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En savoir plus sur le plan comptable dans QuickBooks

Le plan comptable est une liste de tous les comptes de votre entreprise et de leurs soldes. Dans QuickBooks, vous utilisez ces comptes pour catégoriser vos opérations sur tout, des formulaires de vente aux rapports en passant par les formulaires d'impôt. Chaque compte a un historique des opérations et détaille le montant que vous avez (ou devez). Voici ce que vous devez savoir pour commencer.

Quels types de comptes figurent dans le plan comptable

Lorsque vous ouvrez votre plan comptable, vous verrez une longue liste de comptes. Ce sont les historiques du compte. Chaque compte a son propre historique de compte. Simplement aller à l’historique du compte pour passer en revue l’historique de ses opérations et le solde actuel.

Votre plan comptable vous donne différents types de comptes pour y catégoriser les opérations :

  • Actifs : Dossiers des achats de véhicules, d’équipement, de bâtiments et d’autres biens utilisés pour l’entreprise.
  • Passifs : Relevés d’argent que vous devez, mais que vous n’avez pas encore payé.
  • Revenus : Les opérations et les paiements que vous recevez de vos activités quotidiennes normales, comme les revenus provenant des ventes ou des services rendus.
  • Dépenses : Opérations d’argent que vous dépensez pour des dépenses liées aux opérations commerciales normales, comme la publicité et la promotion, les fournitures de bureau et le loyer.

Voici une ventilation plus détaillée des types de comptes. Ces définitions peuvent être utiles si vous avez une certaine expertise en comptabilité. La plupart des utilisateurs de QuickBooks n’ont pas besoin de connaître ce niveau de détail.

Les comptes de bilan sont des comptes qui apparaissent sur votre rapport de bilan. Généralement, cela comprend :

  • Comptes d’actif pour faire le suivi de choses comme les comptes bancaires et les équipements.
  • Comptes de passif pour faire le suivi de choses comme les cartes de crédit et les prêts bancaires.
  • Comptes de capitaux propres pour faire le suivi de choses comme les bénéfices non répartis et les soldes d’ouverture.
Compte Pourquoi? Quand ajouter
Comptes fournisseurs (CF) Fait le suivi des opérations liées à l’argent que vous devez aux fournisseurs. La plupart des entreprises n’exigent qu’un seul compte fournisseur et QuickBooks le crée pour vous la première fois que vous saisissez une facture à payer. Votre comptable peut vous informer des circonstances qui vous obligeraient à créer un compte de comptes fournisseurs supplémentaire.

Vous pouvez utiliser les rapports et les graphiques de comptes fournisseurs pour faire le suivi des :

  • fournisseurs à payer
  • factures impayées à payer
  • montants que vous devez à vos fournisseurs
Comptes clients (CC) Fait le suivi des opérations relatives aux clients qui vous doivent de l’argent. La plupart des entreprises ont besoin d’un seul compte client, et QuickBooks le crée pour vous la première fois que vous créez une facture. Votre comptable peut vous informer des circonstances qui vous obligeraient à créer un autre compte clients.

Vous pouvez utiliser les rapports et les graphiques des comptes clients pour faire le suivi de :

  • clients qui vous doivent de l’argent
  • factures impayées
  • nombre de jours de retard de facture
Banque Fait le suivi des comptes chèques, des comptes d’épargne, des comptes du marché monétaire et des comptes de petite caisse. Vous pouvez également ajouter des comptes bancaires pour faire le suivi du montant de votre caisse dans le tiroir si vous avez une caisse enregistreuse.
Carte de crédit Achats par carte de crédit pour l’entreprise. Vous pouvez ajouter plusieurs comptes de carte de crédit d’entreprise si :
  • Vous avez un ou plusieurs employés qui ont besoin d’une carte de crédit d’entreprise pour faire des achats liés à votre entreprise.
  • Vous voulez utiliser différentes cartes pour différents types d’achats (une pour les frais de déplacement, une pour les fournitures de bureau, une pour les matériaux de construction, etc.).

Note : Si vous avez plusieurs cartes de crédit d’entreprise pour un compte de débit, créez un seul compte de carte de crédit pour le relevé de compte.

