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Liste de contrôle de clôture d’exercice de QuickBooks Desktop Payroll

by Intuit• Dernière mise à jour : 16 octobre 2025

Cette liste de contrôle vous aidera à vous assurer que vous terminez toutes les activités de fin d’année les plus importantes dans QuickBooks Desktop avec les bons renseignements sur la paie pour vos employés.



Avant de commencer

Installer les dernières mises à jour du tableau des cotisations sociales

Le téléchargement de la dernière table de cotisations sociales vous permettra d’avoir les taux et les calculs les plus à jour et les plus précis possible pour les tables d’impôts provinciaux et fédéraux, les formulaires de cotisations sociales et les options de TED.

Mettez à jour QuickBooks avec le dernier tableau des cotisations sociales.

Activer les mises à jour automatiques

La meilleure et la plus simple façon de vous assurer que vous avez les dernières mises à jour de QuickBooks Desktop et de la paie est d’activer la fonction Mise à jour automatique, qui indique à QuickBooks de vérifier automatiquement les nouvelles mises à jour de la paie.

Étant donné que les dates réelles de mise à jour de la paie varient en fonction des mesures fédérales et provinciales, nous vous recommandons fortement de vérifier les mises à jour de la paie chaque fois que vous payez vos employés (ou au moins tous les 45 jours) pour vous assurer que vous avez la table d’impôt et les formulaires les plus récents disponibles.

Commander des fournitures de fin d’année

Pour commander vos fournitures de fin d’année d’Intuit, visitez le site Web des chèques, des formulaires et des fournitures de QuickBooks.

Intuit vous recommande de commander vos fournitures de fin d’année dès que possible afin d’assurer une livraison et une distribution rapides.



Passer en revue les employés actifs

La fin de l’année est un bon moment pour passer en revue les renseignements sur les employés qui peuvent avoir une incidence sur les formulaires T4 et, potentiellement, sur les chèques de paie émis au cours de la prochaine année d’imposition. Assurez-vous de vérifier :

  • Noms, adresses et numéros d’assurance sociale
  • Admissibilité à un régime de retraite

Réviser les données des employés

  1. Allez au Centre employéset sélectionnez l’onglet Employés .
  2. Sélectionnez la liste déroulante sous l’onglet Employés .
  3. Double-cliquez sur le nom d’un employé pour vérifier si son nom, son adresse et son numéro d’assurance sociale contiennent des erreurs ou des renseignements manquants.
  4. Sélectionnez l’onglet Payroll Info.
  5. Apportez les modifications nécessaires, puis enregistrez-les en sélectionnant OK.


Passer en revue les employés licenciés

Peu importe le statut actuel de l’employé, tout employé qui a reçu un chèque de paie au cours de l’année recevra un formulaire T4 pour cette année-là.

Assurez-vous de vérifier les employés licenciés pour :

  • Noms, adresses et numéros d’assurance sociale
  • Admissibilité à un régime de retraite

Vérifier que les employés licenciés sont configurés correctement

Assurez-vous que les employés licenciés ont été libérés correctement dans QuickBooks.

  1. Allez auCentre employéset sélectionnez l’ongletEmployés.
  2. Changer View à All Employees.
  3. Cliquez sur le nom de l’employé libéré.
  4. Sélectionnez le sous-ongletOpérations.
  5. Double-cliquez sur le chèque de fin de paie (généralement le dernier), puis sélectionnezDétail du chèque de paie. Assurez-vous que toutes les vacances et tous les congés de maladie ont été payés.
  6. Fermer le chèque de paie. N’enregistrez aucune modification. Si vous devez payer des congés annuels ou des congés de maladie, créez un nouveau chèque pour ce montant et remettez-le à l’employé.
  7. Double-cliquez sur le nom de l’employé libéré pour accéder à la fenêtreModifier l’employé.
  8. Sélectionnez l’ongletInfo sur l’emploi.
  9. Vérifiez que tous les renseignements sont à jour, que ladate de libérationest correcte et qu’un code RE est entré.
  10. Sélectionnez OKpour fermer la fenêtreModifier un employé.


