Téléverser vos reçus et vos factures à payer dans QuickBooks en ligne

Apprenez comment téléverser vos reçus et vos factures à payer dans QuickBooks en ligne.

Gagnez du temps sur le suivi et l’enregistrement de vos reçus et factures à payer de vos fournisseurs. Vous pouvez les téléverser dans QuickBooks en ligne à partir de votre ordinateur ou de votre appareil mobile, ou même de votre compte de courriel.

Une fois que vous aurez téléversé votre reçu ou votre facture à payer, QuickBooks en extraira les renseignements pertinents et créera une opération que vous devrez vérifier. Vous pourrez ensuite modifier le reçu ou la facture à payer, l’ajouter à un compte ou l’apparier à une opération existante sous l’onglet Reçus.

Conseil : Si vous voulez que vos employés téléversent et soumettent leurs reçus pour les demandes de remboursement de dépenses, envisagez de passer à QuickBooks en ligne Avancé. Vous pouvez passer en revue leurs demandes de remboursement de dépenses et enregistrer les opérations qui correspondent. Ce n’est pas inclus dans votre abonnement actuel.

Étape 1 : Téléverser les reçus et les factures à payer dans QuickBooks

Il existe plusieurs façons d’ajouter des reçus ou des factures à payer. Suivez la procédure qui vous convient le mieux.

Note :

• Nous vous déconseillons de téléverser des reçus ou des factures à payer contenant des renseignements sensibles ou personnels, comme des numéros de carte de crédit et des identifiants gouvernementaux.
• QuickBooks prend en charge les images PDF, JPEG, JPG, GIF et PNG. Si vous avez un iPhone ou un iPad plus récent, vos images pourraient être au format HEIC. Vous pouvez convertir des images HEIC dans un format compatible.

Téléverser des reçus ou des factures à payer à partir de votre ordinateur ou de Google Disque

1. Ouvrez une session dans QuickBooks en ligne. 
2. Allez à Opérations, puis sélectionnez Reçus (Accéder).
3. SélectionnezTéléverser à partir d’un ordinateur ouTéléverser à partir de Google Disque.
   Note : Chaque image ou fichier ne doit contenir qu’un seul reçu ou une seule facture à payer.

Prendre une photo de votre reçu ou de votre facture à payer sur votre appareil mobile

Vous pouvez utiliser l’appli mobile QuickBooks en ligne pour photographier et téléverser des reçus et des factures à payer à partir de votre appareil mobile.

Note : Si ce n’est pas déjà fait, installez l’appli QuickBooks en ligne pour iOS ou Android.

1. Ouvrez l’appli mobile QuickBooks en ligne.
2. Sélectionnez l’icône Menu ≡.
3. Sélectionnez Capture de reçus.
4. Sélectionnez l’icône de caméra et prenez une photo de votre reçu ou de votre facture à payer.
5. Sélectionnez Utiliser cette photo, puis Terminé.

Note : Est-ce que votre appareil Android émet un signal sonore lorsque vous photographiez des reçus? Voici comment désactiver ce signal.

Envoyer des reçus ou des factures à payer par courriel à QuickBooks

Vous pouvez également envoyer un reçu ou une facture à payer par courriel à QuickBooks en ligne. Nous en extrairons les renseignements pertinents pour créer une opération que vous devrez réviser.

Étape 2 : Réviser, ajouter ou apparier des reçus et des factures à payer

Vous avez maintenant téléversé vos reçus et vos factures à payer dans QuickBooks. Ces reçus et factures à payer ne figurent pas encore dans vos documents comptables. Vous devez d’abord les réviser, les modifier, les ajouter ou les apparier à des opérations existantes. Voici comment procéder.

Sur un navigateur Web

1. Allez à Opérations, puis sélectionnez Reçus (Accéder).
2. Sous l’onglet Pour révision, vous pouvez réviser les reçus et les factures à payer que vous avez téléversés. QuickBooks vous indique s’il a trouvé dans vos documents comptables des opérations correspondant aux reçus ou aux factures à payer que vous avez téléversés.
3. Vérifiez les étiquettes dans la colonne Action pour connaître les prochaines étapes.

