Formulaires T4 et relevés 1 dans QuickBooks Desktop

Les feuillets T4 (État de la rémunération payée) et les relevés 1 (RL-1) sont utilisés pour déclarer à l’Agence du revenu du Canada (ARC) et à Revenu Québec tous les revenus versés à vos employés durant l’année civile précédente, y compris les salaires. les salaires, les avantages imposables, les commissions et toute autre rémunération que vous accordez à vos employés.

QuickBooks Desktop peut créer, imprimer et transmettre par la TED les feuillets T4 et RL-1 pour vous. Consultez cet article pour maximiser la fonctionnalité de ces fonctions.Si vous n’êtes pas certain de la façon de déclarer un avantage particulier ou un montant sur un feuillet T4, consultez votre comptable ou l’ARC.

• Ce que un employeur doit faire
• Date limite pour remplir les feuillets T4 et les relevés 1
• Traitement des feuillets T4/RL-1
• Imprimer les feuillets T4 ou les relevés 1
• Envoyer les feuillets T4 et les relevés 1 par courriel
• Conditions de la TED T4
• Conditions de la TED
• TED
• Modifier des feuillets T4 et des relevés 1
• Annuler des feuillets T4 et des relevés 1
• T4 modifié ou annulé par courriel
• Créer le rapport T4/RL-1

Ce que un employeur doit faire

• Vous devrez fournir à vos employés un feuillet T4 pour chaque province ou territoire où ils ont travaillé pour votre entreprise.
• Vous devez fournir un Relevé 1 à vos employés s’ils travaillent au Québec.

Date limite pour remplir les feuillets T4 et les relevés 1

La date limite pour la soumission des formulaires T4 et RL-1 à l’ARC et à vos employés est le dernier jour du mois de février de l’année suivante.

Traitement des feuillets T4/RL-1

Note importante : Avant de créer des feuillets T4 et des relevés 1, assurez-vous que vous avez saisi correctement les noms, les adresses et les numéros d’assurance sociale des employés.

Pour vérifier cette information, sélectionnez Rapports à partir de la barre de menu, puis Employés et paie ,puis Liste des coordonnées des employés.

1. Dans la barre de menu, sélectionnez Employés, puis Formulaires de paie ,puis Traitement des feuillets T4/RL-1,
2. Assurez-vous que la bonne année d’imposition est sélectionnée. N’oubliez pas de sélectionner d’anciens employés qui ont reçu des chèques de paie au cours de l’année.
3. Cochez la case à côté du nom de l’employé dont vous voulez réviser le formulaire, puis sélectionnez Vérifier T4/RL-1,
4. Dans le T4/RL-1 de l’employé écran, vérifiez l’exactitude des renseignements affichés en comparant le feuillet T4 ou le Relevé 1 aux Sommaire de la paie rapport.
5. Dans les rares cas où vous devez rajuster des renseignements sur un feuillet T4 ou un relevé 1, effectuez l’une des actions suivantes :
   
   • Pour corriger un montant dans une case, sélectionnez le montant. Saisissez ensuite un rajustement dans le Redressements fenêtre. Saisissez toutes les valeurs en dollars sans virgule pour séparer les milliers des centaines, mais avec une virgule et les cents (p. ex., 12 500,00 au lieu de 12 500 $). Si le rajustement est un montant négatif, insérez le signe moins avant le montant.
     
     • Les rajustements apportés à un feuillet ne touchent que ce feuillet et son rapport sommaire (T4/Sommaire 1). Ils n’ont aucun effet sur le rapport PD7A, le rapport de versement du Québec ou les chèques de paie de l’employé. Si le total sur un formulaire T4/RL-1 ne correspond pas au montant déclaré à l’ARC par le biais des formulaires PD7A ou TPZ-1015, l’ARC peut demander des renseignements supplémentaires.
       
       Note importante : Étant donné que les rajustements que vous faites peuvent avoir un impact sur les cotisations sociales et les versements applicables, consultez votre comptable, le ConseillerPro certifié ou l’ARC avant d’apporter des rajustements au feuillet T4 ou au relevé 1 de vos employés.
       
   • Pour corriger le nom, l’adresse ou le NAS de l’employé, sélectionnez Annuler. Dans la barre de menu, sélectionnez Employés ,puis Centre employés sélectionnez ensuite le nom de l’employé pour ouvrir son profil et effectuer la modification. Sélectionnez OK.
   • Pour corriger le nom, l’adresse ou le numéro d’entreprise de l’employeur, sélectionnez Annuler. Dans la barre de menu, sélectionnez Entreprise ,puis Renseignements sur l’entreprise et apportez les changements. Sélectionnez OK.
     
