Comment utiliser la copie comptable dans QuickBooks Desktop

Apprenez comment utiliser la copie comptable dans QuickBooks Desktop.

Une copie du comptable est la solution à suivre si vous avez besoin que votre comptable passe en revue vos documents comptables. Vous pouvez continuer à travailler sur votre fichier d’entreprise en même temps. Grâce au service de transfert de fichiers Copie pour comptables, le fichier est enregistré sur un serveur d’Intuit, où vous pouvez échanger des données avec votre comptable en toute sécurité.

Vous devez vous assurer que la version de QuickBooks de votre comptable correspond à votre version de QuickBooks Desktop ou de QuickBooks Enterprise. Par exemple, si vous avez QuickBooks Desktop Premier 2022, votre comptable a besoin de QuickBooks Desktop Comptable 2022 pour ouvrir votre copie comptable. 

Note : QuickBooks Desktop et Enterprise 2024 offrent la meilleure sécurité des données de leur catégorie, qui est plus élevée que dans QuickBooks Desktop ou Enterprise 2023 et les versions antérieures. Les comptables ne peuvent pas mettre à jour les fichiers d’entreprise des clients dans QuickBooks Desktop 2024. Vous devez utiliser l’ancienne version de QuickBooks Desktop Comptable ou demander à votre client de mettre à jour son fichier vers QuickBooks Desktop 2024, puis d’envoyer une nouvelle copie au comptable.

Cet article aborde les sujets suivants :

• Flux de travaux pour la copie comptable
• Limites de la copie comptable pour les clients
• Limites de la copie comptable pour les comptables

Flux de travaux pour la copie comptable

Vous pouvez suivre deux flux de travaux.

Flux de travaux manuel

Vous et votre comptable pouvez échanger le fichier de la copie du comptable comme suit :

• Une clé USB
• Pièce jointe au courriel
• Partage par l’intermédiaire d’un service infonuagique comme Box

Flux de travaux de transfert de fichiers de copie comptable

Le service ACFT vous permet, à vous et à votre comptable, d’échanger des fichiers de copie comptable par l’intermédiaire du serveur sécurisé d’Intuit.

Voyez comment créer une copie pour le comptable pour en savoir plus sur la façon de créer et de partager une copie pour le comptable.

Limites de la copie comptable

Voici ce que vous pouvez et ne pouvez pas faire avec une copie comptable.

Limites pour les clients

Pendant que les changements de comptable sont en attente

Vous pouvez travailler dans le fichier de travail .QBW pour apporter des modifications aux opérations dans la période en cours, après la date de division. Voici ce que vous pouvez faire :

• Ajouter de nouvelles entrées à n’importe laquelle de vos listes
• Créer, modifier et supprimer des opérations
• Modifier les renseignements de la liste
• Activer la paie

Toutefois, tant que les modifications du comptable sont en attente, vous ne pouvez pas apporter ces modifications :

• Modifier ou supprimer des comptes existants
• Envoyer des données de paie assistée ou des dépôts directs à Intuit

Rapprochement

Il est possible de rapprocher vos comptes avec une copie du comptable en attente. Toutefois, votre rapprochement peut être annulé si vous compensez des opérations datées à ou avant la date de répartition, ou si votre comptable rapproche la copie du comptable et annule votre rapprochement. Demandez à votre comptable s’il a l’intention de rapprocher la copie comptable avant de rapprocher vos comptes dans votre fichier de travail.

Les rapprochements effectués dans une copie comptable sont limités à 800 opérations. Si le nombre d’opérations rapprochées est supérieur à 800, le rapprochement ne sera pas importé dans le fichier du client.

Limites pour les comptables

Travailler sur la copie comptable d’un client

QuickBooks Desktop vous empêche de modifier des renseignements ou des opérations qui pourraient entrer en conflit avec le travail de votre client. Cela empêche également votre client de modifier les renseignements avant la date de répartition afin d’éviter tout conflit avec les modifications que vous apportez.

