May 10, 2021 fr_FR 100 % numériques, 100 % collaboratifs... 100 % efficaces ? Découvrez quels outils comptables feront la puissance des cabinets de demain. https://quickbooks.intuit.com/cas/dam/IMAGE/A8klNpIgD/outils-comptables.jpg https://quickbooks.intuit.com/fr/blog/experts-comptables/outils-comptables/ Outils comptables : les solutions pour le cabinet de demain

Outils comptables : les solutions pour le cabinet de demain

Par L'Equipe QuickBooks May 10, 2021

Les outils comptables évoluent. Ils permettent aujourd’hui d’automatiser une partie de vos tâches et de passer plus de temps sur les missions à forte valeur ajoutée. Le conseil est votre cœur de métier : mais pour des bons conseils, il faut des bons indicateurs… et des bons outils ! Projetons-nous sur les solutions numériques de demain !

Quels outils comptables pour le cabinet de demain ?

Les logiciels de comptabilité évoluent vers toujours plus de fiabilité. L’objectif est d’avoir un outil capable de reconnaître la typologie des documents pour faire la différence, par exemple, entre une facture, un devis, un pro forma, etc. Une fonctionnalité qui n’était pas encore tout à fait au point il y a encore quelques années, mais qui est très largement déployée aujourd’hui !

Cette fiabilité est nécessaire pour le respect des règles comptables et fiscales. Le but est de passer moins de temps sur le formel (« Est-ce que le document est bien admissible pour l’administration fiscale ? ») et plus sur l’analyse. C’est ce qui intéresse le client !

Les experts-comptables ont désormais besoin de logiciels plus « autonomes ». L’outil idéal proposera une reconnaissance directe du document, une analyse instantanée des informations, et des résultats complets à restituer rapidement à vos clients.

Le plus, c’est un logiciel accessible à tout moment et sur n’importe quel support. Vous n’avez pas d’ordinateur sous la main ? Vous pouvez consulter la comptabilité de vos clients partout et échanger avec eux sans contrainte depuis votre smartphone ou votre tablette.

Vous travaillez en équipe ? Un logiciel 100 % collaboratif, avec des tableaux de bords accessibles à tous et en temps réel, est un réel avantage pour votre cabinet.

Un outil où vous pouvez automatiser la majorité des tâches comptables, c’est également l’occasion d’accentuer le côté humain de vos prestations. Cela permet de passer plus de temps sur le conseil et l’accompagnement, la valeur ajoutée du cabinet de demain !

Nouvelles tendances et évolution des outils comptables

« Le logiciel de production tel qu’il existe actuellement tend à migrer » selon Ketty Dubard, chef de mission chez Ficoma.

Elie Danan, expert-comptable chez Edge Conseil, retrace les avancées des logiciels OCR : « Les premiers outils d’import automatique concernaient les flux bancaires. Aujourd’hui, il y a des outils de reconnaissance automatique pour les achats qui lisent les factures. Pour les ventes, soit c’est intégré à l’outil (comme QuickBooks), soit il existe des imports API entre logiciels. »

Ergonomie et collaboration

Ces dernières années, les outils comptables et les logiciels de production ont intégré davantage l’accès client et accéléré la gestion électronique des documents, avec :

  • un aspect collaboratif renforcé ;
  • une ergonomie plus soignée les rendant plus visuels ;
  • une facilité d’utilisation accrue avec une formation basique.

Ces avancées ont eu des impacts directs sur l’adoption des nouveaux outils : la transmission est facilitée et accélérée à l’arrivée de nouveaux collaborateurs ou clients.

OCR, compatibilité et logiciel tout-en-un

Aujourd’hui les logiciels OCR proposent de gérer l’analytique, les devises, et progressent en apprentissage.

La convergence des outils est également une évolution de taille. Les logiciels comptables se rapprochent de ceux de production pour les cabinets, avec des options liées à la gestion des immobilisations, des déclarations de TVA ou de liasse fiscale, l’établissement de comptes annuels.

