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Weitere Informationen zu einer Transaktion anfordern

by Intuit• Updated 1 week ago

Manchmal benötigen Sie weitere Details dazu, wozu eine Transaktion diente. Wenn Sie weitere Informationen anfordern, können Sie direkt zu jeder Transaktion nach Details und Dateien fragen – und von Ihrem Team oder Ihren Kunden das, was Sie benötigen, erhalten, ohne das Unternehmen verlassen zu müssenQuickBooks .

Notiz
Weitere Informationen können in allen QuickBooks Online-Plänen (einschließlich Simple Start), QuickBooks Ledger und Intuit Accountant Appartement angefordert werden. Sie ist in QuickBooks Salomon nicht verfügbar. Es wurde für Steuerfachleute, Buchhalter und deren Kunden entwickelt, die Details und Dokumente zu bestimmten Transaktionen teilen möchten. Beide Seiten können eine Frage beginnen und Intuit Information hilft dabei, die richtigen Informationen weiterzugeben.

Übersicht

Anfragen nach weiteren Informationen helfen Ihrem Buchhaltungsteam dabei, Belege und Details für bestimmte Transaktionen zu sammeln, direkt in QuickBooks. Sie können eine Anfrage aus einer Banktransaktion starten, an einen Kunden oder ein Teammitglied senden und die Antworten überprüfen, sobald sie eingehen. Anschließend können Sie diese Informationen verwenden, um die Transaktion zu kategorisieren und abzuschließen.

Die Anfragen sind auf zwei Registerkarten organisiert. Im Buchhalterportal werden Ihnen Transaktionsfragen (Fragen, die Sie zu einer bestimmten Transaktion beginnen) und Fragen von Kunde (Fragen, die Ihr Kunde Ihnen sendet) angezeigt. Im Kundenportal lauten die Registerkarten Transaktionsfragen und Fragen von uns . Die Kunden können ihre eigenen Fragen stellen. Sie erhalten eine E-Mail, wenn sie dies tun.

Intuit Information überprüft jede Antwort und stellt innerhalb weniger Sekunden weiterführende Fragen, falls weitere Informationen benötigt werden.

Bevor Sie beginnen: einmalige Zustimmung

Wenn eine Person in Ihrem Unternehmen zum ersten Mal Anfragen verwendet, gibt Ihr QuickBooks-Administrator eine einmalige Zustimmung. Dies müssen Sie nur einmal tun. Wenn Sie nicht über die Administratorberechtigungen verfügen, werden Sie in einer Nachricht aufgefordert, Ihren Administrator zu kontaktieren.

Notiz
Anfragen wird automatisch aktiviert, sobald Ihre erste Bank mit Ihrem Bank-Feed verknüpft wird. Es gibt keine separate Einstellung zum Aktivieren und Deaktivieren.

Starten Sie eine Anfrage für weitere Informationen

Schritt 1: Wählen Sie die gewünschte(n) Transaktion(en) aus

Sie können eine Anfrage von einer oder mehreren Transaktionen gleichzeitig starten.

  • Für mehrere Transaktionen: Aktivieren Sie die Kontrollkästchen für die Transaktionen, zu denen Sie die gleiche Frage haben. Wählen Sie dann auf dem dann angezeigten Banner weitere Informationen anfordern .
  • Für eine einzelne Transaktion: Wählen Sie das Symbol „+“ in der Spalte „ Anforderungen “ (mit einem Chat-Symbol gekennzeichnet). Das Symbol „Von künstlicher Intelligenz vorgeschlagen“ wird in dieser Spalte angezeigt, wenn QuickBooks empfiehlt, weitere Informationen zusammenzutragen, um eine Transaktion korrekt zu kategorisieren.
Notiz
Nachdem Sie eine Anfrage gestartet haben, wird das Symbol in der Spalte „Anforderungen“ aktualisiert und zeigt den Status an: Eine Chat-Blaste bedeutet, dass sie offen ist, eine Chat-Blaste mit einem roter Punkt bedeutet, dass der Kunde geantwortet hat und die Verbindung zur Überprüfung bereit ist, und eine Chat-Blaste mit einem Häkchen bedeutet er ist abgeschlossen. Sie können Fragen auch auf der Seite „Anforderungen“ verfolgen und dort nach den Registerkarten „ Öffnen“ , „Bestanden zur Überprüfung“ und „abgeschlossen“ sortieren.