6. Sélectionner Suivant pour approuver le T4 ou le Relevé 1 de l’employé.
7. Répétez les étapes 5 à 8 pour réviser les feuillets T4 ou les relevés 1 des autres employés que vous avez marqués. Sur le feuillet du dernier employé, sélectionnez OK,
8. QuickBooks Desktop vous redirige à la Traiter les formulaires de fin d’année et confirme que vous avez vérifié tous les feuillets T4 et formulaires RL-1 de l’employé en cochant la case Vérifiées colonne.

Imprimer les feuillets T4 ou les relevés 1

Vous pouvez imprimer et envoyer par courriel les feuillets T4 ou les relevés 1 directement à partir de Quickbooks Desktop. Vous n’êtes plus obligé d’imprimer sur des formulaires préimprimés.

1. À partir du Traiter les formulaires de fin d’année fenêtre, sélectionnez Imprimer,
   Note importante : QuickBooks Desktop imprime seulement 6 codes par feuillet T4 et 4 codes par relevé 1. Si vous avez un employé ayant plus de codes, vous devez créer une deuxième feuille qui n’indique que les codes supplémentaires.
2. Dans le Imprimer les T4/RL-1 écran, indiquez les formulaires à imprimer.
3. Distribuez les feuillets imprimés.
   
   • Habituellement, l’employé reçoit deux copies du feuillet T4/RL-1.
   • Si vous avez imprimé des feuillets pour l’ARC au lieu de les transmettre par la TED, vous devez envoyer à l’ARC un feuillet T4 par employé.
   • Si vous avez imprimé des formulaires pour le ministre des Finances du Québec au lieu de les transmettre par la TED, vous devez envoyer au ministre des Finances du Québec un relevé 1 par employé.
     
4. QuickBooks Desktop retourne à Traiter les formulaires de fin d’année et indique que tous les formulaires T4 ont été révisés et imprimés en cochant la case Vérifiées et Imprimé colonnes.
5. Sélectionner Terminer pour fermer la fenêtre.

Envoyer les feuillets T4 et les relevés 1 par courriel

1. Sélectionner Courriel de la Traiter les formulaires de fin d’année fenêtre.
2. Si vous n’avez pas saisi d’adresse courriel pour votre employé, Renseignements manquants ou non valides fenêtre s’ouvrira. Saisissez les renseignements manquants et sélectionnez OK.
3. Le Sélectionner les formulaires à envoyer écran s’ouvrira. Cela vous permettra de modifier, de supprimer ou de sélectionner le feuillet T4 ou le relevé 1 à envoyer.
4. Sélectionner Envoyer maintenant ,puis sélectionnez OK,
5. QuickBooks Desktop retourne à Traiter les formulaires de fin d’année écran et confirme que vous avez envoyé par courriel tous les formulaires T4 et RL-1 de l’employé en cochant le Envoyé par courriel colonne.
6. Sélectionner Terminer pour fermer la fenêtre.

Conditions de la TED T4

Pour transmettre des feuillets T4 par la TED dans QuickBooks Desktop, il faut respecter toutes les conditions suivantes :

• Il vous reste Numéro d’entreprise et une Code d’accès Web, Vous trouverez ces renseignements en haut de votre formulaire T4 personnalisé provenant de l’Agence du revenu du Canada (ARC). Si vous n’avez pas reçu votre code d’accès Web ou votre numéro d’entreprise ou que vous les avez égarés, communiquez avec l’ARC pour les obtenir ou les remplacer.
• Vos Numéro d’entreprise doit être saisi dans le Renseignements sur l’entreprise fenêtre.
• Vous devez avoir un Numéro de préparateur, Si vous êtes un transmetteur magnétique, utilisez le numéro MM que l’ARC vous a déjà attribué. Si c’est la première fois que vous transmettez des feuillets fiscaux par voie électronique à l’ARC, saisissez 555555 dans le Numéro de préparateur champ. Une fois que l’ARC a traité votre déclaration, elle vous enverra la documentation, y compris le numéro de préparateur de la TED unique que vous utiliserez à l’avenir.
• Lorsque vous activez le Déclaration T4 par la TED Service, Quickbooks Desktop vérifie si MSXML 6.0 est installé sur votre système. Si vous ne le faites pas, vous serez dirigé vers une page Web qui vous demande de télécharger et d’installer les services MSXML 6.0 de Microsoft. Si vous n’installez pas le logiciel pour l’instant, vous serez invité de nouveau à installer MSXML 6.0 lorsque vous appuyez sur le TED sur le bouton Traitement des T4 fenêtre. Suivez les étapes décrites sur la page d’installation de MSXML 6.0. Une fois que MSXML 6.0 est installé, sélectionnez TED T4 pour continuer à soumettre vos feuillets T4 par voie électronique.
• Si vous produisez plus de 50 formulaires T4, vous devez produire une déclaration par voie électronique en utilisant le service de la TED de l’ARC par l’intermédiaire de QuickBooks Desktop ou directement sur le site Web de l’ARC. L’ARC n’acceptera plus les présentations de plus de cinquante formulaires dans tout autre format.