Lorsque vous travaillez dans une copie comptable (le fichier de travail .QBA), vous pouvez rencontrer des zones désactivées ou parfois en surbrillance dans le fichier d’un client :

• Arrière-plan en surbrillance : Les renseignements saisis dans ces champs sont inclus dans le fichier de modifications que vous envoyez à votre client.
• Arrière-plan non mis en surbrillance : Vous pouvez modifier les renseignements dans les champs non mis en surbrillance, au besoin, mais les modifications ne sont pas incluses dans le fichier de modifications que vous envoyez à votre client.

Il existe également des limites précises quant au type de modifications que vous pouvez apporter. Les sections suivantes fournissent des détails sur les changements spécifiques que vous pouvez et ne pouvez pas apporter dans une copie comptable.

Listes

Lorsque vous travaillez avec des listes, vous pouvez apporter les modifications suivantes dans une copie comptable :

• Ajouter un article à la liste des classes, à la liste des clients, à la liste des employés, à la liste des immobilisations corporelles, à la liste des articles, à la liste des autres noms, à la liste des fournisseurs et à la liste des codes de taxe de vente
  Note : Vous ne pouvez pas modifier ou désactiver des éléments de la liste de codes de taxe de vente.
• Modifier des articles dans la Liste de fournisseurs et la Liste d’articles
  Note : Vous ne pouvez pas modifier un article pour un autre type dans la liste d’articles.

Vous ne pouvez pas apporter les modifications suivantes :

• Ajouter, modifier, annuler ou supprimer des assemblages de construction
• Modifier le type d’un article
• Supprimer et fusionner des comptes existants
• Entrez le kilométrage du véhicule

Opérations

Lorsque vous travaillez sur des opérations, vous pouvez apporter les modifications suivantes dans une copie comptable :

• Ajouter, modifier et supprimer la plupart des types d’opérations datées à ou avant la date de division
• Ajouter de nouvelles opérations datées après la date de division
• Modifier l’information sur le compte et la taxe pour les articles existants (le mappage de la ligne de taxe ne peut pas être renvoyé au client)
• Modifier temporairement les préférences
• Faire des écritures de rajustement
• Ajouter un nouveau compte

Vous ne pouvez pas apporter les modifications suivantes :

• Ajouter, supprimer et modifier (mais pas annuler) les paiements reçus
• Ajouter, modifier, annuler ou supprimer des paiements de taxe de vente
• Ajouter ou utiliser le traitement par carte de crédit
• Créer des opérations non reportées telles que des devis et des bulletins de vente
• Modifier ou annuler des paiements de factures par carte de crédit
• Transfert de fonds entre comptes
• Ajouter ou modifier le numéro d’acheminement

Paie

Lorsque vous travaillez sur des éléments liés à la paie, vous ne pouvez généralement pas apporter de modifications dans la copie pour le comptable, mais vous pouvez quand même traiter les formulaires de cotisations sociales.

Vous ne pouvez pas apporter les modifications suivantes liées à la paie dans une copie comptable :

• Ajouter, modifier ou supprimer des éléments de paie
• Créer, modifier, supprimer ou annuler des chèques de paie
• Saisir, modifier ou supprimer des données de feuille de temps

Ce que vous pouvez et ne pouvez pas faire d’autre

Lorsque vous travaillez dans une copie comptable, vous pouvez apporter les modifications suivantes :

• Imprimer Imprimer les formulaires T4A et T5018 dans la période historique
• Créer, rajuster et imprimer des formulaires T4 (vous ne pouvez pas renvoyer les rajustements au client)
• Créer de nouveaux rapports
• Ajouter de nouveaux clients, fournisseurs, employés et articles (les exceptions sont identifiées comme des champs désactivés dans la copie du comptable)
• Ajouter des comptes

Vous ne pouvez pas apporter les modifications suivantes dans une copie comptable :

• Importer des données à partir de fichiers Excel, Web Connect et QuickBooks Timer
• Gérer les clés de service (acheter des licences supplémentaires)
• Utiliser des outils de planification et de budgétisation
• Utiliser les services bancaires en ligne
• Ajouter le numéro d’acheminement

De plus, vous ne pouvez pas renvoyer les modifications suivantes au client :

• Changements d’utilisateur ou de mot de passe
• Modifications apportées aux rapports mémorisés
• Changements apportés aux préférences