Cette liste de contrôle vous permettra de terminer toutes les activités de fin d’année les plus importantes dans QuickBooks Desktop en utilisant des informations sur la paie correctes pour vos employés.
- Avant de commencer
- Vérifier les employés actifs
- Vérifier les employés licenciés
- Distribuer les primes de fin d’année
- Vérifier les renseignements sur les avantages sociaux de vos employés
- Réviser les salaires des employés, les congés de maladie et les heures de congé annuel.
- Générer les formulaires de fin d’année
- Dates importantes
Avant de commencer
Installer les dernières mises à jour du tableau des cotisations sociales
Le téléchargement de la dernière table de cotisations sociales vous permettra de disposer des taux et des calculs les plus récents et les plus précis pour les tables d’impôts provinciaux et fédéraux pris en charge, les formulaires de cotisations sociales et les options de la TED.
Mettez à jour QuickBooks avec le dernier tableau des cotisations sociales.
Activer les mises à jour automatiques
La meilleure façon et la plus simple pour vous assurer que vous avez les dernières mises à jour de QuickBooks Desktop et de la paie est de activer la fonction Mise à jour automatique, ce qui indique à QuickBooks de vérifier automatiquement les nouvelles mises à jour de la paie.
Étant donné que les dates réelles de mise à jour de la paie varient en fonction des mesures fédérales et provinciales, nous vous recommandons fortement de vérifier les mises à jour de la paie chaque fois que vous payez vos employés (ou au moins tous les 45 jours) pour vous assurer que vous avez la table d’impôt et les formulaires les plus récents disponibles.
Commander des fournitures de fin d’année
Pour commander vos fournitures de fin d’année auprès d’Intuit, visitez le Site Web des chèques, formulaires et fournitures QuickBooks,
Intuit vous recommande de commander vos fournitures de fin d’année dès que possible afin de garantir une livraison et une distribution en temps opportun.
Vérifier les employés actifs
La fin de l’année est un bon moment pour réviser les renseignements sur les employés qui peuvent avoir une incidence sur les formulaires T4 et, potentiellement, les chèques de paie émis au cours de l’année d’imposition suivante. Assurez-vous de vérifier :
- Noms, adresses et numéros d’assurance sociale
- Admissibilité à un régime de retraite
Vérifier les données des employés
- Allez à Centre employés et sélectionnez le Employés onglet.
- Cliquez sur la liste déroulante sous le champ Employés onglet.
- Double-cliquez sur le nom d’un employé pour vérifier son nom, son adresse et son numéro d’assurance sociale afin de repérer les erreurs ou les renseignements manquants.
- Sélectionnez l’onglet Payroll Info.
- Apportez les changements requis, puis enregistrez-les en sélectionnant OK,
Vérifier les employés licenciés
Peu importe le statut actuel de l’employé, tout employé qui a reçu un chèque de paie au cours de l’année recevra un formulaire T4 pour cette année-là.
Assurez-vous de vérifier les employés licenciés pour :
- Noms, adresses et numéros d’assurance sociale
- Admissibilité à un régime de retraite
Vérifier que les employés licenciés sont configurés correctement
Assurez-vous que les employés licenciés ont été libérés correctement dans QuickBooks.
- Allez à Centre employés et sélectionnez le Employés onglet.
- Changer View à All Employees.
- Cliquez sur le nom de l’employé libéré.
- Sélectionnez le .Opérations sous-onglet.
- Double-cliquez sur le chèque de paie de licenciement (généralement le dernier), puis sélectionnez Détails du chèque de paie, Assurez-vous que tous les congés annuels et tous les congés de maladie ont été payés.
- Fermer le chèque de paie. N’enregistrez aucune modification. Si vous devez payer des congés annuels ou des congés de maladie, créez un nouveau chèque pour ce montant et remettez-le à l’employé.
- Double-cliquez sur le nom de l’employé libéré pour accéder à la fenêtre Edit Employee.
- Sélectionnez le .Info sur l’emploi onglet.