Conditions de la TED

Si vous produisez des relevés 1 à Revenu Québec, vous devez remplir et soumettre le Formulaire d’inscription de préparateur sur le site Web de Revenu Québec Revenu Québec vous enverra un numéro de préparateur unique que vous utiliserez pour la transmission électronique de vos relevés 1.

TED

1. À partir du Traiter les formulaires de fin d’année, cochez la case à côté des noms des employés dont vous voulez produire le feuillet T4 ou RL-1, puis sélectionnez TED,
2. Saisissez votre numéro de préparateur dans le Numéro de préparateur champ.
3. Remplissez le TED fenêtre :
   
   • Si votre entreprise est une entreprise individuelle ou une société de personnes, saisissez vos numéros d’assurance sociale et ceux de votre associé.
   • Avant de vous rendre sur le site Web de l’ARC ou de Revenu Québec, QuickBooks Desktop indique l’emplacement de votre fichier XML.
     Note importante : Notez l’emplacement de ce fichier. Vous devrez le savoir à une étape ultérieure.
     
4. Une fois sur le site Web de l’ARC ou de Revenu Québec, sélectionnez Accéder au site Web sécurisé de Transfert de fichiers par Internet (XML) et sélectionnez J’accepte aux conditions d’utilisation.
5. Saisissez votre numéro de compte ou votre numéro de préparateur, puis saisissez votre code d’accès Web. Sélectionnez Continuer.
6. Suivez les instructions à l’écran pour terminer le processus. Une fois ces étapes terminées, les sites Web de l’ARC ou de Revenu Québec vous indiqueront si vos feuillets T4 ou relevés 1 ont été produits.
7. Notez le ID de confirmation et fermez la fenêtre du navigateur pour retourner à Quickbooks Desktop.
8. Lorsque QuickBooks Desktop retourne à Traitement T4/RL-1 (et si vous avez réussi à transmettre les feuillets T4 ou les relevés 1 par la TED), vous verrez un numéro d’identification de transmission de la TED. L’ARC ou Revenu Québec ne reconnaît pas le numéro d’identification de transmission de la TED et QuickBooks Desktop n’enregistre pas le numéro d’identification de confirmation créé par l’ARC ou Revenu Québec. L’ARC ou Revenu Québec exige le numéro d’identification de confirmation créé sur leur site Web comme preuve de la TED.
9. Sélectionner Envoyer, QuickBooks Desktop compile un fichier .xml contenant vos données T4 ou RL-1. Ce fichier est stocké temporairement dans votre Documents (C :\Utilisateurs\[Nom du compte d’utilisateur]\Documents). Une fois que les feuillets T4 et les relevés 1 sont envoyés ou que QuickBooks Desktop est fermé, les fichiers .xml sont supprimés.

Vous avez des questions au sujet du processus de la TED? Visitez le site Web de l’ARC pour obtenir plus d’information et d’options de soutien.

Modifier des feuillets T4 et des relevés 1

Si vous remarquez qu’un ou plusieurs des feuillets T4 ou relevés 1 que vous avez produits contiennent une erreur, vous pouvez modifier les feuillets et les soumettre de nouveau à l’aide de QuickBooks Desktop.

1. À partir du Traiter les formulaires de fin d’année, assurez-vous que le bon formulaire et la bonne année sont affichés et sélectionnez Modifié comme type de formulaire que vous voulez générer.
2. Sélectionnez les employés dont vous souhaitez modifier les feuillets T4 ou les relevés 1.
3. Sélectionner Réviser,
4. Cochez la case pour corriger.
5. Saisissez votre rajustement et la raison du changement, puis sélectionnez OK.
6. Lorsque vous avez terminé de saisir les rajustements pour le feuillet, sélectionnez Suivant pour passer au feuillet de l’employé suivant, ou OK si vous n’avez pas besoin d’apporter d’autres modifications.

