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Comment utiliser la copie du comptable dans Quickbooks Desktop

RÉSOLUde QuickBooksMis à jour il y a 1 mois

Apprenez comment utiliser la copie du comptable dans Quickbooks Desktop.

Vous pouvez utiliser une copie du comptable si vous avez besoin que votre comptable révise vos documents comptables. Vous pouvez continuer à travailler sur votre fichier d’entreprise en même temps. Avec le service de transfert de fichier Copie comptable, le fichier est enregistré sur un serveur Intuit, où vous pouvez échanger des données en toute sécurité avec votre comptable.

Vous devez vous assurer que la version QuickBooks de votre comptable correspond à votre version QuickBooks Desktop ou Enterprise. Par exemple, si vous avez QuickBooks Desktop Premier 2022, votre comptable a besoin de QuickBooks Desktop Accountant 2022 pour ouvrir votre copie comptable. 

Note : QuickBooks Desktop et Enterprise 2024 offrent la meilleure sécurité des données, soit plus élevée que dans QuickBooks Desktop ou Enterprise 2023 et les versions antérieures. Les comptables ne peuvent pas mettre à jour les fichiers d’entreprise du client dans Quickbooks Desktop 2024. Vous devrez soit utiliser l’ancienne version de QuickBooks Desktop Accountant, soit demander à votre client de mettre à jour son fichier vers QuickBooks Desktop 2024, puis envoyer une nouvelle copie du comptable.

Dans cet article, vous apprendrez ce qui suit :





Le flux de travaux Copie du comptable

Il y a deux flux de travaux que vous pouvez suivre.

Flux de travaux manuel

Vous et votre comptable pouvez échanger le fichier Copie du comptable par :

  • Une clé USB
  • Envoyer une pièce jointe
  • Partager à l’aide d’un service infonuagique, comme Box

Flux de travaux Transfert de fichiers de copie comptable

Le service de transfert de fichier de copie comptable vous permet d’échanger des fichiers de copie du comptable avec votre comptable par l’intermédiaire du serveur sécurisé d’Intuit.

Consultez l’article Créer une copie du comptable pour en savoir plus sur la façon de créer et de partager une copie du comptable.



Limites de la copie du comptable

Voici ce que vous pouvez et ne pouvez pas faire avec une copie du comptable.



Limitations pour les clients

Lorsque des modifications comptables sont en attente

Vous pouvez travailler dans le fichier de travail .QBW pour apporter des modifications aux opérations de la période courante, après la date de division. Voici ce que vous pouvez faire :

  • Ajouter de nouvelles entrées à n’importe quelle de vos listes
  • Créer, modifier et supprimer des opérations
  • Modifier l’information de la liste
  • Activer la paie

Toutefois, pendant que les modifications comptables sont en attente, vous ne pouvez pas apporter ces modifications :

  • Modifier ou supprimer des comptes existants
  • Envoyer les données de paie assistée ou les dépôts directs à Intuit

Rapprochement

Il est possible de rapprocher vos comptes avec une copie du comptable en attente. Toutefois, votre rapprochement peut être annulé si vous compensez des opérations datées avant ou à la date de clôture, ou si votre comptable rapproche la copie du comptable et annule votre rapprochement. Vérifiez auprès de votre comptable s’il prévoit rapprocher la copie du comptable avant de rapprocher vos comptes dans votre fichier de travail.

Les rapprochements effectués dans une copie du comptable sont limités à 800 opérations. Si le nombre d’opérations rapprochées est supérieur à 800, le rapprochement ne sera pas importé dans le fichier du client.



Limitations pour les comptables

Travailler sur une copie comptable d’un client

QuickBooks Desktop vous empêche de modifier des renseignements ou des opérations qui pourraient entrer en conflit avec le travail de votre client. Elle empêche également votre client de modifier les renseignements avant la date de division afin d’éviter tout conflit avec les modifications que vous apportez.

Lorsque vous travaillez dans une copie du comptable (le fichier de travail .QBA), vous pourriez voir des sections désactivées ou en surbrillance dans le fichier d’un client :

  • Image de fond en surbrillance : Les renseignements saisis dans ces champs sont inclus dans le fichier de modifications que vous renvoyez à votre client.
  • Image de fond non mise en surbrillance : Vous pouvez modifier les renseignements dans les champs non en surbrillance, au besoin, mais les modifications ne sont pas incluses dans le fichier de modifications que vous renvoyez à votre client.

