS sont des cabinets déjà bien dématérialisés. 

    • Collaboration en interne sur les outils en ligne (QuickBooks, Receipt Bank)
    • Outil de production en ligne : Quadra (BMS)
    • Serveur hébergé : connexion à distance, même au cabinet.
    • Matériel : équipement en double écran pour mieux travailler
    • Lettres de mission : avec un outil de signature électronique (ex : DocuSign) qui permet de signer en ligne les lettres de mission mais également les attestations (ex : CA par rapport au financement bancaire) et les dossiers de révision.
    • Gestion des tâches : Monday permet d’affecter les tâches particulières aux membres de l’équipe avec un tableau de suivi des échéances et statuts.
    • Extranet : sur chaque PC pour synchroniser les dossiers en ligne

Grâce à la dématérialisation 100% sécurisée et fiable, plus aucune tâche ne demande une présence physique : vous avez la liberté de travailler d’où vous voulez/pouvez.

    • Comment assurer la trésorerie de son cabinet dans ce contexte ? 

Les experts-comptables sont en première ligne pour répondre aux demandes d’aides mais en bas de la liste en ce qui concerne les paiements des clients. Dans ce contexte d’incertitude sur la durée du confinement et sur les encaissements clients, les cabinets doivent réagir pour assurer leur trésorerie.

Voici quelques bonnes pratiques des cabinets :

    • report de tout ce qui est décalable, essentiellement les charges sociales
    • emprunt bancaire (BPI)
    • prévisionnel de trésorerie mis à jour toutes les semaines
    • mise en place de système de prélèvement automatique (ex : GoCardLess) (BMS)
    • paiement avant la mission pour les missions exceptionnelles
    • négociations avec la banque pour un prêt, par sécurité en cas d’impayés

2. Accompagner ses clients

L’expert-comptable est en première ligne pour accompagner les clients en difficulté.

    • Comment garder le contact avec ses clients : quels outils (appels visio, messagerie instantanée), quelle fréquence, quels messages ? 

Le passage au télétravail n’a pas ébranlé la communication au quotidien des 2 cabinets avec leurs clients, mise à part l’évidente suppression des rendez-vous physiques et l’accent mis sur la communication Covid-19.

Quelques conseils outils/idées :

    • Visioconférences : outils déjà cités précédemment tels que Zoom, Skype, Hangouts Meet – ne pas hésiter à s’adapter aux outils des clients
    • Mails aux clients (ex : outil MailChimp) pour envoyer des mails aux clients en masse, déstresser les clients, limiter l’effet panique et désengorger le nombre d’appels
    • Page dédiée (ex : site d’Emargence) centralisant l’ensemble des mesures et liens d’information relative au Covid19
    • Encart en signature d’email avec redirection vers la page dédiée
    • Relai par les collaborateurs des contenus dédiés à l’ensemble de leur portefeuille
    • Comment échanger des données et collaborer à distance avec ses clients ? 

Les 2 cabinets ont déployé des outils de dématérialisation, qui permettent de récupérer les données client à distance, en temps réel, sur tous les cycles Achats, Banque et Ventes. Les données fournisseurs, facturation, clients : tout est transféré vers les outils adéquats pour effectuer la révision.

    • Partie Achats, frais : gestion via Receipt Bank – le client prend en photo ou scanne et l’envoie vers l’intranet ou QuickBooks
    • Partie Banque : le logiciel de comptabilité du client (ex : QuickBooks) remonte automatiquement la data
    • Partie Ventes : directement sur l’outil de facturation (ex : QuickBooks)
    • Envoi des documents : Dropbox, Extranet
    • Gestion des identifiants de connexion : KeePass, permet de sauvegarder de manière sécurisée et synchronisée, les identifiants de connexion des comptes clients, pour par exemple récupérer une partie de leur facturation.

Côté BMS Conseil, même son de cloche : depuis longtemps, le cabinet ne stocke plus aucun papier au cabinet. Si les clients amènent encore leurs pièces, le cabinet les numérise directement.

    • Préparer l’après confinement dès maintenant ? 

L’objectif pour les cabinets est d’en profiter pour avancer au maximum sur les bilans pour les finir avant le confinement. Lors de la reprise, vous aurez sûrement à vous consacrer aux relances d’activité ainsi qu’aux clients en difficulté malgré les dispositifs. Besoin d’une meilleure collaboration de vos clients pour clôturer leurs comptes ? Ca tombe bien, ils sont pour la plupart confinés chez eux et peuvent accéder à leurs papiers. Pourquoi ne pas vous inspirer de l’initiative de BMS Conseil : reverser 1€ aux hôpitaux de Paris pour chaque facture 2019 envoyée par les clients !

3. Démarches déclaratives

Les cabinets d’expertise comptable sont en première ligne pour aiguiller et conseiller les clients TPE/PME dans l’océan des mesures proposées.

    • Principales mesures :

      • Aide de 1 500 € pour les indépendants
      • Chômage partiel
      • Comment annuler DSN
      • Arrêt de travail – enfants de moins de 16 ans
      • Reculer les échéances, prêts…
    • Quels relais vers les clients ? Email, mise en avant sur le portail cabinet ? 

Vous pouvez relayer vos mesures via :

      • Emails
      • Page web dédiée
      • Collaborateurs à leur portefeuille
      • Par échange (téléphone, rdv visioconférence)

L’expert-comptable a ici une responsabilité et un devoir de conseil très important sur ces mesures : après avoir listé les mesures, il doit informer le client sur celles qui peuvent être pertinentes pour son activité. Ces mesures étant vastes et exceptionnelles, les cabinets conseillent de prendre le temps de les analyser et de mesurer leurs conséquences avant de les lancer. L’idée est donc de rassurer les clients et avancer posément dans les démarches.

Organisation des équipes responsables des missions sociales 

Côté Emargence, les équipes responsables des missions sociales étaient complètement surchargées donc les collaborateurs comptables d’autres équipes sont venus prêter main forte sur ces sujets. Les demandes de chômage partiel continuent encore car le site est surchargé et beaucoup de comptes sont encore bloqués.

Côté BMS Conseil, le cabinet a pris la décision de travailler avec des partenaires sur le social et de ne pas le gérer directement. Compte tenu de la taille du cabinet, cette décision semble avoir été une bonne décision.

C’est la fin de cet article retour de webinar ! Pour revoir le replay vidéo, veuillez cliquer ici.

Les aides aux entreprises pendant la crise – Informations officielles

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