Après avoir modifié vos feuillets T4/RL-1, vous devrez fournir une copie de chaque formulaire modifié à votre employé et à l’ARC/Revenu Québec. Vous pouvez soit envoyer les feuillets par courriel à votre employé et les transmettre par la TED à l’ARC ou à Revenu Québec, soit imprimer les feuillets pour les envoyer et les soumettre manuellement.

Note : Ne soumettez pas le formulaire du sommaire modifié si vous soumettez les feuillets modifiés.

Annuler des feuillets T4 et des relevés 1

1. À partir du Traiter les formulaires de fin d’année, assurez-vous que le bon formulaire et la bonne année sont affichés et sélectionnez Annulé comme type de formulaire que vous voulez générer.
2. Sélectionnez les employés dont vous voulez annuler les feuillets T4 ou relevés 1.
3. Sélectionner Réviser.
4. Lorsque vous avez terminé de vérifier chaque feuillet, sélectionnez Suivant pour passer au feuillet de l’employé suivant, ou OK pour retourner à la Traiter les formulaires de fin d’année écran.

Vous devez fournir une copie de chaque formulaire annulé à votre employé et à l’ARC ou à Revenu Québec. Vous pouvez soit envoyer les feuillets par courriel à votre employé et les transmettre par la TED à l’ARC ou à Revenu Québec, soit imprimer les feuillets pour les envoyer et les soumettre manuellement.

T4 modifié ou annulé par courriel

1. À partir du Traiter les formulaires de fin d’année, assurez-vous que le bon formulaire et la bonne année sont affichés.
2. Sélectionner Modifié ou Annulé comme type de formulaire à envoyer par courriel.
3. Sélectionnez les employés dont les formulaires modifiés ou annulés doivent être envoyés par courriel.
4. Révisez les feuillets de chaque employé et saisissez les rajustements nécessaires.
5. Sélectionner Courriel.

Créer le rapport T4/RL-1

Si vous avez transmis par la TED les feuillets T4 et les relevés 1 de vos employés à l’ARC et à Revenu Québec, vous n’avez pas besoin de créer un Sommaire T4/RL-1 formulaire.

Si vous n’avez pas transmis vos feuillets T4 ou relevés 1 par la TED, vous devez préparer un formulaire Sommaire T4/RL-1, Ce rapport sommaire indique le montant total de la rémunération de l’employé tel qu’il est indiqué sur les feuillets T4 et les relevés 1. Il totalise également les retenues et les cotisations sociales retenues des employés au cours de l’année civile. Enfin, ce formulaire sert à rapprocher ces montants avec les paiements de retenues à la source que vous avez versés à l’ARC ou à Revenu Québec.

Si vous avez transmis par la TED les feuillets T4 et les relevés 1 de vos employés à l’ARC et à Revenu Québec, vous n’avez pas besoin de créer un Sommaire T4/RL-1 formulaire.

Si vous n’avez pas transmis vos feuillets T4 ou relevés 1 par la TED, vous devez préparer un formulaire Sommaire T4/RL-1, Ce rapport sommaire indique le montant total de la rémunération de l’employé tel qu’il est indiqué sur les feuillets T4 et les relevés 1. Il totalise également les retenues et les cotisations sociales retenues des employés au cours de l’année civile. Enfin, ce formulaire sert à rapprocher ces montants avec les paiements de retenues à la source que vous avez versés à l’ARC ou à Revenu Québec.

QuickBooks Desktop calcule les montants pour Sommaire T4/RL-1 en additionnant les montants de tous les feuillets T4 et relevés 1. Contrairement aux feuillets, vous ne pouvez pas modifier le rapport T4/RL-1 Sommaire.

1. Pour obtenir des détails Sommaire T4/RL-1 rapport, vous devez d’abord réviser et imprimer vos feuillets.
2. Dans la barre de menu, sélectionnez Rapports ,puis Employés et paie ,puis T4 Sommaire,
3. Changer les dates pour indiquer la période de rapport appropriée.
4. Sélectionner OK pour générer le rapport.
5. Utilisez les chiffres du rapport pour remplir vos T4 ou Sommaire 1 formulaire. Vous pouvez obtenir le formulaire T4 Sommaire auprès de ARC et le formulaire Sommaire 1 de RevenQuébec,