Anonymisieren Sie Kunden-, Lieferanten- oder Mitarbeiterdaten in QuickBooks

Nach der DSGVO hat jeder Einzelne das Recht auf Vergessenwerden. Wenn Ihr Kunde, Kreditor oder Mitarbeiter aus Ihrem QuickBooks gelöscht werden möchte, gibt es einiges zu beachten:

• Es kann rechtliche oder geschäftliche Gründe haben, einige oder alle Ihre Aufzeichnungen aufzubewahren. Sie sollten in Erwägung ziehen, einen Experten zu Rate zu ziehen, um zu entscheiden, welche Aufzeichnungen aufbewahrt und welche gelöscht werden sollten.
• Wenn Sie immer noch der Meinung sind, dass das Löschen die richtige Entscheidung für Ihr Unternehmen ist, haben wir Anweisungen zum manuellen Überschreiben von Daten in Ihrem QuickBooks-Konto.

Hinweis: Im QuickBooks-Audit-Log können Mengen an persönlichen Informationen, die in Protokolldateien gespeichert sind, und in Protokolldaten gespeichert werden. Das Überwachungsprotokoll kann nicht bearbeitet werden, wenn es für Überwachungszwecke benötigt wird.

Für QuickBooks Online

Kunden

1. Gehe zu Verkäufe und wählen Sie Kunden (Weitere Informationen).
2. Wählen Sie den gewünschten Kunden aus.
3. Um die Informationen des Kunden zu ändern, wählen Sie oben Bearbeiten aus.
4. Ersetzen Sie ihren Namen durch einen eindeutigen Namen (z. B. GelöschterKunde1, GelöschterKunde2 usw.). Wir raten davon ab, Anonyme Kunden zusammenzuführen. Löschen oder ersetzen Sie die persönlichen Daten (z. B. Telefonnummer, Mobiltelefonnummer, Adressdaten usw.) durch beliebige Informationen.
5. Wählen Sie Speichern.

Lieferanten

1. Gehe zu Ausgaben und wählen Sie Lieferanten (Weitere Informationen).
2. Wählen Sie den gewünschten Anbieter aus.
3. Um ihre Daten zu ändern, wählen Sie oben Bearbeiten aus.
4. Ersetzen Sie ihren Namen durch einen eindeutigen Namen (z. B. GelöschtLieferant1, GelöschtLieferant2 usw.). Wir raten davon ab, Anonyme Anbieter zusammenzuführen. Löschen oder ersetzen Sie die Kontaktdaten (z. B. Telefon, Mobiltelefonnummer, Adressdaten usw.) durch beliebige andere.
5. Wählen Sie Speichern.

Arbeitnehmer

1. Zu Arbeitnehmer und wählen Sie den gewünschten Mitarbeiter aus.
2. Wählen Sie Bearbeitenin der Spalte „Aktion“.
3. Ersetzen Sie auf der Seite „Mitarbeiterinformationen“ den Namen durch einen eindeutigen Namen (z. B. GelöschterMitarbeiter1, GelöschterMitarbeiter2 usw.) Löschen oder ersetzen Sie die Kontaktdaten (z. B. Telefon, Mobiltelefonnummer, Adressdaten usw.) durch beliebige andere.
4. Wählen Sie Speichern.

Einschränkungen:

• Gehaltsabrechnungen sowie Abwesenheits- und Jahresendformulare verbleiben für diesen Mitarbeiter und können nicht entfernt oder Anonymisiert werden.
• Einige historische Daten können nicht Anonymisiert werden, z. B. historische Abwesenheiten, Zahlungshistorie für frühere Jahre, ältere Steuerinformationen.
• Die RTI-Einreichungen und Rentenberichte werden weiterhin Daten für diese Arbeitnehmer enthalten.

Als Arbeitgeber können Sie verpflichtet sein, diese Aufzeichnungen aufzubewahren, und die Beschränkungen sind möglicherweise kein Problem.

Beachten Sie, dass die Originaldaten noch im Prüfpfad verfügbar sein können, wenn es alte Transaktionen für den Kunden/Lieferanten/Mitarbeiter gibt.