Accumulation de congés annuels dans QuickBooks Paie

Si vous accumulez des congés annuels pour vos employés, vous pouvez choisir parmi différentes options. Peu importe l’option que vous choisissez, le montant d’argent accumulé pour les vacances correspond à un pourcentage du salaire admissible de l’employé.

Par exemple, si vous gagnez 1 000 $ en salaire admissible et que votre taux de congé annuel est de 4 %, vous avez droit à 40 $ (1 000 $ x 4 %) en congés cumulés.

Les types de politiques ci-dessous varient selon le moment auquel a lieu l’accumulation. Notez que les employés à commission ne peuvent pas accumuler de congés annuels.

Dans cet article, vous apprendrez comment accumuler des congés annuels dans la paie avec les méthodes suivantes :

• Par heure travaillée
• Chaque période de paie
• Début de l’année
• Date d’anniversaire
• Rapport de congés annuels

Par heure travaillée

1. Saisissez le taux de congé annuel sous forme de pourcentage.
2. Sélectionnez Enregistrer et appliquer la politique.

Fonctionnement de cette méthode

• Le pourcentage saisi (par exemple, 4,00 %) est le taux de congé annuel applicable sur l’ensemble des revenus admissibles et des heures travaillées admissibles de l’employé.
• Un taux de 4 % du salaire admissible et des heures travaillées admissibles sera accumulé.
• Par exemple, un employé a travaillé 40 heures admissibles et a gagné 1 000 $ de revenus admissibles pour la semaine en question. Cet employé accumule donc :
  • 40 $ en indemnité de congés payés (4 % x 1 000 $) et
  • 1,60 heure (4 % x 40 heures).

Grâce à cette méthode, plus un employé travaille, plus il accumule d’heures de congé annuel.

Chaque période de paie

1. Saisissez le pourcentage dans le champ Taux de congé annuel champ. Le champ Total des heures de vacances représente le nombre total d’heures auquel l’employé concerné a droit au cours d’une année.

• Si le taux de congé annuel est de 4 %, le nombre d’heures équivaut à deux semaines de vacances. Le nombre d’heures affiché ici équivaut à deux semaines de congé. Par défaut, le système considère qu’un employé travaille 40 heures par semaine; le total est donc de 80 heures (soit 40 heures x 2 semaines).
• Si un employé ne travaille pas 40 heures par semaine, sélectionnez Modifier et effectuez les modifications appropriées.

2. Sélectionnez Enregistrer et appliquer la politique

Fonctionnement de cette méthode

• Le pourcentage saisi (par exemple, 4,00 %) est le taux de congé annuel applicable sur l’ensemble des revenus admissibles.
• Le nombre d’heures de congé annuel est calculé en fonction de la fréquence de la paie.
• Par exemple, un employé payé chaque semaine travaille 40 heures et gagne 1 000 $ en revenus admissibles. Cet employé accumule donc :
  • 40 $ en indemnité de congés payés (4 % x 1 000 $) et
  •  1,54 heure (80 heures pour 52 semaines).

Grâce à cette méthode, l’employé gagne les mêmes congés annuels pour chaque période de paie, sans égard au nombre d’heures travaillées.

Début de l’année

1. Saisissez le pourcentage dans le champ Taux de congé annuel champ. Le champ Total des heures de vacances représente le nombre total d’heures auquel l’employé concerné a droit au cours d’une année.

• Si le taux de congé annuel est de 4 %, le nombre d’heures équivaut à 2 semaines de vacances. Le nombre d’heures affiché ici équivaut à 2 semaines de congé. Par défaut, le système considère qu’un employé travaille 40 heures par semaine; le total est donc de 80 heures (soit 40 heures x 2 semaines).
• Si un employé ne travaille pas 40 heures par semaine, sélectionnez Modifier pour effectuer les modifications appropriées.
• Les heures de congé sont accumulées d’un coup en date du 1er janvier.

2. Sélectionnez Enregistrer et appliquer la politique

Fonctionnement de cette méthode

• Le pourcentage saisi (par exemple, 4,00 %) est le taux de congé annuel applicable sur l’ensemble des revenus admissibles de l’employé.
• Les congés annuels (en heures) s’accumulent le 1er janvier.
• Par exemple, un employé payé chaque semaine travaille 40 heures et gagne 1 000 $ en revenus admissibles. Cet employé accumule donc :
  • s’il s’agit de son premier chèque de paie de l’année (le 1er janvier ou après cette date);
    • 40 $ en indemnité de congés payés (4 % x 1 000 $) et
    • 80 heures
  • s’il ne s’agit pas du premier chèque de paie de l’employé pour l’année;
    • 40 $ en indemnité de congés payés (4 % x 1 000 $) et
    • 0,00 heure

Grâce à cette méthode, le montant et les heures de congé annuel correspondent rarement. Il se peut donc que le nombre d’heures de congé annuel soit négatif si des heures sont utilisées avant le 1er janvier. Ce n’est pas un problème, tant que votre employé comprend que l’accumulation d’heures et d’argent, en ce qui a trait aux congés, ne survient pas au même moment.

