Lorsque vous effectuez un don de bienfaisance, la façon de l’enregistrer dépend du type de don. La procédure pour comptabiliser un don en espèces est différente de celle pour comptabiliser un don de produits ou de services que vous vendez normalement.
Les sections ci-dessous expliquent les étapes à suivre pour enregistrer chaque type de dons.
Dans cet article, vous apprendrez comment :
- Donner en espèces
- Donner des produits ou des services que vous vendez habituellement
- Créer une facture
- Créer un compte pour les dons de bienfaisance
- Créer un élément de produit ou de service pour les dons de bienfaisance
- Émettre une note de crédit
- Vérifier que la note de crédit a été appliquée à la facture
Dons en espèces
Pour faire un don en espèces, vous pouvez définir l’organisme de bienfaisance comme un fournisseur. Ainsi, lorsque vous ferez votre don, vous pourrez l’enregistrer à l’aide d’un chèque ou d’une facture à payer et d’un paiement, comme vous le feriez pour tout autre paiement à un fournisseur.
Assurez-vous que le compte de dépenses que vous sélectionnez dans la Catégorie liste déroulante dans la Détails de la catégorie La section est un compte de dépenses réservé aux dons déductibles d’impôt qui n’est pas utilisé pour les autres dépenses, car cela simplifie les choses pour votre comptable ou votre préparateur de déclarations de revenus.
Si vous n’avez pas déjà de compte de dépenses pour les dons, vous pouvez sélectionner + Ajouter à partir de la liste déroulante dans l’onglet Catégorie pour en ajouter une lorsque vous enregistrez le don.
Don de produits ou de services que vous vendez habituellement
| Note : Si le montant radié à titre de contribution a d’importantes répercussions sur votre montant de ventes brutes, consultez votre comptable avant de faire cette entrée. |
Pour enregistrer un don de produits ou de services, vous devez suivre les étapes présentées en détail ci-dessous, dans l’ordre :
- Créez une facture pour les produits ou services que vous avez donnés.
- Créez un compte pour les dons de bienfaisance.
- Créez un élément de produit ou de service nommé « Dons de bienfaisance ».
- Émettez une note de crédit au client.
- Assurez-vous que la note de crédit a été appliquée à la facture.
Les sections suivantes vous guideront tout au long de ce processus.
Étape 1 : Créer une facture
Pour commencer à enregistrer un don, vous devez créer une facture pour le produit ou le service afin de pouvoir enregistrer les revenus.
Ne sautez pas cette étape, sinon vos soldes afficheront un écart après que vous aurez effectué les autres étapes du processus.
Remarque : Pour créer un produit ou un service à cette fin, voir Étape 3 : Créer un élément de produit ou de service pour les dons de bienfaisance,
Étape 2 : Créer un compte pour les dons de bienfaisance
Voici comment créer un compte à utiliser pour enregistrer les dons de bienfaisance :
- Allez à Paramètres ⚙, puis Plan comptable (Accéder),
- Sélectionnez Nouveau.
- Dans la boîte de dialogue Compte, sélectionnez Dépenses dans la liste déroulante Type de compte.
- Sélectionner Dons de bienfaisance de la Sous-type liste déroulante.
- Saisissez un nom pour le compte (par exemple, Dons de bienfaisance).
- Cliquez sur le bouton Enregistrer et fermer.
Une fois que vous avez créé ce compte, la prochaine étape consiste à créer un élément de produit ou de service pour les dons.
Étape 3 : Créer un élément de produit ou de service pour les dons de bienfaisance
Voici comment créer un élément de produit ou de service pour les dons de bienfaisance :
- Aller à Paramètres
, puis à Produits et services (Amenez-moi là-bas). - Sélectionnez Nouveau.
- Dans le volet Info sur le produit/service, sélectionnez le type de produit ou de service.
- Saisissez un nom pour l’élément (par exemple, Dons de bienfaisance).
- Cochez la case d’option Je vends ce produit/service à mes clients.
- Sélectionnez le compte pour les dons de bienfaisance que vous avez créé à partir de la liste déroulante dans Revenus Compte champ.
- Sélectionnez Enregistrer et fermer.
Maintenant que vous avez créé un compte et un élément pour le produit ou service, vous devez créer une note de crédit correspondant à la valeur du don.
Étape 4 : Émettre une note de crédit
Voici comment émettre une note de crédit correspondant à la valeur des produits ou services que vous donnez :
- Sélectionnez + Nouveau.
- Sous Clients, sélectionnez Note de crédit,
- Saisissez ou sélectionnez le nom du client auquel vous avez fait don du produit ou du service.
- Dans la colonne Produit/service, sélectionnez l’élément Dons de bienfaisance, puis saisissez le montant du don comme nombre positif.
- Dans le description champ, saisissez Don ou Don de bienfaisance,
- Sélectionnez Enregistrer et fermer.
Le montant de la note de crédit reflétera le montant de votre don. La prochaine étape consiste à vous assurer que la note de crédit a été appliquée à la facture créée.
Étape 5 : S’assurer que la note de crédit a été appliquée à la facture
La dernière étape du processus consiste à vous assurer que la note de crédit a été appliquée à la facture que vous avez créée pour les éléments donnés.
Voici comment vérifier que la note de crédit a été appliquée correctement :
- Aller à Ventes, puis à Clients (Accéder).
- Dans la liste, sélectionnez le client auquel vous avez fait don du produit ou du service.
- Dans l’onglet Liste d’opérations, confirmez que l’opération de facturation créée au début du processus affiche l’état Payé.
- Assurez-vous que l’opération de note de crédit que vous avez créée est marquée comme fermée dans la colonne État.
- Confirmez qu’un nouveau Paiement opération est répertoriée, avec $ CA0,00 répertorié dans le Total et Fermé noté dans le État colonne.
Le don est maintenant comptabilisé correctement.