L’interopérabilité est optimisée : il n’y a plus de transferts entre outils, et donc moins de manipulations, moins d’erreurs et du temps gagné pour accomplir les missions !

Enfin, dernière évolution à anticiper : la facture électronique. Grâce à une OCRisation plus intelligente, au lieu d’éditer des factures et les refaire interpréter puis générer les lignes comptables, le format EDI va se généraliser.

« Pour les frais, on attend des solutions qui pourront générer la donnée dans la CB ou l’extrait bancaire » explique Elie Danan.

Un logiciel unique ou une combinaison d’outils ?

Cela dépend surtout de votre stratégie, de vos ressources et de votre type de clientèle… Attention cela suppose également d’avoir une typologie de clients assez homogène car tous les logiciels ne conviennent pas à tous les clients.

Maîtriser un seul outil : les avantages d’un logiciel unique

Utiliser un seul logiciel de comptabilité, celui choisi par le cabinet, pour collaborer en temps réel avec vos clients et les conseiller au plus juste et en toute maîtrise est un réel atout. Vous limitez le risque d’erreur, vous réalisez vos missions plus rapidement, vous pouvez communiquer plus facilement avec vos clients…

Mais attention, quand le cabinet propose sa solution, les clients s’attendent à ce que vous maîtrisiez le logiciel de A à Z : vous devez être plus sûr de vous et faire office parfois de « support » … ou alors pouvoir compter sur le service support de l’outil en question !

Avoir un catalogue d’outils en fonction des besoins

Travailler sur plusieurs logiciels de comptabilité peut être une solution pour être en mesure de suivre les clients quel que soit leur outil et répondre à leurs besoins. Cependant, vous prenez le risque de ne pas totalement connaître l’ensemble de leurs fonctionnalités. Gaëlle Mourad souligne qu’il faut aussi prendre en compte un élément important avec cette option : « Il faut laisser les clients libres de quitter votre cabinet et donc de vous challenger sur votre accompagnement réel et quotidien. »

Toutefois, maîtriser toutes les solutions existantes augmente l’implication envers le client, mais n’est pas impossible ! Se concentrer sur un logiciel permet d’apprendre à l’utiliser et de se former tout au long de ses évolutions. On peut ainsi proposer une offre « standard » avec un logiciel type et une offre « sur mesure » plus chère qui s’adapte au logiciel métier du client (si ça se justifie par des spécificités métier !).

Le rôle de référent digital

Pour gérer ces outils, les cabinets intègrent désormais de nouveaux profils, les référents digitaux.

Pour Ketty Dubard, il est nécessaire voire indispensable d’avoir des personnes référentes sur les outils utilisés par le cabinet : « Pour tout outil, il y a obligatoirement un support qui permet, en cas de problème, de résoudre rapidement la situation. »

Un des rôles de ces référents digitaux est justement d’être le « support » au sein du cabinet des collaborateurs et aussi des clients. Il endosse aussi naturellement le rôle de formateur auprès des équipes et des clients sur les outils.

Attention toutefois : il faut bien définir la répartition des rôles et des tâches de chacun, afin d’éviter que tout ne repose sur les référents digitaux (notamment dans le cas où il s’agit d’un collaborateur comptable qui a déjà à sa charge un portefeuille client à gérer).

Elie Danan ajoute pour sa part que « les référents digitaux permettent de rester en veille sur des sujets mais aussi de se projeter et d’anticiper les changements : ils doivent être impliqués dans la stratégie du cabinet pour apporter une valeur ajoutée. »

Les outils comptables utilisés font partie de la proposition de valeur de votre cabinet. Cependant, il faut veiller à bien former vos collaborateurs. Il est indispensable que tous maîtrisent le logiciel pour collaborer avec les clients au plus juste. L’ordre des experts comptables Paris Île-de-France a imaginé et mis en ligne une plateforme qui recense la majorité des outils numériques à votre disposition. N’hésitez pas à la consulter !

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