Date d’anniversaire

1. Saisissez le pourcentage dans le champ Taux de congé annuel. Le champ Total des heures de vacances représente le nombre total d’heures auquel l’employé concerné a droit au cours d’une année.

• Si le taux de congé annuel est de 4 %, le nombre d’heures équivaut à 2 semaines de vacances. Le nombre d’heures affiché ici équivaut à 2 semaines de congé. Par défaut, le système considère qu’un employé travaille 40 heures par semaine; le total est donc de 80 heures (soit 40 heures x 2 semaines).
• Si un employé ne travaille pas 40 heures par semaine, sélectionnez Modifier et effectuez les modifications appropriées.

2. Sélectionnez Enregistrer et appliquer la politique,

Fonctionnement de cette méthode

• Le pourcentage que vous avez saisi (p. ex., 4,00 %) correspond au taux de congé annuel applicable sur l’ensemble des revenus admissibles de l’employé.
• Les heures de congé annuel sont accumulées chaque année à la date d’entrée en service de l’employé.
• Par exemple, un employé payé chaque semaine travaille 40 heures et gagne 1 000 $ en revenus admissibles. Cet employé accumule donc :
  • s’il s’agit du premier chèque de paie de l’employé daté de la date d’entrée en service de l’employé ou plus tard;
    • 40 $ en indemnité de congés payés (4 % x 1 000 $) et
    • 80 heures
  • s’il s’agit ne s’agit pas du premier chèque de paie de l’employé daté de sa date d’entrée en service ou plus tard;
    • 40 $ en indemnité de congés payés (4 % x 1 000 $) et
    • 0,00 heure

Grâce à cette méthode, le montant et les heures de congé annuel correspondent rarement. Il se peut donc que le nombre d’heures de congé annuel soit négatif si des heures sont utilisées avant la date d’entrée en service de l’employé. Ce n’est pas un problème, tant que votre employé comprend que l’accumulation d’heures et d’argent, en ce qui a trait aux congés, ne survient pas au même moment.

Politiques de congés cumulés : écritures dans votre plan comptable

Voici quelques règles comptables pour votre plan comptable – lorsqu’un employé est admissible à une politique de congés annuels cumulés (par heure travaillée, chaque période de paie, au début de l’année ou à la date d’entrée en service).

Lorsqu’un montant est accumulé

• Débit – le montant ou le nombre d’heures lié aux congés cumulés augmente.
• Crédit – le passif lié aux congés annuels augmente.

Lorsque des heures de congés annuels sont prises (saisies lors du calcul de la paie).

• Débit – le passif lié aux congés annuels diminue.
• Crédit – le solde bancaire – paie nette diminue.

Lorsque des montants en dollars sont payés pour les congés (aucune heure de congé annuel n’est prise)

• Débit – le passif lié aux congés annuels diminue.
• Crédit – le solde bancaire – paie nette diminue.

Comment payer des congés cumulés lors du calcul de la paie (deux méthodes)

Congés annuels (heures de congé utilisées)

Dans cet exemple, lorsqu’un employé prend 8 heures de congés annuels :

• Saisissez 8 heures dans le champ Indemnité de congés payés du calcul de la paie.
• Ce montant est ensuite multiplié par le taux de rémunération horaire.
• Cela réduira le solde de vacances (en dollars) et les heures de vacances.

Paie de congés annuels cumulés (heures de congé non utilisées)

Dans cet exemple, lorsqu’un employé est licencié ou quitte son emploi, ou que l’employeur veut réduire son solde de congés annuels.

Vous devez activer Paiement des congés cumulés pour l’employé :

1. Sélectionnez le profil de l’employé que vous voulez modifier.
2. Dans le Combien payez-vous section, sélectionnez le Modifier ✎ icône.
3. Cochez Paiement des congés cumulés.
4. Sélectionnez Terminer puis de nouveau Terminer.

Dans Exécuter la paie, saisissez le montant en dollars à payer dans le champ Paiement de congés cumulés :

• Cela réduira le solde des congés annuels (montants en dollars).
• Cela ne réduira pas les congés annuels (en heures).

Comment effectuer les rajustements

L’employeur peut mettre à jour le solde des heures de congé annuel ou le montant en dollar qui y est associé à tout moment. Lorsque vous modifiez le solde en dollars (pour l’augmenter ou le diminuer), une écriture comptable est créée dans votre plan comptable.

• Le fait d’augmenter le montant en dollars associé aux congés annuels modifie les données des comptes suivants :
  • Débit – le montant ou le nombre d’heures lié aux congés cumulés augmente.
  • Crédit – le passif lié aux congés annuels augmente.
• Le fait de diminuer le montant en dollars associé aux congés annuels modifie les données des comptes suivants :
  • Débit – le passif lié aux congés annuels diminue.
  • Crédit – le montant ou le nombre d’heures lié aux congés cumulés diminue.

Rapport de congés annuels

Vous pouvez accéder à une ventilation détaillée des congés annuels (en heures et en dollars) de l’employé.