Si aucun enregistrement n’est trouvé

Si QuickBooks ne trouve aucune opération correspondante, vous pouvez créer une nouvelle opération à partir de votre reçu ou de votre facture à payer.

1. Sélectionnez Réviser pour apporter des corrections ou ajouter des renseignements manquants.
2. SélectionnezEnregistrer et suivant.
3. Sélectionnez Créer une facture à payer ou Créer une dépense.

Si un enregistrement est trouvé

Cela signifie que QuickBooks a trouvé une opération existante qui correspond au reçu ou à la facture à payer que vous avez téléversée.

1. SélectionnezApparierpour associer immédiatement votre reçu ou votre facture à payer à l’opération. Ou, si vous voulez réviser l’opération, sélectionnez laliste déroulante ▼à côté de Apparier, puis sélectionnezRéviser.
2. Apportez des corrections ou ajoutez des renseignements manquants, puis sélectionnezEnregistrer et suivant.
3. Passez en revue la correspondance potentielle.
4. Sélectionnez Apparier pour associer le reçu ou la facture à payer à votre opération existante.

Si deux enregistrements ou plus sont trouvés

1. Sélectionnez Réviser.
2. Apportez des corrections ou ajoutez des renseignements manquants, puis sélectionnezEnregistrer et suivant.
3. Comparez les correspondances potentielles, puis sélectionnez la facture à payer ou la dépense appropriée.
4. Sélectionnez Apparier pour associer l’opération au reçu ou à la facture à payer.

Sur un appareil iOS ou Android

1. Allez à Menu ≡.
2. Sélectionnez Capture de reçus.
3. Vous trouverez les reçus et les factures à payer qui ne sont pas encore dans vos documents comptables sous l’onglet Pour révision.
4. Vérifiez les reçus et les factures à payer que vous avez téléversés. Vérifiez l’étiquette sous le montant du reçu ou de la facture à payer pour connaître les prochaines étapes.

Si un ou plusieurs enregistrements sont trouvés

Si QuickBooks trouve une ou plusieurs opérations qui correspondent au reçu ou à la facture à payer que vous avez téléversée, voici ce que vous pouvez faire.

1. Sélectionnez le reçu pour afficher les opérations correspondantes.
2. Sélectionnez l’opération à laquelle vous voulez apparier le reçu ou la facture à payer.

S’il n’y a pas d’enregistrement trouvé (aucune étiquette sous le reçu ou le montant de la facture)

Si aucune étiquette n’apparaît sous le montant d’un reçu ou d’une facture à payer, cela signifie que QuickBooks n’arrive pas à trouver d’opération correspondante. Vous pouvez créer une nouvelle opération en fonction de votre reçu ou de votre facture à payer.

1. Sélectionnez le reçu ou la facture à payer.
2. Créez une dépense ou une facture à payer.

Conseil : Vous pouvez également faire glisser le reçu ou la facture à payer pour ajouter rapidement une dépense ou une facture impayée à vos documents comptables.

S’il manque des renseignements sur le reçu ou la facture à payer

Cela signifie que QuickBooks ne peut pas extraire tous les renseignements pertinents et a besoin de plus de détails avant de pouvoir créer une dépense ou une facture à payer.

1. Sélectionnez le reçu ou la facture à payer pour ajouter des détails. 
2. Sélectionnez Enregistrer le reçu ou Enregistrer la facture à payer.
3. Créez une dépense ou une facture à payer.

Note : Allez à l’onglet Révisé pour voir tous les reçus et factures à payer que vous avez ajoutés à vos documents comptables. Vous pouvez faire glisser à droite sur un reçu ou une facture à payer pour annuler l’opération et la déplacer de nouveau vers l’onglet Pour révision.