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Mapper les éléments de paie de QuickBooks dans QuickBooks Time

RÉSOLUde QuickBooksMis à jour le 07 juin, 2022

Pour exporter des heures travaillées de QuickBooks Time vers QuickBooks, vous devez utiliser l’Outil de mappage des éléments de paie afin d’assigner les éléments de paie aux heures, sans quoi QuickBooks les refusera.

  • QuickBooks en ligne Plus ou Standard : Les éléments de paie sont mis en correspondance durant la configuration de l’intégration de QuickBooks Time et de QuickBooks en ligne. Pour changer les éléments de paie qui ont déjà été mis en correspondance, suivez les instructions ci-dessous.
    • Cochez la case Utiliser QuickBooks en ligne pour la paie dans la section Préférences d’intégration de QuickBooks en ligne pour activer cette option.

Notes :

  • Seuls les administrateurs de compte peuvent mapper des éléments de paie.
  • Si des heures supplémentaires ou à taux double doivent être payées à des employés, assurez-vous que les éléments de paie appropriés sont assignés aux employés dans QuickBooks. Ensuite, activez le suivi des heures supplémentaires dans QuickBooks Time à partir de Company Settings > Payroll & Overtime > Overtime (ou utilisez Pay Rate Engine afin d’accéder à des options plus avancées pour les heures supplémentaires).

Comment mapper des éléments de paie par :

Par employé

Si vous voulez assigner un élément de paie par défaut à chaque type d’heures enregistrées par les employés, sélectionnez l’option Payroll Item Mapping by Employee. Dans ce cas, un élément de paie sera assigné dans QuickBooks à toutes les heures normales enregistrées par employé. Pour toutes les heures supplémentaires enregistrées par employé, un élément de paie sera assigné à ces heures dans QuickBooks. Cela peut être fait pour les heures normales et supplémentaires, le taux double et tous les codes de congé payé que vous avez configurés.

  1. Dans QuickBooks Time, en haut à droite, sélectionnez QuickBooks > Preferences.
  2. Sélectionnez Payroll Item Mapping Tool.
  3. Dans l’onglet Employee Map, sélectionnez le nom de l’employé voulu.
  4. Dans chaque colonne de type d’heures, sélectionnez un élément de paie. Vos sélections sont enregistrées automatiquement.
  5. (Facultatif) Pour télécharger une feuille de calcul, sélectionnez Employee CSV.
  6. Fermez la fenêtre lorsque vous avez terminé.

Note : Si vous utilisez Pay Rate Engine afin d’accéder à des options plus avancées pour les heures supplémentaires, vous devez mapper les éléments de paie d’heures supplémentaires des employés dans Pay Rate Engine Settings :

  • Dans Payroll Item Mapping Tool, sélectionnez Manage à côté du nom de la règle des heures supplémentaires dans les détails de l’élément de paie de l’employé. (Note : Les éléments mappés sont visibles dans Payroll Item Mapping Tool, mais ne peuvent pas être modifiés dans l’outil.)
  • Les paramètres ayant des règles non mappées et les règles non mappées sont indiqués par User-added image.
  • Sélectionnez une règle pour la mapper. Les éléments de rémunération des heures supplémentaires provenant de QuickBooks seront proposés dans le menu déroulant QuickBooks pay item.

Par client/service/classe

Si vous préférez assigner les éléments de paie par clients, services ou classes spécifiques, vous devez d’abord définir une valeur d’employé par défaut pour les clients, services ou classes qui demeurent non mappés, puis définir le paramètre de remplacement par le critère voulu.

  1. Après avoir mappé les éléments de paie par employé, dans QuickBooks Time, en haut à droite, sélectionnez le menu déroulant QuickBooks > Preferences.
  2. Sélectionnez Payroll Item Mapping Tool.
  3. Dans le coin droit de Payroll Item Mapping Tool, sélectionnez la roue dentée pour ouvrir les paramètres.
  4. Cochez la case Allow overrides by: et sélectionnez Customer, Service Item ou Class.
  5. Dans l’onglet Customer Map, Service Item Map ou Class Map, sélectionnez + Add Overrides.
  6. Sélectionnez none sous Select Customer/Service Item/Class (selon ce qui est affiché).
  7. Choisissez un client, un service ou une classe et sélectionnez Save.
  8. Dans chaque colonne de type d’heures, sélectionnez un élément de paie.
    Note : Si vous utilisez Pay Rate Engine for advanced overtime, chaque paramètre d’heures supplémentaires et les règles correspondantes seront affichés, et vous pouvez les mapper ici.
  9. Refaites ces étapes jusqu’à ce que chaque Customer, Service Item ou Class soit mappé correctement.
  10. Les ajouts et modifications sont enregistrés automatiquement. Fermez la fenêtre lorsque le mappage est terminé.

Sélection par les employés

Si vous préférez ne pas faire le mappage et laisser les employés sélectionner leurs éléments de paie lorsqu’ils pointent leur arrivée et leur départ, vous pouvez effectuer cette configuration dans les paramètres de votre compte.

Note : Les éléments de paie que les employés sélectionnent sur leurs feuilles de temps remplaceront les paramètres de calcul des heures supplémentaires du compte. Par exemple, même si les rapports et l’exportation indiquent qu’un employé a travaillé deux heures supplémentaires durant la semaine, l’employé doit sélectionner l’élément de paie approprié pour ces deux heures dans sa feuille de temps afin qu’elles lui soient payées au taux des heures supplémentaires.

Pour permettre aux employés de sélectionner leurs éléments de paie :

  1. Dans le coin supérieur droit de QuickBooks Time, sélectionnez QuickBooks > Preferences.
  2. Sélectionnez Payroll Item Mapping Tool.
  3. Dans le coin droit de Payroll Item Mapping Tool, sélectionnez la roue dentée pour ouvrir les paramètres.
  4. Sélectionner Let Employees choose Payroll items.
  5. Sélectionnez Save.

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