Unterschriften erfassen mit der QuickBooks Mobile-App

Erfahren Sie, wie Sie Unterschriften mit der . erfassen QuickBooks Mobile-App.

Lassen Sie Ihren Kunden unterschreiben Kostenvoranschläge oder Rechnungen mit Ihrem QuickBooks Mobile-App für eine schnelle und sichere Transaktion.

iOS

1. Gehen Sie zu Menü, dann zu Verkäufe & Bezahltund tippen Sie anschließend auf Kostenvoranschläge oder Rechnungen.
2. Wählen Sie eine vorhandene Transaktion aus oder erstellen Sie eine neue.
3. Fügen Sie alle erforderlichen Informationen hinzu.
4. Tippen Sie auf Speichern.
5. Tippen Sie auf Unterschrift abrufen.
6. Lassen Sie Ihren Kunden mit dem Finger unterschreiben.
7. Tippen Sie auf Fertig.

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1. Gehen Sie zu Menü, dann zu Verkäufe & Bezahltund tippen Sie anschließend auf Kostenvoranschläge oder Rechnungen.
2. Wählen Sie eine vorhandene Transaktion aus oder erstellen Sie eine neue.
3. Fügen Sie alle erforderlichen Informationen hinzu.
4. Tippen Sie auf Fertig.
5. Lassen Sie Ihren Kunden mit dem Finger unterschreiben.
6. Tippen Sie auf Fertig.

Erfahren Sie, wie Sie eine elektronische Unterschrift auf Kostenvoranschlägen vorschreiben und Unterschriften persönlich mit der QuickBooks Mobile-App erfassen können.

Es gibt zwei Möglichkeiten, Kundenunterschriften in QuickBooks Online einzuholen. Sie können eine elektronische Unterschrift auf einem Kostenvoranschlag verlangen, damit Ihr Kunde online unterschreiben kann, bevor er diesen annimmt oder eine Einzahlung bezahlt. Oder Sie können eine Unterschrift persönlich auf Ihrem Mobilgerät erfassen. Dieser Artikel deckt beides ab.

Fordern Sie eine elektronische Unterschrift auf einem Kostenvoranschlag an

Wenn Sie Elektronische Unterschrift für einen Kostenvoranschlag anfordern aktivieren, sieht Ihr Kunde ein Unterschriftsfeld, wenn er den Kostenvoranschlag öffnet. Ihr Kunde kann den Kostenvoranschlag erst annehmen, wenn er unterschreiben hat. Nach der Unterschrift führt QuickBooks Folgendes aus:

• Senden Sie eine unterzeichnete PDF-Kopie des Kostenvoranschlags per E-Mail an Sie und Ihren Kunden.
• Speichern Sie das unterzeichnete PDF auf dem Kostenvoranschlagsdatensatz, damit Sie es jederzeit abrufen können.

Wenn Sie auf den Kostenvoranschlag auch eine Anzahlung setzen, unterschreiben Ihr Kunde und bezahlt die Rechnung in einem Schritt.

1. Wählen Sie „+ Neu“ und dann „ Kostenvoranschlag“ .
2. Füllen Sie den Kostenvoranschlag wie gewohnt aus. Fügen Sie Ihre Kunden, Ihre Produkte oder Dienstleistungen und eventuelle Einzahlungsanfragen hinzu.
3. Erweitern Sie den Bereich Anpassung .
4. Aktivieren Sie den Umschalter Elektronische Unterschrift anfordern .
5. Wählen Sie Speichern oder wählen Sie Überprüfen und senden Sie den Kostenvoranschlag per E-Mail an Ihren Kunden.

Was Ihre Kunden sehen

Ihr Kunde erhält dieselbe E-Mail mit einem Kostenvoranschlag, den Sie bereits gesendet haben. Er öffnet den Link und überprüft den Kostenvoranschlag online. Wenn Sie eine elektronische Unterschrift benötigen, wird diese unterschreiben, bevor sie die Genehmigung erteilen kann.

Wie genehmigt mein Kunde einen Kostenvoranschlag?

1. Ihr Kunde öffnet den Link zum Kostenvoranschlag aus seiner E-Mail.
2. Überprüfen Sie die Details des Kostenvoranschlags und den Gesamtbetrag.
3. Im Abschnitt „Unterschrift“ geben sie ihren vollständigen Namen in das Feld „Vollständiger Name“ ein.
4. Er wählen „Annehmen“ , um den Kostenvoranschlag zu unterschreiben und zu genehmigen.

QuickBooks bestätigt die Genehmigung und teilt Ihnen mit, dass Ihr Kunde den Kostenvoranschlag angenommen hat.

Wie genehmigt mein Kunde einen Kostenvoranschlag und zahlt eine Anzahlung?

Wenn Sie eine Anzahlung auf den Kostenvoranschlag beantragen, erfolgen die Unterschrift und die Zahlung in einem Schritt.

1. Ihr Kunde öffnet den Link zum Kostenvoranschlag aus seiner E-Mail.
2. Sie überprüfen den Einzahlungsbetrag und wählen eine Zahlungsmethode: Debit, Gutschrift oder Bank.
3. Er gibt seine Zahlungsdaten ein.
4. Im Abschnitt „Unterschrift“ geben sie ihren vollständigen Namen in das Feld „Vollständiger Name“ ein.
5. Er wählen die Option „Zahlen“ , um zu unterschreiben, den Kostenvoranschlag zu genehmigen und die Einzahlung in einem einzigen Schritt zu bezahlen.