Capitaux propres La valeur nette de l’entreprise. Il représente la différence entre vos passifs et vos actifs. Si vous avez vendu tous vos actifs aujourd’hui, et si vous avez payé vos passifs avec l’argent reçu de la vente de vos actifs, l’argent qui vous reste est votre capital. Pendant le processus de configuration de votre entreprise, QuickBooks crée deux comptes capitaux - Ouverture Bal capitaux et Bénéfices non répartis (les noms réels des comptes sont basés sur l'entité commerciale que vous sélectionnez durant l'entrevue de configuration). Vous pouvez également créer des comptes capitaux supplémentaires pour faire le suivi des :
  • Capitaux propres
  • Tirages du propriétaire
  • immobilisations
  • capitaux-actions
Actif à court terme Des actifs que vous pouvez facilement convertir en espèces comme des comptes chèques, des comptes d’épargne, des comptes du marché monétaire et des comptes CD. Vous pouvez également ajouter un compte d’actif à court terme pour faire le suivi :
  • des comptes clients
  • du stock
Immobilisations corporelles Articles avec un coût minimum que vous devez vendre pour générer de l’argent. Par exemple, les véhicules, l’équipement et les terrains de votre entreprise. Consultez votre comptable ou préparateur de déclarations de revenus pour déterminer le coût minimum réel que vous devriez utiliser pour déterminer l’immobilisation corporelle. Vous pouvez également ajouter des comptes d’immobilisations pour faire le suivi de :
  • machines de construction et d’aménagement paysager; musique, matériel photographique et matériel d’impression
  • installations et accessoires (agencements d’automobiles ou d’ateliers de photographie, etc.)
  • matériel de bureau (cellulaire / téléphone, ordinateurs, copieurs, imprimantes, télécopieurs, projecteurs, etc.)
  • mobilier de bureau (chaises, bureaux, classeurs, lampes, etc.)
Autre actif à court terme Éléments qui peuvent être convertis en espèces ou utilisés en moins d’un an, comme les dépenses prépayées, les avances de fonds des employés, les stocks ou les prêts de votre entreprise. Vous pouvez également l’utiliser pour faire le suivi des fournitures, des impôts reportés, des avantages fiscaux futurs estimés, des dépôts de garantie et des placements immobiliers.
Autres actifs Les éléments qui ne sont ni des immobilisations ni d’autres actifs à court terme, comme les survaleurs, les effets à recevoir à long terme et les dépôts de garantie que vous avez payés. Vous pouvez également utiliser Autres actifs pour faire le suivi de la propriété intellectuelle, des renseignements confidentiels, des droits d’auteur, des dessins, des formules, des brevets et des marques de commerce.
Passif à long terme L'argent que votre entreprise doit rembourser sur plus d'une année, comme les hypothèques, les prêts à long terme et les effets à payer. Vous pouvez également ajouter le compte pour faire le suivi des obligations à payer, des paiements de location et des paiements d'impôt différé.
Passif à court terme L’argent que votre entreprise doit et s’attend à payer en moins d’un an, comme la taxe de vente, les dépôts de garantie et les cotisations sociales. Vous pouvez également l’utiliser pour faire le suivi des avantages, des contrats, des droits et des traitements et salaires.

Note : Si vous avez un ou plusieurs prêts pour votre entreprise, vous devez créer différents comptes de prêts pour chacun. Par exemple, si vous avez des prêts pour financer de l’équipement, des stocks ou un fonds de roulement, vous devez créer différents comptes de prêt pour faire le suivi du capital que vous devez pour chacun. Lorsque vous créez le compte de prêt, QuickBooks définit le type de compte sur Autre passif à court terme.

Les comptes de revenus font le suivi de l’argent qui rentre dans votre entreprise. Les comptes de dépenses font le suivi des dépenses de votre entreprise. Lorsque vous enregistrez des opérations dans QuickBooks, vous les attribuez généralement à un ou plusieurs comptes de revenus ou de dépenses.

Note : QuickBooks n’affiche pas les soldes des comptes de revenus et de dépenses dans le plan comptable. Pour voir les soldes des comptes, exécutez un rapport État des résultats.

Compte Pourquoi? Quand ajouter
Revenu L’argent que vous recevez de vos activités courantes, comme les recettes de ventes, les honoraires, les dépenses remboursables ou les revenus pour services rendus. Outre le suivi des ventes liées aux produits, des ventes liées aux services et des rabais, vous pouvez également ajouter des comptes de revenus pour faire le suivi des :
  • revenus résiduels provenant des commissions que vous recevez
  • revenus tirés du travail d’autres personnes, comme les sous-traitants
  • revenus que vous recevez en franchisant votre entreprise
  • frais que vous recevez de séminaires ou de cours que vous donnez
Autres revenus Catégorise les revenus que vous avez gagnés en dehors des activités commerciales normales, comme les revenus de dividendes, les intérêts et les remboursements d’assurance. Vous pouvez également ajouter ce compte si vous devez faire le suivi des :
  • intérêts de placement
  • bénéfices tirés de la vente d’actifs hors stock
Dépenses L'argent que vous dépensez. Utilisez-le pour faire le suivi des dépenses liées aux opérations commerciales normales, comme la publicité et la promotion, les fournitures de bureau, les assurances, les frais juridiques, les dons de bienfaisance et le loyer. Vous pouvez également ajouter des comptes de dépenses pour faire le suivi des :
  • frais de déplacement pour affaires
  • séminaires ou conférences liés aux affaires auxquels vous participez
  • cotisations ou abonnements liés à votre entreprise
Autres dépenses Les dépenses qui ne font pas partie de votre entreprise normale, comme les pertes liées à la vente d’un bien ou les frais de courtier en valeurs mobilières, l’impôt sur les sociétés, les pénalités et les règlements légaux. Vous pouvez également ajouter ce compte pour faire le suivi des dépenses inhabituelles ou des dépenses qui n’ont pas d’incidence directe sur votre entreprise, comme :
  • Contraventions
  • Poursuites

Dans les rapports, les autres dépenses sont déclarées séparément de vos dépenses d’entreprise régulières, de sorte que vous pouvez facilement faire la distinction entre celles qui sont en cours et celles qui sont occasionnelles.

