Envoyer les fiches de paie, les T4 et les relevés 1 par courriel à partir de QuickBooks Desktop

QuickBooks Desktop crée automatiquement des mots de passe lorsque vous envoyez par courriel des fiches de paie, des feuillets T4 et des relevés 1 à vos employés. Cette fonction ne peut pas être désactivée en raison de problèmes liés à la confidentialité des employés.

Note importante : Les exigences relatives au mot de passe ont été modifiées pour QuickBooks Desktop 2018 et les versions plus récentes. En tant qu’employeur, vous recevrez un message dans le produit expliquant les exigences mises à jour en matière de mot de passe. Vous devez informer chacun de vos employés de ces changements afin qu’ils puissent continuer à accéder à leurs fiches de paie.

Exigences relatives au mot de passe pour l’envoi par courriel des fiches de paie, des feuillets T4 et des relevés 1 dans QuickBooks Desktop 2018 et les versions plus récentes

Les exigences relatives au mot de passe sont maintenant :

• Les trois premiers caractères du nom de famille de l’employé suivis de la date de naissance de l’employé au format MMJJAAAA.
• Si le nom de famille de l’employé a moins de 3 caractères, utilisez le nom de famille complet. N’ajoutez pas le prénom. Ces trois caractères sont toujours des minuscules. Le seul cas où le mot de passe d’un employé contiendrait une majuscule est si le premier caractère du nom de famille de l’employé était un caractère prolongé. QuickBooks Desktop ne convertit pas les caractères étendus en minuscules
• Tout caractère non alphabétique est supprimé du nom de famille (pas de tirets, d’espaces, etc.) lors de la création du mot de passe.

Voici quelques exemples :

• Le mot de passe de Ben Narramore dont la date de naissance est le 1er novembre 1958 serait nar11011958.
• Le mot de passe pour Deb D’Spain dont la date de naissance est le 12 janvier 1978 serait dsp01121978.
• Le mot de passe pour Jimmy Wu dont la date de naissance est le 1er février 2001 serait wu02012001.

Résoudre les problèmes d’envoi par courriel des fiches de paie aux employés

Vous pouvez voir l’un des messages d’avertissement suivants :

Étapes de dépannage de base :

• Vérifiez la configuration du nom de l’employé pour les caractères non alphanumériques ou les espaces.
• Le nom ou la date de naissance de l’employé a-t-il été modifié depuis l’envoi par courriel de la fiche de paie? Le mot de passe est créé et chiffré dès l’envoi du courriel.
• Essayez ce processus avec un autre employé et voyez si vous obtenez les mêmes résultats.
• Soumettre de nouveau la fiche de paie.
• Si tout le reste échoue, supprimez et recréez le chèque de paie et réessayez.