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Enregistrer des paiements de facture dans QuickBooks en ligne

Apprenez comment recevoir et enregistrer la comptabilité pour les paiements de factures.

Dans QuickBooks en ligne, il existe plusieurs façons d’enregistrer des opérations de vente :

  • Si votre client a payé le produit ou le service au moment de la vente, remettez-lui un reçu de vente. Et c’est tout, vous avez terminé.
  • Si votre client compte payer plus tard, envoyez-lui une facture.

Une fois qu’un client a payé sa facture et que vous avez traité le paiement en dehors de QuickBooks (c.-à-d. avec des services comme Square, PayPal ou d’autres systèmes de point de vente), il reste une étape. Vous devez enregistrer et catégoriser le paiement. Cela connecte l’opération de paiement à la facture originale afin que vos comptes demeurent équilibrés. Voici comment enregistrer les paiements de factures.

Enregistrer un paiement de facture

Après avoir traité un paiement, vous devez l’enregistrer dans QuickBooks pour qu’il marque la facture comme étant payée. Sinon, les factures resteront ouvertes et impayées dans vos rapports. Suivez les étapes pour enregistrer le paiement :

Enregistrer le paiement d’une seule facture

  1. Sélectionnez + Nouveau.
  2. Sélectionnez Recevoir un paiement.
  3. Dans le menu déroulant Client, sélectionnez le nom du client.
  4. Dans le menu déroulant Mode de paiement, sélectionnez le mode de paiement.
  5. Dans le menu déroulant Déposer sur, sélectionnez le compte dans lequel vous avez effectué le paiement. Conseil : Vous pouvez déposer l’argent directement dans un compte, comme votre compte chèques, ou sélectionner Fonds non déposés si vous devez regrouper le paiement avec d’autres. 
  6. Dans la section Opérations non réglées, cochez la case de la facture pour laquelle vous enregistrez le paiement.
  7. Saisissez le numéro de référence, et un mémo au besoin. Cette étape est facultative.
  8. Lorsque vous aurez terminé, sélectionnez Enregistrer et fermer

Enregistrer un paiement partiel pour une facture

Vous devez enregistrer les paiements, même si vous n’avez reçu qu’une partie de ce qui vous est dû. QuickBooks en ligne fait le suivi du solde de la facture restante :

  1. Sélectionnez + Nouveau.
  2. Sélectionnez Recevoir un paiement.
  3. Dans le menu déroulant Client, sélectionnez le nom du client.
  4. Dans le menu déroulant Mode de paiement, sélectionnez le mode de paiement.
  5. Dans le menu déroulant Déposer sur, sélectionnez le compte dans lequel vous avez effectué le paiement. Conseil : Vous pouvez déposer l’argent directement dans un compte, comme votre compte chèques, ou sélectionner Fonds non déposés si vous devez regrouper le paiement avec d’autres.
  6. Dans la section Opérations non réglées, cochez la case de la facture pour laquelle vous enregistrez le paiement.
  7. Dans le champ Montant reçu , saisissez le montant payé par votre client.
  8. Saisissez le numéro de référence, et un mémo au besoin. Cette étape est facultative.
  9. Lorsque vous aurez terminé, sélectionnez Enregistrer et fermer

Pour voir le solde restant du client :

  1. Allez au menu  Rapports.
  2. Trouvez et ouvrez un rapport Détails du solde du client .
  3. Sélectionnez Exécuter le rapport.
  4. Révisez les données du client dans Solde courant.
Note : Lorsque vous enregistrez des paiements partiels, QuickBooks l’applique au premier poste de la facture. Il applique le paiement à chaque ligne jusqu’à ce que le paiement soit épuisé. C’est par conception. Vous ne pouvez pas changer l’ordre

Regrouper plusieurs paiements dans un seul enregistrement

Dans les cas où vous avez déposé plusieurs chèques de paiement à la banque et qu’ils ont été enregistrés comme un seul document, déposez les paiements dans le compte Fonds non déposés. Cela vous permet de regrouper ces mêmes enregistrements dans QuickBooks.

Vous le faites seulement si votre banque a enregistré plusieurs paiements dans un seul document.

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