Kontakte hinzufügen

QuickBooks-Benutzer in Ihrem Unternehmen können bereits zusammenarbeiten, sodass Sie sie nicht hinzufügen müssen. Sie können auch eine Person hinzufügen, die kein QuickBooks-Login hat, z. B. einen Büroleiter, der die Belege verwaltet.

  1. Gehen Sie von QuickBooks Online Accountant zum Konto des Kunden.
  2. Gehen Sie zu Alle Apps , dann zu Buchhaltung , dann zu Banktransaktionen .
  3. Wählen Sie Anfragen aus.
  4. Wählen Sie das Zahnradsymbol, um die Einstellungen für Anfragen zu öffnen.
  5. Wechseln Sie zur Registerkarte Kontakte verwalten .
  6. Wählen Sie Kontakt hinzufügen und geben Sie dann den Vornamen, den Nachnamen und die E-Mail-Adresse der Person ein.

Sie erhalten eine E-Mail-Einladung, mit der sie sich anmelden oder ein kostenloses Intuit-Konto erstellen können, damit sie über das Kundenportal antworten können.

Notiz
Kontakte, die Sie hier hinzufügen, können sich anmelden und auf Nachrichten antworten, aber sie erhalten keinen Zugriff auf QuickBooks und werden nicht auf Ihr Benutzerlimit angerechnet. Wenn Sie stattdessen eine Person als QuickBooks-Benutzer hinzufügen, erhält diese sowohl Zugriff auf QuickBooks als auch auf Anfragen. Um einen von Ihnen hinzugefügten Kontakt zu bearbeiten oder zu entfernen, verwenden Sie die Registerkarte Kontakte verwalten . QuickBooks-Benutzer werden in Ihren QuickBooks-Einstellungen verwaltet.

Um eine Frage an einen bestimmten Kontakt zu senden, aktivieren Sie die Option „Zuweisung der Anfrage“ in Ihren Einstellungen für Anfragen. Wählen Sie dann aus, wem sie bei der Erstellung der Anfrage zugewiesen werden soll.

  1. Aktivieren Sie in Ihren Anfrageeinstellungen die Option Zuweisung anfordern.
  2. Wenn Sie eine Anfrage erstellen, wählen Sie aus den Personen-Symbolen in der Unterhaltung den Kontakt aus, dem Sie sie zuweisen möchten.
Notiz
Wenn die Zuweisung von Anfragen aktiviert ist, sieht jede Person nur die ihr zugewiesenen Anfragen zuzüglich eventueller nicht zugewiesener Anfragen. Der primäre Administrator sieht alle Anfragen.

Schritt 2: Anfrage ausfüllen

Wenn Sie eine Anfrage starten, öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die Art der Informationen hinzufügen können, nach denen Sie suchen.

  1. Wählen Sie einen Antworttyp – Weitere Informationen anfordern oder Beleg anfordern – oder geben Sie Ihre eigene Frage ein. Zum Beispiel: „Können Sie mir sagen, wofür dieses Essen verwendet wurde, und einen Beleg hinzufügen?“
  2. Wählen Sie Anfrage zur Liste hinzufügen , um sie Ihrer Anfrageliste hinzuzufügen. Oder wählen Sie Hinzufügen und buchen, um die Transaktion zu buchen und gleichzeitig Ihre Anfrage hinzuzufügen.

Schritt 3: Anfrage senden

Anfragen werden zu Ihrer Liste hinzugefügt, bevor sie versenden. So kann Ihr Empfänger über einen einzigen Link statt über mehrere Links antworten.

  1. Gehen Sie zu Alle Apps , dann zu Buchhaltung , dann zu Banktransaktionen .
  2. Wählen Sie Anfragen , um Ihre Liste der Anfragen zu öffnen.
  3. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen für die Anfragen, die Sie senden möchten.
  4. Wählen Sie „Anforderungen senden“ und wählen Sie dann aus, wer benachrichtigt werden soll. Ihr Empfänger erhält eine E-Mail mit einem Link, um vom Kundenportal zu antworten.

