Importieren Sie Ihre Abrechnungen in QuickBooks Online

Erfahren Sie, wie Sie Kaufabrechnungen batchweise in QuickBooks Online importieren.

Müssen Sie schnell eine Reihe von Einkaufsabrechnungen in QuickBooks Online importieren? Wenn Sie ein QuickBooks Online Essentials- oder Plus-Benutzer sind, können Sie dies ganz einfach tun.

Was kann ich in QuickBooks Online importieren?

• Abrechnungen können mit mehreren Posten oder als Gesamtwert für jede Abrechnung importiert werden.
• Mehrfachwährung wird unterstützt.
• Ihr Steuer Die Codes werden zugeordnet, sodass Sie sie nicht für QuickBooks Online ändern müssen Steuer Codeformate vor dem Importieren.

Hinweis: Wir empfehlen, nicht mehr als 100 Abrechnungen auf einmal zu importieren.

Schritt 1: Bereiten Sie Ihre CSV-Datei vor

Bevor Sie Daten importieren, müssen Sie Ihre CSV-Datei (bzw. Excel-Datei) sorgfältig vorbereiten.

Die folgenden Spalten sind obligatorisch:

• Abrechnungs-Nr.
• Lieferant
• Abrechnungsdatum
• FÄLLIGKEITSDATUM
• Konto
• Betrag für Zeile
• Zeilen-Steuercode

Sie können während des Imports jede Ihrer Spaltenüberschriften den QuickBooks-Rechnungsfeldern zuordnen. Sie können auch ein Beispiel für eine Datendatei herunterladen.

Hinweis: Wenn Ihre CSV-Datei neue Lieferanten und Konten enthält, müssen Sie neue Lieferanten, Konten oder Kunden importieren oder hinzufügen, bevor Sie Ihre CSV-Datei hochladen können.

Schritt 2: Ihre CSV-Datei hochladen

1. Gehen Sie zu Einstellungen ⚙️ und wählen Sie Daten importieren.
2. Wählen Sie Abrechnungen.
3. Es ist auch ein Beispiel für eine Datendatei verfügbar.
4. Sobald Sie alle Pflichtfelder ausgefüllt haben, wählen Sie Durchsuchenund wählen Sie anschließend Ihre CSV-Datei aus.
5. Wählen Sie Öffnen.
   Hinweis: Sie müssen das Feld Zeilenkonto ausfüllen, auch wenn Sie nur Abrechnungssummen importieren.
6. Wenn Sie Lieferanten automatisch erstellen möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben Neue Lieferanten hinzufügen, die noch nicht in QuickBooks vorhanden sind.
7. Wählen Sie Weiter.

Schritt 3: Ordnen Sie Ihre Spaltenüberschriften zu

Hinweis: Pflichtfelder sind mit * gekennzeichnet.

1. Wählen Sie das von Ihnen verwendete Datumsformat, zum Beispiel D/M/JJJJ.
2. Wählen Sie Ihr aus Steuer Option (falls zutreffend);Exklusiv oderInklusive (Option nicht verfügbar, wenn Steuer ist in QuickBooks Online nicht eingerichtet).
3. Ordnen Sie alle Pflichtfelder zu und wählen Sie dann Weiter.
4. Ordnen Sie auf der letzten Zuordnungsseite Ihre Steuer -Codes mit denen von QuickBooks Online an und wählen Sie dann Weiter. Alle Zuordnungsprobleme werden hervorgehoben, sodass Sie zurückgehen und sie beheben können. 

Schritt 4: Starten Sie den Import und überprüfen Sie die Ergebnisse

1. Sie sehen eine Zusammenfassung Ihres Imports.
2. Um den Importvorgang zu starten, wählen Sie Import starten.
3. Nach dem Abschluss wird eine Zusammenfassung des Imports angezeigt.
4. Wählen Sie OK , um den Vorgang abzuschließen.

Benutzerdefinierte Transaktionsnummern aktivieren

Um die Abrechnungsnummerierung in Ihrer CSV-Datei beizubehalten, stellen Sie sicher, dass benutzerdefinierte Transaktionsnummern aktiviert ist. So aktivieren Sie es:

1. Gehen Sie zu Einstellungen ⚙️ und wählen Sie Konto und Einstellungen.
2. Wählen Sie Verkäufe.
3. Wählen Sie im Abschnitt „Inhalt des Verkaufsformulars“ das Symbol zum Bearbeiten ✎, und aktivieren Sie Benutzerdefinierte Transaktionsnummern.
4. Wählen Sie „Speichern“und anschließend „ Fertig“.

Fähigkeiten und Grenzen

Was muss ich wissen?

• Die folgenden Importmethoden sollten in Erwägung gezogen werden, wenn Sie eine große Anzahl neuer Lieferanten haben: Importieren Sie Kunden- oder Lieferantenkontakte aus Outlook, Excel oder Gmail.
• Rabatte und Gutschriften werden nicht unterstützt.
• Der Gesamtabrechnungsbetrag muss 0 oder größer als 0 sein.
• Wenn beim Import neuer Lieferanten keine Währung angegeben wird, verwendet QuickBooks Online die Landeswährung.
• Bei Abrechnungen ist mindestens eine Position erforderlich.
• Zeile [Posten] Konten müssen vor dem Import in QuickBooks Online vorhanden sein.
• Wenn Abrechnungen mehrere Posten haben, sorgen Sie bitte dafür, dass in jeder Zeile die Rechnungsnummer, der Lieferant und das Abrechnungsdatum angegeben sind, wie in der Beispiel-.csv-Datei zu sehen.
• Der Abschnitt Postendetails kann nicht importiert werden, daher ist es nicht möglich, den Abschnitt Produkt/Service zu importieren. Aus diesem Grund ist es nicht möglich, Artikel zu importieren, die automatisch den Bestand erhöhen würden.
• Stellen Sie sicher, dass Sie aktiviert sind Steuer in QuickBooks Online, um Transaktionen mit . zu importieren Steuer Beträge.
• Wenn Steuer in QuickBooks Online nicht anwendbar/aktiviert ist, dann Steuer Codes und Steuer Beträge sind nicht erforderlich und Ihre Musterdatei enthält kein Steuer Spalten.
• Wenn Steuer in QuickBooks Online anwendbar/aktiviert ist, dann Steuer ist Verschlüsselung erforderlich und Ihre Beispieldatei enthält Steuer Spalten.
• QuickBooks berechnet Steuer basierend auf den Steuer Code, wenn nicht Steuer Betrag angegeben ist.
• Wenn ein Steuer wird ein Betrag angegeben, hat der Betrag Vorrang bei jeder Berechnung, die normalerweise von QuickBooks Online vorgenommen wird. Dies berücksichtigt eventuelle Rundungsdifferenzen zwischen QuickBooks Online und Anwendungen von Drittanbietern.