- Vérifiez que tous les renseignements sont à jour, le Date de publication est exact, et qu’un Code RE a été saisi.
- Sélectionner OK pour fermer les Modifier l’employé fenêtre.
Distribuer les primes de fin d’année
Faire un chèque de prime pour un employé
- Allez à Employee Centre et cliquez sur l’onglet Payroll.
- Cliquez sur l’onglet Pay Employees et dans la section Create Paycheques, cliquez sur Start Unscheduled Payroll.
- Dans la fenêtre Enter Payroll Information, sélectionnez l’employé à qui vous donnez une prime.
- Cliquez sur Open Paycheque Detail.
- Dans le champ Item Name, ajoutez l’article en prime et saisissez le montant de la prime dans le champ Taux .
- Cliquez sur Save & Next or Save & Close.
- Cliquez sur Continue.
- Cliquez sur Create Paycheques.
Vérifier les renseignements sur les avantages sociaux de vos employés
Avant de créer des chèques de paie dans la nouvelle année d’imposition, confirmez que tous les types de rémunération et d’avantages sont corrects et que les taux de chacun sont exacts.
Passer en revue les renseignements sur les avantages
- Allez à Listes menu et sélectionnez Liste d’éléments de paie,
- Double-cliquez sur l’élément pour vérifier la configuration.
- Sélectionner Terminer pour enregistrer les modifications que vous avez apportées.
Vérifier les avantages ajoutés aux paramètres par défaut de l’employé ou à un dossier d’employé
- Allez à Centre employés et sélectionnez le Employés onglet.
- Double-cliquez sur le nom de l’employé.
- Sélectionnez le .Infos sur la paie onglet.
- Vérifiez les renseignements dans la section Additions, Deductions, and Company Contributions. Si vous devez modifier l’information, cliquez dans le champ, apportez la modification, puis sélectionnez OK,
- Sélectionner OK pour enregistrer vos modifications.
Tous les chèques de paie futurs créés pour cet employé incluront les nouveaux renseignements.
Pour en savoir plus sur le plafond des prestations et les dates limites de cotisation, visitez le site Web de l’ARC.
Réviser les salaires des employés, les congés de maladie et les heures de congé annuel.
Passez en revue les niveaux de salaires et d’avantages sociaux.
Avant votre première paie de la nouvelle année, vous voudrez peut-être prendre le temps de passer en revue les salaires et les avantages sociaux de tous les employés actifs. Pour ce faire :
- Allez à Centre employés et sélectionnez le Employés onglet.
- Double-cliquez sur le nom d’un employé pour accéder à la fenêtre Edit Employee.
- Sélectionnez le .Infos sur la paie onglet.
- Assurez-vous que les articles, les taux et les limites sont corrects dans Revenus et Additions, déductions et contributions de l’entreprise sections.
- Cliquez sur le bouton Vacation Pay et vérifiez les paramètres.
- Sélectionner OK pour fermer les Modifier l’employé fenêtre.
Passez en revue les paramètres de congés de maladie et de congés annuels.
Pour réviser les heures de congés de maladie et de congés annuels d’un employé :
- Allez à Centre employés et sélectionnez le Employés onglet.
- Double-cliquez sur le nom d’un employé pour accéder à la fenêtre Edit Employee.
- Sélectionnez le .Infos sur la paie onglet.
- Cliquez sur le bouton Vacation Pay et vérifiez les paramètres.
- Sélectionner OK pour enregistrer les modifications et fermer le Vacances fenêtre.
- Cliquez sur le bouton Accrual Hours et révisez les paramètres des congés de maladie accumulés.
- Sélectionner OK pour enregistrer les modifications et fermer le Heures accumulées fenêtre.
- Fermez la fenêtre Edit Employee.
Générer les formulaires de fin d’année
Vous trouverez ci-dessous les formulaires de paie de fin d’année les plus couramment utilisés :
Dates importantes
La date limite pour la production des formulaires T4, RL-1, T4A et T5018 est le dernier jour de février, qui pourrait tomber le 28 ou le 29, selon l’année.