Il existe aussi des limites précises quant au type de modifications que vous pouvez apporter. Les sections suivantes fournissent des détails sur les changements que vous pouvez et ne pouvez pas apporter à la copie d’un comptable.

Listes

Lorsque vous utilisez les listes, vous pouvez apporter les modifications suivantes dans la copie du comptable :

  • Ajouter un article à la Liste de classes, à la Liste de clients, à la Liste des employés, aux articles d’immobilisations, à la Liste d’articles, à la Liste des autres noms, à la Liste des fournisseurs et à la Liste des codes de taxe de vente.
    Note : Vous ne pouvez pas modifier ni rendre inactifs des articles sur la liste de codes de taxe de vente.
  • Modifier des articles dans la Liste de fournisseurs et la Liste d’articles
    Note : Vous ne pouvez pas changer un article pour un autre type sur la Liste d’articles.

Vous ne pouvez pas apporter les changements suivants :

  • Ajouter, modifier, annuler ou supprimer des assemblages de bâtiments
  • Modifier le type d’un article
  • Supprimer et fusionner des comptes existants
  • Entrez le kilométrage du véhicule

Opérations

Lorsque vous travaillez sur des opérations, vous pouvez apporter les modifications suivantes dans la copie du comptable :

  • Ajoutez, modifiez et supprimez la plupart des types d’opérations datées avant ou à la date de division
  • Ajouter de nouvelles opérations datées après la date de division
  • Modifier les renseignements sur le compte et la taxe pour des articles existants (le mappage de la ligne de taxe ne peut pas être envoyé au client).
  • Modifier temporairement les préférences
  • Faire des écritures de rajustement
  • Ajouter un nouveau compte

Vous ne pouvez pas apporter les changements suivants :

  • Ajouter, supprimer et modifier (au lieu de les annuler) les paiements reçus
  • Ajouter, modifier, annuler ou supprimer des paiements de taxe de vente
  • Ajouter ou utiliser le traitement par carte de crédit
  • Créer des opérations non reportées telles que des devis et des bulletins de vente
  • Modifier ou annuler les paiements de factures par carte de crédit
  • Transfert de fonds entre comptes
  • Ajouter ou modifier le numéro d’acheminement

Paie

Lorsque vous travaillez sur des éléments liés à la paie, vous n’êtes généralement pas autorisé à apporter des modifications à la copie du comptable, mais vous pouvez quand même traiter les formulaires de cotisations sociales.

Vous ne pouvez pas apporter les modifications suivantes liées à la paie dans une copie du comptable :

  • Ajouter, modifier ou supprimer des éléments de paie
  • Créer, modifier, supprimer ou annuler des chèques de paie
  • Saisir, modifier ou supprimer des données de feuille de temps

Ce que vous pouvez et ne pouvez pas faire d’autre

Lorsque vous travaillez dans une copie comptable, vous pouvez apporter les modifications suivantes :

  • Imprimer Imprimer les formulaires T4A et T5018 dans l’historique de la période
  • Créer, rajuster et imprimer des formulaires T4 (vous ne pouvez pas retourner les rajustements au client)
  • Créer de nouveaux rapports
  • Ajouter de nouveaux clients, fournisseurs, employés et articles (les exceptions sont définies comme des champs désactivés dans la copie du comptable)
  • Ajouter des comptes

Vous ne pouvez pas apporter les modifications suivantes dans une copie du comptable :

  • Importer les données à partir de fichiers de calcul Excel, Web Connect et QuickBooks Timer
  • Gérer les clés de service (achat de licences supplémentaires)
  • Utiliser les outils de planification et de budgétisation
  • Utiliser des services bancaires en ligne
  • Ajouter un numéro d’acheminement

De plus, vous ne pouvez pas envoyer les modifications suivantes au client :

  • Modifications de l’utilisateur ou du mot de passe
  • Modifications apportées aux rapports mémorisés
  • Modifications des préférences


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