Suchen Sie nach der unterzeichneten PDF-Datei

Nachdem Ihr Kunde unterschreiben und die Anzahlung geleistet hat, erscheint QuickBooks:

• Erstellt eine unterzeichnete PDF, die die Unterschrift Ihres Kunden, dessen vollständigen Namen und das Datum der Annahme enthält.
• Senden Sie eine Kopie der unterzeichneten PDF-Datei per E-Mail an Ihren Kunden.
• Senden Sie eine Kopie per E-Mail an die Ab-Adresse der Original. Cc- und Bcc-empfänger erhalten ebenfalls eine Kopie.
• Speichern Sie die unterzeichnete PDF-Datei im Kostenvoranschlagsdatensatz.

Rufen Sie das unterzeichnete PDF später auf

1. Gehen Sie zu Alle Apps , dann zu Kunden-Hub und dann zu Kostenvoranschlägen .
2. Suchen Sie nach dem Kostenvoranschlag.
3. Wählen Sie in der Spalte „Aktion“ die Option „PDF anzeigen“ aus.

Bearbeiten Sie einen Kostenvoranschlag, nachdem Ihr Kunde unterschreiben hat

Manchmal ändert sich der Arbeitsumfang, nachdem Ihr Kunde unterschreiben hat. Durch jede Änderung an den Preisen oder an den einzelnen Posten des Kostenvoranschlags wird der Kostenvoranschlag auf Ausstehend zurückgesetzt und Ihr Kunde unterzeichnet eine neue Version.

Wann muss sich mein Kunde erneut anmelden?

QuickBooks bittet Sie, den Kostenvoranschlag erneut zu senden, wenn Sie eine dieser Änderungen vornehmen, nachdem Ihr Kunde akzeptiert hat:

• Fügen Sie eine Produkt- oder Serviceposition hinzu, bearbeiten oder löschen Sie sie.
• Ändern Sie den Betrag in einer bestehenden Zeile.
• Ändern Sie den Einzahlungsbetrag oder den Prozentsatz.

Bearbeitungen des Kundennamens, der Adresse oder anderer Kosmetikfelder führen den Kostenvoranschlag nicht zurück. Ihr Kunde unterschreiben nur dann erneut, wenn eine Änderung Auswirkungen auf seine Zustimmung hat.

Senden Sie den Kostenvoranschlag erneut für eine neue Unterschrift

1. Öffnen Sie den angenommenen Kostenvoranschlag und nehmen Sie Ihre Änderungen vor. QuickBooks warnte Sie: „Ihr Kunde muss erneut unterschreiben.“
2. Wählen Sie „Weiter“ , um fortzufahren. Der Status des Kostenvoranschlags wird auf Ausstehend zurückgesetzt. Oder wählen Sie „ Zurück“ , um den Kostenvoranschlag so zu belassen, wie er ist.
3. Nehmen Sie Ihre Änderungen vor und wählen Sie dann „Prüfen und senden“, um den aktualisierten Kostenvoranschlag erneut zu senden.
4. Ihr Kunde unterzeichnet die neue Version und QuickBooks erstellt eine neue unterzeichnete PDF-Datei.

Wie Signaturen bei verschiedenen Kostenvoranschlagstypen funktionieren

Der Genehmigungsablauf, den Ihr Kunde sieht, hängt davon ab, ob Sie eine Unterschrift verlangen, eine Einzahlung, beides oder keines von beiden verlangen.

Deaktivieren Sie die elektronische Unterschrift für einen Kostenvoranschlag

Sie können die elektronische Unterschrift für jeden einzelnen Kostenvoranschlag deaktivieren, beispielsweise, wenn ein Kunde bereits zugestimmt hat und nur schnell zustimmen muss.

1. Öffnen Sie den Kostenvoranschlag.
2. Erweitern Sie den Bereich Anpassung .
3. Deaktivieren Sie den Umschalter Elektronische Unterschrift anfordern .
4. Wählen Sie Speichern oder Überprüfen und senden .

Neue Kostenvoranschläge verwenden Ihre letzte Auswahl als Standard. Lassen Sie den Umschalter deaktivieren, um wieder Genehmigungen ohne Unterschriften zu sammeln.

FAQ

Kann ich eine elektronische Signatur für Rechnungen verlangen?

Nein. Sie können eine elektronische Unterschrift nur für Kostenvoranschläge verlangen.

Ist das unterzeichnete PDF rechtsverbindlich?

In der unterzeichneten PDF-Datei finden Sie den eingegebenen vollständigen Namen Ihres Kunden, den genauen Kostenvoranschlag, dem er zugestimmt hat, sowie das Datum und die Uhrzeit, zu der er unterzeichnet hat. Dies ist eine elektronische Signatur unter den USA ESign Act und UETA. Ob sie in einem bestimmten Konflikt durchsetzbar ist, hängt von der Vereinbarung und den Bedingungen ab. Sprechen Sie mit Ihrem Anwalt, wenn Sie Fragen zu einem bestimmten Fall haben.

Was passiert, wenn die Anzahlung meines Kunden fehlgeschlagen ist?

QuickBooks speichert die Signatur nicht und erstellt auch kein unterzeichnetes PDF. Ihr Kunde sieht einen Fehler und kann es mit einer anderen Zahlungsmethode erneut versuchen. Sobald die Zahlung eingegangen ist, erfasst QuickBooks die Unterschrift und die Einzahlung zusammen.

Kann mehr als eine Person denselben Kostenvoranschlag unterschreiben?

Nr. Ein Empfänger unterschreibt den Kostenvoranschlag – in der Regel Ihr Hauptkunde. Wenn Sie mehrere Unterschriften für eine Vereinbarung benötigen, verwenden Sie für dieses Dokument ein separates Werkzeug zur elektronischen Unterschrift.

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