Distribuer les primes de fin d’année

Faire un chèque de prime pour un employé

  1. Allez au Centre employéset cliquez sur l’onglet Paie .
  2. Cliquez sur l’onglet Pay Employees et dans la section Create Paycheques, cliquez sur Start Unscheduled Payroll.
  3. Dans la fenêtre Saisir l’information sur la paie , sélectionnez l’employé à qui vous accordez une prime.
  4. Cliquez sur Open Paycheque Detail.
  5. Dans le champ Item Name, ajoutez l’article en prime et saisissez le montant de la prime dans le champ Taux .
  6. Cliquez sur Enregistrer et suivant ou Enregistrer et fermer.
  7. Cliquez sur Continuer.
  8. Cliquez sur Créer des chèques de paie.


Passer en revue les renseignements sur les avantages sociaux de vos employés

Avant de créer des chèques de paie dans la nouvelle année d’imposition, confirmez que tous les types de rémunération et d’avantages sont corrects et que les taux de chacun sont exacts.

Réviser l’info sur les avantages

  1. Allez au menuListeset sélectionnez Liste d’éléments de paie.
  2. Double-cliquez sur l’élément pour vérifier la configuration.
  3. Sélectionnez Finirpour enregistrer les modifications que vous avez apportées.

Passer en revue les avantages ajoutés aux paramètres par défaut de l’employé ou à un dossier d’employé

  1. Allez auCentre employéset sélectionnez l’ongletEmployés.
  2. Double-cliquez sur le nom de l’employé.
  3. Sélectionnez l’ongletInfo sur la paie.
  4. Vérifiez les renseignements dans la section Additions, Deductions, and Company Contributions. Si vous devez modifier l’information, cliquez dans le champ, apportez la modification, puis sélectionnez OK.
  5. Sélectionnez OKpour enregistrer vos modifications.

Tous les chèques de paie futurs créés pour cet employé incluront les nouveaux renseignements.

Pour en savoir plus sur le plafond des avantages et les dates limites de cotisation, visitez le site Web de l’ARC.



Réviser les salaires des employés, les congés de maladie et les heures de congé annuel.

Passer en revue les niveaux de salaire et d’avantages sociaux

Avant votre première paie de la nouvelle année, vous voudrez peut-être prendre le temps de passer en revue les salaires et les avantages sociaux de tous les employés actifs. Pour ce faire :

  1. Allez auCentre employéset sélectionnez l’ongletEmployés.
  2. Double-cliquez sur le nom d’un employé pour accéder à la fenêtreModifier un employé.
  3. Sélectionnez l’ongletInfo sur la paie.
  4. Assurez-vous que les éléments, les taux et les limites sont corrects dans les sections Revenus et Ajouts, Déductions et Contributions de l’entreprise .
  5. Cliquez sur le bouton Vacation Pay et vérifiez les paramètres.
  6. Sélectionnez OKpour fermer la fenêtreModifier un employé.

Réviser les paramètres de congés de maladie et de vacances

Pour réviser les heures de congés de maladie et de congés annuels d’un employé :

  1. Allez auCentre employéset sélectionnez l’ongletEmployés.
  2. Double-cliquez sur le nom d’un employé pour accéder à la fenêtreModifier un employé.
  3. Sélectionnez l’ongletInfo sur la paie.
  4. Cliquez sur le bouton Vacation Pay et vérifiez les paramètres.
  5. Sélectionnez OKpour enregistrer les modifications et fermer la fenêtre Vacances .
  6. Cliquez sur le bouton Accrual Hours et passez en revue les paramètres des congés de maladie accumulés.
  7. Sélectionnez OK pour enregistrer les modifications et fermer la fenêtre Accrual Hours .
  8. Fermez la fenêtreModifier un employé.


Générer les formulaires de fin d’année

Vous trouverez ci-dessous les formulaires de paie de fin d’année les plus couramment utilisés :



Dates importantes

La date limite pour les formulaires T4, RL-1, T4A et T5018 est le dernier jour de février. Si le dernier jour de février tombe une fin de semaine, ils sont dus le jour ouvrable suivant.