Coût de la vente / Coût des travaux Il s’agit des coûts associés à votre secteur d’activité. Si vous êtes un constructeur de maisons, le coût du travail est tout ce qui vous coûte la construction d’une maison. Les coûts du projet peuvent comprendre les matériaux, les sous-traitants, la location d’équipement ou la main-d’œuvre directe. Si vous vendez des produits, cela inclut le coût des stocks, les matières premières, les frais de transport et les coûts de main-d’œuvre que vous avez engagés pour finir le produit. Vous pouvez également ajouter CMV pour faire le suivi de :
  • location de matériel
  • courrier de nuit
  • frais de justice (pour un bureau d’avocat)
  • plans bleus (pour un architecte)
  • achats effectués pour le compte d’un client (comme les meubles achetés par un architecte d’intérieur ou les pièces d’achat achetées par un mécanicien)

Ouvrez votre plan comptable

Dans QuickBooks en ligne

Sélectionnez Paramètres ⚙ et ensuite Plan comptable.

Lorsque vous créez un nouveau fichier d'entreprise dans QuickBooks, vous nous indiquez le type d'entreprise que vous avez.

Tout le monde a le même ensemble de comptes standards. QuickBooks ajoute automatiquement des comptes supplémentaires en fonction de votre secteur d’activité. Vous ne voyez pas le compte dont vous avez besoin, vous pouvez toujours le créer manuellement.

Compte En quoi consiste Ajout automatique par QuickBooks lorsque vous ...
Comptes fournisseurs (CF) Registre des factures à payer de l’entreprise. Si votre entreprise utilise plusieurs comptes fournisseurs, QuickBooks vous permet de choisir le compte que vous voulez utiliser lorsque vous saisissez et payez les factures. Créez une facture à payer pour la première fois.
Comptes clients (CC) Liste des opérations relatives aux clients qui vous doivent de l’argent. Si vous devez utiliser plus d’un compte CC, le programme vous permettra de choisir le compte CC que vous voulez utiliser lorsque vous créez une facture ou recevez un paiement. Créez une facture pour la première fois.
Capital d’ouverture Garantit que vous obtenez un bilan correct pour votre entreprise, avant même que vous ayez entré tous les actifs et passifs de votre entreprise. Saisissez le solde d’ouverture pour un compte de bilan.
Dépenses de paie Fait le suivi des éléments de la paie (dépenses) pour l’entreprise, y compris les salaires, les rémunérations, les primes, les commissions, les cotisations de l’entreprise telles que le régime de santé payé par l’entreprise et la partie des impôts payés par l’entreprise comme le Régime de pensions du Canada et l’assurance-emploi. Activez la paie pour la première fois.
Passifs salariaux Il fait le suivi des impôts que vous déduisez du salaire de vos employés jusqu’à ce que vous les remettiez au gouvernement, y compris les retenues à la source fédérales et d’État, les impôts locaux et les impôts payés par l’employé comme le Régime de pensions du Canada et l’assurance-emploi. Activez la paie pour la première fois.
Bons de commande Compte non reporté qui n’affecte pas votre bilan. Créez un bon de commande pour la première fois.
Bénéfices non répartis Fait le suivi des bénéfices des périodes antérieures qui n’ont pas encore été distribués aux propriétaires. Au début de l’exercice, QuickBooks transfère automatiquement le revenu net dans votre compte de bénéfices non répartis. Configurez un nouveau fichier d’entreprise.
Taxe de vente à payer Fait le suivi de toutes les taxes de vente que vous percevez et payez. Activez la taxe de vente.
Dépenses non catégorisées Saisissez un solde d’ouverture pour un fournisseur.
Revenu non catégorisé Saisissez un solde d’ouverture pour un client.
Fonds non déposés Retient les paiements perçus jusqu’à ce que vous les déposiez à la banque.
Actif de stock Fait le suivi de la valeur actuelle de votre stock. Ajouter une pièce en stock ou un assemblage pour la première fois.
Écart de rapprochement Fait le suivi des rajustements de rapprochement. Saisissez un rajustement pour rapprocher les écarts.

QuickBooks configure automatiquement votre plan comptable pour vous. Si vous devez ajouter des comptes supplémentaires :

Dans QuickBooks en ligne

Voici comment faire ajouter un nouveau compte à votre plan comptable dans QuickBooks en ligne.

Même si vous n’êtes pas obligé d’utiliser des numéros de compte, votre comptable peut vous les recommander. QuickBooks ajoute automatiquement les numéros de compte avant les noms de compte dans le plan comptable.  Les numéros de compte par défaut sont basés sur les principes comptables généralement reconnus (PCGR). Vous pouvez changer un numéro de compte en tout temps.

Dans QuickBooks en ligne

Voici comment faire activer les numéros de compte dans QuickBooks en ligne.

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