Auf eine Anfrage nach weiteren Informationen antworten

Sie können schnell antworten. Wenn Sie weitere Informationen benötigen, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Wählen Sie den Link in Ihrer E-Mail aus. Wenn Sie QuickBooks nutzen, werden Sie automatisch beim Kundenportal angemeldet oder aufgefordert, sich bei Ihrem Intuit-Konto anzumelden. Wenn Sie als Mitarbeiter Anfragen zum ersten Mal verwenden, werden Sie aufgefordert, ein kostenloses Intuit-Konto zu erstellen oder sich anzumelden.
  2. Beantworten Sie die Frage oder laden Sie die angeforderten Dokumente hoch.
  3. Intuit Information überprüft Ihre Antwort und stellt innerhalb weniger Sekunden weiterführende Fragen, falls weitere Informationen benötigt werden.

Sobald alles abgeschlossen zu sein scheint, können Sie sich mit anderen Anfragen in Ihrer Liste beschäftigen.

Schalten Sie die Nachverfolgung von Intuit Information ein oder aus

Intuit Information geht standardmäßig auf Antworten ein. Sie können dies in den Einstellungen der Anfrage aktivieren oder deaktivieren.

  1. Gehen Sie von QuickBooks Online Accountant zum Konto des Kunden.
  2. Gehen Sie zu Alle Apps , dann zu Buchhaltung , dann zu Banktransaktionen .
  3. Wählen Sie Anfragen aus.
  4. Wählen Sie das Zahnradsymbol, um die Einstellungen für Anfragen zu öffnen.
  5. Aktivieren oder deaktivieren Sie auf der Registerkarte "Einstellungen" "Intuit Information zur Nachverfolgung zulassen" .

Kunden können auch ihre eigenen Fragen über das Kundenportal stellen – Sie sind nicht auf die Beantwortung beschränkt. Wenn Sie eine Frage schicken, erscheint sie auf der Registerkarte „Fragen von Kunden“ Ihres Buchhalters und er erhält eine E-Mail. Sie können zu einer bestimmten Transaktion fragen oder Ihrem Unternehmen eine allgemeine Frage schicken.

Fragen Sie nach einer bestimmten Transaktion

  1. Gehen Sie zu Alle Apps , dann zu Buchhaltung , dann zu Banktransaktionen .
  2. Suchen Sie die Transaktion, zu der Sie eine Frage haben, und wählen Sie dann das Symbol „+“ in der Chat-Spalte, um eine Transaktionsfrage zu beginnen.

Stellen Sie Ihrem Unternehmen eine allgemeine Frage

  1. Gehen Sie zu Alle Apps , dann zu Buchhaltung , dann zu Banktransaktionen .
  2. Wählen Sie „Anfragen“ und dann die Registerkarte „Fragen von uns“ .
  3. Wählen Sie + Neue Nachricht .
  4. Wählen Sie das Unternehmen aus, dem Sie eine Nachricht senden möchten, wenn Sie mit mehr als einem zusammenarbeiten.
  5. Geben Sie Ihre Nachricht ein und fügen Sie einen Anhang hinzu, wenn Sie möchten.
  6. Wählen Sie Senden aus .

Eine beantwortete Anfrage abschließen

Sie werden wissen, wann Ihr Kunde oder Ihr Team auf einige Benachrichtigungsarten geantwortet hat.

Nehmen Sie nach Bedarf Änderungen an der Transaktion vor. Wenn eine Frage beantwortet und abgeschlossen wurde, wählen Sie „als abgeschlossen“ aus, um die Frage abzuschließen. Wenn Sie eine Folgefrage haben, wählen Sie das Symbol in der Spalte „Anfragen“ für diese Transaktion aus, um die Unterhaltung fortzusetzen, die dann wieder geöffnet wird. Ihr Empfänger kann über denselben Link antworten oder Sie können einen neuen Link zum erneuten Senden erstellen.

Transaktion kategorisieren und überprüfen

Sobald Sie eine Antwort von Ihrem Teammitglied erhalten haben, können Sie die Transaktion überprüfen und kategorisieren.

  1. Wählen Sie unter Banktransaktionen die Transaktion aus, die als Aktualisiert aus einer Anfrage für weitere Informationen markiert ist.
  2. Öffnen Sie den Bereich Vorschläge und überprüfen Sie die von der künstlichen Intelligenz generierten Vorschläge auf der Grundlage der erhaltenen Antwort.
  3. Geben Sie die erforderlichen Informationen ein: Transaktionstyp , Kategorie , Produkt/Services , Klasse und Standort .
  4. Überprüfen Sie den Anhang im Abschnitt „Dateien“ .
  5. Wählen Sie zum Abschluss Buchen , um die Transaktion zu kategorisieren.
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