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Saisir, modifier ou supprimer des dépenses dans QuickBooks en ligne

Apprenez à créer, à modifier et à supprimer des dépenses, comme des achats en espèces ou par chèque, dans QuickBooks en ligne.

QuickBooks simplifie grandement la gestion de vos dépenses en vous permettant de les saisir au moment même où elles surviennent. Vous pouvez également modifier ou supprimer des dépenses que vous avez inscrites afin de vous assurer que toutes vos données sont exactes.

Regardez cette courte vidéo pour en savoir plus sur l’enregistrement des dépenses :


Conseil : Si vous avez un grand nombre de dépenses à créer, il pourrait être plus facile de plutôt les saisir dans l’historique du compte.

Créer une dépense

  1. Sélectionnez + Nouveau.
  2. Sélectionnez Dépense.
  3. Dans le champ Bénéficiaire, indiquez un fournisseur. Vous pouvez spécifier le nom d’une personne ou d’une entreprise. Si votre opération englobe de nombreuses dépenses de petite caisse, laissez ce champ vide.
  4. Sélectionnez le compte de paiement sur lequel créditer cette dépense.
  5. Saisissez la date d’achat dans le champ Date de paiement et spécifiez le Mode de paiement pour la dépense.
  6. (Facultatif) Vous pouvez utiliser le champ Nº de réf.pour saisir un numéro d’identification à partir du reçu d’achat. (Note : À l’intention des utilisateurs de QuickBooks en ligne Plus : lorsque le suivi par lieu ou par classe est activé, des champs supplémentaires pour le lieu et la classe apparaissent. Vous pouvez activer les fonctions de suivi par lieu ou par classe dans la section Compte et paramètres de l’onglet Options avancées.)
  7. (Facultatif) Saisissez une description de la dépense.
  8. Saisissez le montant de l’achat et toute taxe payée (s’il y a lieu).
  9. Cliquez sur le bouton Enregistrer et fermer ou Enregistrer et nouveau.

Avant de sélectionner Enregistrer et fermer, vous disposez de quelques options qui pourraient être utiles pour faire le suivi des dépenses :

  • Si vous facturez cette dépense à un client en particulier, cochez la case Facturable et saisissez le nom du client. Le suivi des dépenses facturables doit être activé pour afficher la colonne Facturable. Vous pouvez l’activer dans la section Compte et paramètres dans l’onglet Dépenses. Note : Si vous recevez ultérieurement un crédit pour une dépense déjà facturée à un client, veillez à indiquer ce client sur le crédit et à cocher la case Facturable, sinon cette dépense sera facturée au client sur la facture suivante et le crédit n’apparaîtra pas.
  • Pour voir un rapport de revenus opposés aux dépenses pour chaque client, vous pouvez exécuter un rapport Sommaire des revenus par client.
  • Saisissez toute note ou tout mémo que vous voulez voir apparaître dans l’historique du compte, sur les chèques imprimés et sur les rapports qui incluent cet achat.
  • Utilisez les champs de la section Détails des articles pour saisir des renseignements sur le produit ou le service acheté.
  • Si vous utilisez des remboursements de dépenses, sélectionnez Imprimer pour obtenir une copie du justificatif.

Modifier une dépense

Avertissement : Modifier une dépense facturée à un client peut également modifier la facture du client.
  1. Dans le menu de gauche, sélectionnez Dépenses, puis choisissez Dépenses.
  2. Dans la fenêtre Dépenses, trouvez la dépense à modifier.
  3. Dans la colonne Action, sélectionnez Afficher/Modifier.
  4. Mettez à jour l’opération si nécessaire.
  5. Sélectionnez Enregistrer et fermer.

Supprimer une dépense

  1. Dans le menu de gauche, sélectionnez Dépenses, puis choisissez Dépenses.
  2. Dans la fenêtre Dépenses, trouvez la dépense à supprimer.
  3. Dans le menu déroulant Action ▼, sélectionnez Supprimer.
  4. Sélectionnez Oui pour confirmer que vous souhaitez supprimer l’opération. Une fois que vous avez supprimé une dépense, seul le journal de bord en conserve un enregistrement. Pour ouvrir le journal de bord, sélectionnez Rapports dans le menu de gauche et saisissez Journal de bord dans la barre de recherche.

Vous ne savez pas s’il faut créer une dépense, une facture ou un chèque?

Veuillez consulter Quelle est la différence entre les factures, les chèques et les dépenses? pour vous aider à décider.

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