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Configurer des règles bancaires pour catégoriser des opérations en ligne dans QuickBooks en ligne

Apprenez à utiliser les règles bancaires pour classer vos opérations automatiquement.

Lorsque voustéléchargez des opérations bancaires, vous devez les catégoriser de manière à ce qu’elles soient associées aux bons comptes. Les règles bancaires accélèrent ce processus.

En effet, vous pouvez créer des règles qui catégorisent automatiquement les opérations pour vous. Plus QuickBooks utilise vos règles bancaires, meilleur il devient pour classer vos opérations. Après un certain temps, il peut même balayer vos opérations et ajouter des précisions, comme le nom du bénéficiaire.

Étape 1 : Créer une règle bancaire

  1. Allez au menu Banque ou au menu Opérations. Sélectionnez ensuite l’onglet Règles.
  2. Sélectionnez Nouvelle règle.
  3. Saisissez un nom dans le champ Quel nom voulez-vous donner à cette règle? .
  4. Dans le menu déroulant Appliquer ceci aux opérations qui sont ▼, sélectionnez Rentrée d’argent ou Sortie d’argent.
  5. Dans le menu déroulant Dans ▼, sélectionnez le compte bancaire ou la carte de crédit.
  6. Établissez les conditions de la règle. Vous pouvez configurer une seule règle avec un maximum de 5 conditions. Régler et inclure les éléments suivants, puis sélectionnez + Ajouter une condition.
  7. Dans le champ Conditions, indiquez si la règle s’applique à la Description, au champ Banque, ou au Montant. Sélectionnez ensuite dans quelle mesure QuickBooks appliquera la règle, c’est-à-dire si l’énoncé contient, ne contient pas ou est exactement conforme à la condition.
  8. Établissez les paramètres de la règle. Définissez le Type d’opération, la Catégorie, la Taxe, les Balises et le Bénéficiaire.
  9. Sélectionnez Enregistrer.

QuickBooks appliquera automatiquement vos règles aux opérations à l’onglet Pour révision. Ces opérations sont celles que vous devez passer en revue chaque jour.

Conseil : Vous pouvez ajouter rapidement une règle concernant les opérations à l’onglet Pour révision. Il suffit de choisir une opération, puis de sélectionner le lien Créer une règle pour afficher la fenêtre Règle et établir les conditions à cet effet.

Si vous configurez des règles bancaires dans un dossier d’entreprise QuickBooks en ligne, vous pouvez les exporter vers un autre fichier d’entreprise.

  1. Ouvrez une session dans le fichier d’entreprise dont vous voulez exporter les règles bancaires.
  2. Allez au menu Banque ou au menu Opérations. Sélectionnez ensuite l’onglet Règles.
  3. Sélectionnez le menu déroulant Nouvelle règle ▼, puis Exporter des règles.
  4. Enregistrez le fichier exporté dans Excel.
  5. Fermez la session et connectez-vous au dossier dans lequel vous voulez importer les règles.
  6. Allez au menu Banque ou au menu Opérations. Sélectionnez ensuite l’onglet Règles.
  7. Sélectionnez le menu déroulant Nouvelle règle ▼, puis Importer les règles.
  8. Sélectionnez Parcourir et repérez le fichier Excel que vous avez exporté.
  9. Sélectionnez les règles et les détails que vous voulez importer.
  10. Suivez les instructions à l’écran pour terminer l’importation.

Étape 2 : Examen des opérations reconnues

Vous pouvez voir quelles opérations téléchargées ont été reconnues par une règle bancaire. À l’intérieur de votre Pour l’onglet Révision, sélectionnez Reconnu De la Toutes les opérations ▼ menu déroulant. Cela répertorie toutes les opérations qui ont été reconnues par une règle bancaire. Vous verrez également une étiquette «Règle» ajoutée à l’opération.

Si tout semble en règle, sélectionnez Ajouter pour déplacer une opération directement dans un compte au sein de QuickBooks. Vous pouvez également la sélectionner et la passer en revue avant de la déplacer.

Note : Si QuickBooks ne sait pas comment catégoriser une opération, le logiciel utilise les comptes Revenu non catégorisé, Dépense non catégorisée et Actifs non catégorisés pour les catégoriser temporairement.
Vous ne pouvez pas utiliser ces comptes pour créer des règles bancaires.

Étapes suivantes : Configurer la fonction d’ajout automatique

Vous pouvez créer des règles ciblées pour que certaines opérations soient automatiquement acceptées dans vos documents comptables à partir de la page Banque.
Conseil : Nous recommandons d’ajouter d’abord des opérations simples et régulières, comme un loyer ou des factures d’essence. Une fois la fonction maîtrisée, vous pourrez l’utiliser pour couvrir d’autres opérations.

  1. Suivez les étapes pour créer une nouvelle règle bancaire.
  2. Sélectionnez Confirmer automatiquement les opérations auxquelles cette règle s’applique dans la fenêtre Règle.
  3. Sélectionnez Enregistrer.

Une fois qu’une règle d’ajout automatique est créée, toute opération affichée dans l’onglet Pour révision qui respecte les conditions est automatiquement ajoutée. Les règles d’ajout automatique s’appliquent lorsque vous ouvrez une session, téléversez un fichier ou créez ou modifiez une nouvelle règle d’ajout automatique.

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