Faire une copie de votre entreprise QuickBooks en ligne Avancé

Apprenez comment créer une copie d’une entreprise QuickBooks en ligne Avancé existante et comment l’utiliser pour en créer une nouvelle. Cette fonction est disponible uniquement pour QuickBooks en ligne Avancé.

Vous voulez créer une nouvelle entreprise sans tout recommencer? Vous pouvez copier une entreprise QuickBooks en ligne Avancé existante et écraser une entreprise vierge. Vous pouvez même sélectionner l’heure et la date exactes à partir desquelles vous voulez copier les données.

Données que vous ne pouvez pas sauvegarder

Certaines données ne peuvent pas être sauvegardées. Comme les données ci-dessous ne sont pas reportées, elles n’affecteront pas vos comptes :

• Infos de Paiements QuickBooks en ligne
• Types de clients et règles de prix
• Crédits et débits différés (bien que les factures associées soient sauvegardées)
• Opérations récurrentes
• Connexions bancaires et leurs liens vers les opérations et les règles bancaires
• Dépenses facturables basées sur un compte
• Dépenses facturables basées sur un article avec majoration
• Rapports personnalisés
• Modèles de formulaires personnalisés
• Écritures de journal de bord
• Les rapports de rapprochement ne sont pas transférés ou sauvegardés
• Les opérations rapprochées ne restent pas rapprochées

Si vous avez seulement besoin d’enregistrer vos données comptables, voici comment tout sauvegarder.

Dans cet article, vous apprendrez comment faire ce qui suit :

• Créer un fichier d’entreprise vierge
• Configurer la fonction Sauvegarde et restauration en ligne
• Copier une entreprise QuickBooks en ligne Avancé
• Corriger les problèmes de copie et de restauration

Note : Dans les étapes suivantes, l’entreprise source contenant toutes les données s’appellera « Entreprise A » et l’entreprise dans laquelle nous voulons télécharger les données s’appellera « Entreprise B ». Vous êtes libre de nommer ces entreprises comme bon vous semble. Les deux entreprises doivent avoir un compte QuickBooks en ligne Avancé. Cette action doit être effectuée par l’administrateur principal de l’entreprise source et de l’entreprise cible.

Étape 1 : Créer un fichier d’entreprise vierge

Créons une copie de l’Entreprise A.Nous appellerons ce fichier d’entreprise vierge Entreprise B, puis l’écraserons avec les renseignements de l’Entreprise A. L’Entreprise B doit être vide et avoir un compte QuickBooks en ligne Avancé. Donnez à l’Entreprise B un nom unique pour qu’elle soit facile à distinguer. Fermez la session lorsque vous aurez terminé.

IMPORTANT : Tous les éléments de l’Entreprise A et de l’Entreprise B doivent être configurés et nommés de la même manière, sinon une erreur pourrait se produire lors de la copie des données. Par exemple, le plan comptable doit tous avoir le même nombre de comptes et les mêmes noms de comptes. De plus, si vous utilisez Taxe de vente, toutes les administrations fiscales doivent porter le même nom.

Étape 2 : Configurer la fonction Sauvegarde et restauration en ligne

Si vous ne l’avez pas déjà fait, activez la fonction Sauvegarde et restauration en ligne pour les entreprises dont vous voulez faire une copie et exporter des données. Pour ce faire :

1. Suivez les étapes pour « Activer l’application Sauvegarde et restauration en ligne pour vos données de QuickBooks en ligne Avancé » pour les entreprises A et B.
2. Ensuite, suivez les étapes pour « Désactiver la sauvegarde automatique » pour l’Entreprise B seulement.
3. Ensuite, désactivez tous les paramètres d’automatisation dans les entreprises A et B :
   1. Aller à Paramètres , puis sélectionnez Compte et paramètres.
   2. Sélectionnez l’onglet Avancé , puis sélectionnez Automatisation.
   3. Dans la section Automatisation, désactivez chaque option, puis sélectionnez Enregistrer.
   4. Sélectionnez Enregistrer.

Vous devriez maintenant voir les deux entreprises énumérées sur la page d’ accueil de votre appli de sauvegarde et de restauration en ligne, et seule l’Entreprise A a la sauvegarde activée.

Étape 3 : Copier une entreprise QuickBooks en ligne Avancé

Nous allons maintenant copier les données de l’Entreprise A vers l’Entreprise B.

1. Assurez-vous d’être connecté à l’Entreprise A.
2. Aller à Paramètres , puis sélectionnez Sauvegarder l’entreprise.
3. L’Entreprise source A et l’Entreprise cible B doivent toutes deux figurer sur la page d’accueil Sauvegarde et restauration en ligne.
4. Dans la colonne Action , sélectionnez, puis sélectionnez Copier...pour l’Entreprise A.
5. Vérifiez si l’Entreprise A figure dans le champ Copier de.
6. Vérifiez si l’Entreprise B figure dans le champ Copy To . Il s’agit de l’entreprise dans laquelle nous allons effectuer l’écrasement et la copie.
7. Sélectionnez la date et l’ heure de la sauvegarde que vous voulez restaurer.
8. Sélectionnez Continuer.
9. Sélectionnez Suivant.
10. Cochez la case pour lancer le processus, puis sélectionnez Suivant.
11. Sélectionnez Commencer la copie.

Vous recevrez un courriel lorsque la copie de l’Entreprise A vers l’Entreprise B sera terminée. Les délais de traitement peuvent varier en fonction de la quantité de données à copier.

Prochaines étapes : résoudre les problèmes de copie et de restauration

Avez-vous migré votre entreprise de QuickBooks Desktop vers QuickBooks en ligne Avancé? Certaines données peuvent être illisibles dans QuickBooks en ligne. Cela signifie également que la fonction de sauvegarde et de restauration en ligne ne les enregistrera pas.

C’est très rare, mais si vous voyez un message d’erreur pendant la sauvegarde, sélectionnez le lien Contactez-nous dans l’application. Nous travaillerons avec vous pour corriger l’erreur et importer les données dans QuickBooks.

C’est également très rare, mais vous pourriez voir de nouvelles écritures de journal dans votre bilan. L’outil peut créer des écritures de journal lorsqu’il ne peut pas lire vos données pour s’assurer que tout reste équilibré. Vous pouvez voir ces écritures de journal si vous avez :

• modifié le compte de dépenses d’un article, mais n’avez pas mis à jour les opérations en cours ou existantes
• utilisé des lignes basées sur des comptes marquées comme facturables sur des factures à payer ou des dépenses pour des formulaires de vente (factures, reçus de vente, etc.).
• utilisé des lignes basées sur des articles marqués comme facturables et utilisant la majoration sur les factures à payer ou les dépenses pour les formulaires de vente (factures, reçus de vente, etc.).
• importé des transactions de QuickBooks Desktop à l’aide de comptes fournisseurs ou de comptes clients personnalisés
• migré des données de QuickBooks Desktop que QuickBooks en ligne Avancé ne peut pas lire