Weitere Informationen zu einer Transaktion anfordern

Manchmal benötigen Sie weitere Informationen darüber, wozu eine Transaktion diente. Jetzt können Sie Details und Dateien direkt von jeder Transaktion aus anfordern. Sparen Sie Zeit, um die benötigten Informationen von Ihrem Team zu erhalten – alles in QuickBooks.

Übersicht

Anfragen bezüglich weiterer Informationen ist eine Funktion für QuickBooks Online Essentials, QuickBooks Online Plus, und QuickBooks Online Advanced. Sie ermöglicht die Kommunikation auf QuickBooks zwischen einem Buchhalter und Kunden. Damit hilft Ihr Buchhaltungsteam, schnell Belege und andere notwendige Informationen über bestimmte Transaktionen zu sammeln.

Zu dieser Funktion gehört auch ein KI-Assistenten (den Buchhalter), um sicherzustellen, dass alle angeforderten Informationen hinzugefügt werden. Sie kann erkennen, ob ein falscher Beleg hinzugefügt wurde oder ob weitere Informationen erforderlich sind, um die Buchhaltung korrekt zu führen. Innerhalb weniger Sekunden werden Folgefragen gestellt, falls nötig.

Sie können diese Funktion in ausblenden Einstellungen -Menü oben auf der Liste Ihrer Banktransaktionen. Wechseln Sie noch einmal um für Aktivieren Sie Anfragen nach Bedarf.

Starten Sie eine Anfrage für weitere Informationen

Schritt 1: Wählen Sie die gewünschte(n) Transaktion(en) aus

• Für mehrere Transaktionen: Aktivieren Sie die Kontrollkästchen für eine beliebige Anzahl von Transaktionen, für die Sie die gleichen Fragen haben. Wählen Sie dann in dem auf dem Bildschirm angezeigten Banner die Option „Weitere Informationen anfordern“ aus.
• Für eine einzelne Transaktion: Wählen Sie das Symbol „+“ unter „Anforderungen“ aus Spalte. In der Kopfzeile befindet sich ein Symbol, das wie ein Chat-Symbol aussieht. Der Vorschlag von AI das Symbol in der Spalte „Anfragen“ angezeigt wird, wenn QuickBooks empfiehlt, mehr Informationen zu sammeln, um eine Transaktion korrekt zu kategorisieren.

Teammitglieder hinzufügen

Falls Sie es noch nicht getan haben, fügen Sie Ihre Teammitglieder hinzu. Hier wird die Vorgehensweise erläutert.

Hinweis: Sie können auch Teammitglieder hinzufügen, während Sie die Banktransaktionen + Symbol erfassen.

1. Gehen Sie zu Einstellungen ⚙ und wählen Sie Konto und Einstellungen.
2. Wählen Sie Buchhaltung.
3. Wählen Sie im Abschnitt „Weitere Informationen anfordern“ die Option „Bearbeiten“ .
4. Aktivieren Sie den Parameter Anmeldung zum Beantworten von Anfragen erforderlich .
5. Wählen Sie Ihre Teammitglieder aus der Dropdown-Liste Teammitglieder aktivieren ▼ aus.
6. Um weitere Mitarbeiter hinzuzufügen, wählen Sie Teammitglieder hinzufügen.
7. Geben Sie die erforderlichen Details ein und wählen Sie Teammitglied hinzufügen.
8. Wählen Sie „Speichern“und anschließend „Fertig“.

Weisen Sie Fragen bestimmten Mitarbeitern zu

Organisieren Sie Ihre Anfragen sicher und senden Sie sie an bestimmte Mitarbeiter oder Kunden.

1. Wählen Sie unter Banktransaktioneneine Transaktion aus.
2. Aus den Anfragen -Spalte wählen Sie das + -Symbol aus. 
3. Wählen Sie die Teammitglieder aus, die benachrichtigen werden sollen. 
4. Geben Sie in das leere Feld Ihre Frage an die Teammitglieder ein. (z. B. „Können Sie mir bitte sagen, wozu diese Mahlzeit diente und einen Beleg beifügen?“).
   • Dies ist optional, Sie können jedoch einen Antworttyp auswählen:
     • Fordern Sie weitere Informationen an
     • Nach Beleg fragen
5. Wählen Sie Anfrage zur Liste hinzufügen.

Ihre Teammitglieder erhalten eine E-Mail und werden aufgefordert, über Intuit Assist zusätzliche Informationen anzugeben.

Schritt 2: Anfrage ausfüllen

Sobald Sie eine neue Anfrage starten, wird ein Fenster angezeigt, in dem Sie die Art der Informationen hinzufügen können, nach denen Sie suchen.

