Erstattung der Ausgaben für Kilometer und Fahrzeug für Mitarbeiter

Erfahren Sie, wie Sie Kilometerstandsrückerstattungen eingeben und Ihren Mitarbeitern gewähren können.

Arbeitnehmer sollten für Geschäftsreisen Firmenwagen nutzen. Wenn ein Mitarbeiter den Privatwagen geschäftlich genutzt hat, können Sie ihm die Kilometer erstatten. Hier erfahren Sie, wie Sie Kilometerrückerstattungen nachverfolgen und Arbeitnehmer für die Ausgaben bezahlen.

Hinweis: Befolgen Sie diese Schritte, wenn Ihr Mitarbeiter die Fahrzeugkosten eines Unternehmens aus eigener Tasche bezahlt hat , z. B. einen Ölwechsel.

Schritt 1: Manuelle Verfolgung für die Rückerstattung von Kilometern einrichten

Falls noch nicht geschehen, richten Sie ein Lieferantenprofil für Ihren Mitarbeiter und ein Sonderausgabenkonto ein, um die Rückerstattungen nachzuverfolgen.

Richten Sie ein Lieferantenprofil für Ihren Mitarbeiter ein

Dieses Lieferantenprofil unterscheidet sich von dem normalen Mitarbeiterprofil für die Gehaltsabrechnung. Verwenden Sie sie nur, um Rückerstattungen nachzuverfolgen. Verwenden Sie für alles andere weiterhin Mitarbeiterprofile.

1. Zu „Alle Apps“ gehen , wählen Sie Ausgaben und Rechnungen und wählen Sie dann Lieferanten ( Weitere Informationen ).
2. Wählen Sie Neuer Lieferant.
3. Geben Sie die Informationen Ihres Mitarbeiters ein.
4. Geben Sie dem Lieferantenkonto Ihres Mitarbeiters einen eindeutigen Namen im Feld Anzeigename des Lieferanten . 
   Tipp : Fügen Sie „( Kilometerstand)“ am Ende hinzu, damit Sie wissen, welches Lieferantenprofil Sie auswählen müssen, um die Kilometerstände zu erfassen.
5. Wählen Sie Speichern.

Aufwandskonto für die Erstattung von Kilometern einrichten

1. Zu „Alle Apps“ gehen , wählen Sie Buchhaltung und wählen Sie dann Kontentabelle ( Weiter zum Ziel ).
2. Wählen Sie Neues Konto.
3. Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü Kontotyp die Option Ausgaben.
4. Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü Detailtyp einen aus Auto, Reisekosten – Allgemeines und Verwaltungoder Reisekosten – Verkaufskosten aus.
5. Geben Sie dem Konto einen eindeutigen Namen, der leicht zu identifizieren ist.
6. Wählen Sie Speichern.

Erstellen Sie einen Posten für die Kilometergelderstattung

Erstellen Sie einen Kilometerposten, den Sie einer Abrechnung hinzufügen können. Verwenden Sie sie jedes Mal, um diese Art der Rückerstattung nachzuverfolgen.

1. Zu „Alle Apps“ gehen , wählen Sie Verkäufe und werden bezahlt und wählen Sie dann Produkte und Services ( Weiter zum Ziel ).
2. Wählen Sie Dropdown-Menü für neues Produkt/neue Dienstleistung ▼ und wählen Sie anschließend „Nicht-Lagerbestand “ .
3. Benennen Sie das Posten als "Manueller Kilometerstand".
4. Wählen Sie im Abschnitt „Verkäufe“ die Option Ich verkaufe dies an meine Kunden . Geben Sie dann eine Beschreibung ein.
5. Geben Sie in das Feld Preis/Satz die Kosten ein, die Sie für die Reise pro Kilometer zahlen.
6. Wählen Sie im Abschnitt Einkauf die Option Ich kaufe dies von einem Lieferanten . Geben Sie dann eine Beschreibung ein.
7. Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü des Spesenkontos das soeben erstellte Spesenkonto für Kilometer.
8. Wählen Sie Speichern und schließen Sie.

Schritt 2: Erstellen Sie eine Rechnung für die Kilometerrückerstattung

Erstellen Sie eine Abrechnung, wenn Sie einem Mitarbeiter eine Kostenübernahme erstatten müssen. Verwenden Sie das Lieferantenprofil, das Aufwandskonto und die Kilometerposition, die Sie gerade erstellt haben.

1. Wählen Sie + Neu oder + Erstellen.
2. Wählen SieAbrechnung.
3. Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü Lieferant ▼ das Lieferantenprofil des Mitarbeiters, das Sie für die Kilometerleistung erstellt haben.
4. Wählen Sie Postendetails , um den Abschnitt zu erweitern.
5. Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü Produkt/Service die von Ihnen erstellte Kilometerposition aus.
6. Geben oder aktualisieren Sie Beschreibung, Menge, Satzund Betrag nach Bedarf.
7. Wählen Sie die zutreffenden aus Steuer.
8. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Abrechenbar“ , wenn Sie dieseAusgabe für einen Kunden abrechenbar machen müssen. Wählen Sie dann den Kunden/das Projekt aus dem Dropdown-Menü aus.
9. Wählen Sie Speichern und schließen Sie.

Schritt 3: Erstattung der Kosten für Ihren Mitarbeiter

Nachdem Sie Ihrem Mitarbeiter zurückgezahlt haben, können Sie die Zahlung in verbuchen QuickBooks:

1. Wählen Sie + Neu oder + Erstellen.
2. Wählen Sie Rechnungen bezahlenaus.
3. Wählen Sie das Zahlungskonto und den Mitarbeiter, den Sie erstatten möchten.
4. Wählen Sie Speichern.

Diese Rückerstattungen werden in Ihrem Gewinn-und-Verlust -Bericht angezeigt. Am Ende des Jahres können Sie Ihren abzugsfähigen Betrag festlegen.

Nächste Schritte: Alle Kilometerrückerstattungen anzeigen

QuickBooks verfolgt diese Abrechnungen in Ihrem Kilometerkonto:

1. Gehen Sie zu Berichte und wählen Sie Standardberichte ( Weiter zum Ziel ).
2. Führen Sie dann einenGewinn-und-Verlust-Bericht aus.
   Alle Ausgaben werden in Ihrem Ausgabenkonto für Kilometer aufgeführt.

Sie können auch in IhrerKontentabelleIhren Aufwandskontoverlauf überprüfen, um konkrete Ausgaben zu sehen, die Sie erstattet haben.