1. Wählen Sie eine der Standardanfragen aus oder fügen Sie Ihre eigene Frage hinzu.
2. Wählen Sie Anfrage zur Liste hinzufügen , um die Transaktion zur Anfrageliste hinzuzufügen. Oder wählen Sie „Hinzufügen und buchen“ , um die Transaktion zu buchen und Ihre Anfrage gleichzeitig der Liste hinzuzufügen.

Schritt 3: Anfrage senden

Anfragen werden in Ihre Anfrageliste aufgenommen, bevor sie an jemanden gesendet werden. Auf diese Weise muss Ihr Empfänger diese nur über einen einzigen Link beantworten und nicht über mehrere gleichzeitig. So senden Sie ausstehende Anfragen:

1. Folgen Sie diesem Link, um die Schritte im Produkt abzuschließen
2. Wählen Sie Anfragenaus. Ihre Liste mit Anfragen wird geöffnet.
3. Aktivieren Sie auf der Registerkarte Neu die Kontrollkästchen für alle, die Sie senden möchten.
4. Wählen Sie Anfragen senden.
5. Geben Sie in das Feld An mehrere E-Mail-Adressen ein, getrennt durch ein Komma und ein Leerzeichen.
6. Wählen Sie Senden und weiter.
7. Dadurch wird ein Link für Sie erstellt und kopiert. Fügen Sie diesen Link in eine Textnachricht oder E-Mail ein, an die Sie auch gerne Ihre Anfrage beantworten möchten, um weitere Informationen zu erhalten. Sie können diesen Link bei Bedarf an mehr als einen Empfänger senden.

Auf eine Anfrage nach weiteren Informationen antworten

Die Beantwortung von Anfragen nach weiteren Informationen soll schnell und effizient erfolgen. Wenn Sie eine Anfrage nach weiteren Informationen erhalten, gehen Sie wie folgt vor.

1. Wählen Sie den Link aus, den Sie erhalten haben. Es öffnet sich ein Browser-Fenster, in dem Sie jede Transaktion und die Anfrage nach weiteren Informationen sehen können, die Ihr Buchhalter, Buchhalter oder Teammitglied damit hatte.
2. Beantworten Sie die Frage oder laden Sie alle erforderlichen Dokumente hoch. Möglicherweise müssen Sie sich den Link selbst senden, damit Sie Belege hochladen können, die Sie auf einem anderen Gerät gespeichert haben.
3. Ein AI-Assistent hilft dabei, sicherzustellen, dass alle Informationen, die Sie hinzufügen, vollständig sind. Sie kann erkennen, ob Sie versehentlich den falschen Beleg hochgeladen haben oder ob weitere Informationen erforderlich sind, um die Buchhaltung korrekt zu führen. Innerhalb weniger Sekunden werden, falls nötig, Folgefragen gestellt.
4. Ein grünes Häkchen wird angezeigt, wenn scheinbar alles abgeschlossen ist und Sie mit anderen Anfragen in der Liste fortfahren können.

Eine beantwortete Anfrage abschließen

An verschiedenen Benachrichtigungstypen können Sie erkennen, wann Ihr Kunde oder Ihr Team auf eine Anfrage geantwortet hat:

Nehmen Sie nach Bedarf Änderungen an der Transaktion vor. Wenn Sie eine Folgefrage haben, können Sie das Symbol in der Spalte „Anfragen“ für die betreffende Transaktion auswählen und das Gespräch fortsetzen. Dadurch wird die Unterhaltung wieder geöffnet und in die Registerkarte „Laufende Anfragen“ verschoben. Ihr Empfänger kann über denselben Link antworten, oder Sie können erneut einen Link erstellen, um ihn erneut zu senden.

Transaktion kategorisieren und überprüfen

Sobald Sie die Antwort von Ihrem Teammitglied erhalten haben, können Sie die Transaktion überprüfen und kategorisieren. 

1. Wählen Sie unter Banktransaktionendie mit Aktualisiert gekennzeichnete Transaktion aus einer Anfrage, um weitere Informationen zu erhalten.
2. Wählen Sie den Bereich „Vorschläge“ und überprüfen Sie die von der KI generierten Vorschläge aus den Antworten Ihrer Teammitglieder. 
3. Geben Sie die erforderlichen Informationen ein:
   • Transaktionstyp
   • Kategorie
   • Produkt/Services
   • Klasse
   • Standort
4. Überprüfen Sie den Anhang aus dem Abschnitt „Datei“.
5. Wählen Sie anschließend „Buchen“ , um die Transaktion zu kategorisieren.