Créer une copie pour le comptable de votre fichier d’entreprise dans QuickBooks Desktop

Apprenez comment créer une version spéciale de votre fichier d’entreprise à envoyer à votre comptable.

Vous voulez que votre comptable passe en revue vos documents comptables? Vous pouvez créer et lui envoyer une copie du comptable pour qu’il puisse apporter des changements sans interrompre votre travail.

Grâce à la copie comptable, vous n’avez pas besoin d’envoyer des courriels dans les deux sens ou de vous demander quelles modifications sont les plus à jour. Vous pouvez continuer à travailler dans votre fichier d’entreprise pendant que votre comptable travaille sur la copie du comptable. Une fois qu’ils auront terminé, il vous suffit d’importer leurs modifications et de mettre à jour vos documents comptables. Voici comment créer et envoyer une copie du comptable.

• Étape 1 : Configurer QuickBooks
• Étape 2 : Créer une copie pour le comptable
• Étape 3 : Activer la fonction Gestion avancée des stocks
• Prochaines étapes : Importer les modifications de votre comptable

Étape 1 : Configurer QuickBooks

Avant de commencer, si vous utilisez QuickBooks Desktop Enterprise, désactivez toutes les fonctions avancées de gestion des stocks que vous utilisez actuellement. Vous pouvez les réactiver dès que vous envoyez la copie du comptable.

Vous pouvez sauter cette étape si vous utilisez QuickBooks Desktop Pro ou Premier, ou si vous n’utilisez pas la fonction Gestion des stocks avancée.

Étape 2 : Créer une copie pour le comptable

Il y a deux façons d’envoyer une copie comptable à votre comptable : vous pouvez créer un fichier à mettre sur une clé USB ou un service d’hébergement en ligne, ou vous pouvez utiliser le service de transfert de fichier Copie comptable pour envoyer un fichier sur le Web.

Créer un fichier que vous pouvez mettre sur une clé USB

1. Aller à Fichier menu et survolez Envoyer le fichier d’entreprise.
2. Survoler Copie du comptable et survolez Activités du client.
3. Sélectionner Enregistrer le fichier et ensuite Suivant.
4. Sélectionner Copie du comptable et ensuite Suivant.
5. Saisissez la date de répartition. Ensuite, sélectionnez Next (Suivant).

Vous avez maintenant une copie du comptable. Il a une extension .qbx à la fin du nom de fichier. Vous pouvez mettre le fichier sur une clé USB et le donner à votre comptable, le joindre à un courriel ou le partager avec un service infonuagique comme Box.

Envoyer un fichier par l’intermédiaire du service de copie de fichiers pour comptables

1. Aller à Fichier menu et survolez Envoyer le fichier d’entreprise.
2. Survoler Copie du comptable et survolez Activités du client.
3. Sélectionner Envoyer au comptable et ensuite Suivant.
4. Sélectionner Copie du comptable et ensuite Suivant.
5. Saisissez la date de répartition. Ensuite, sélectionnez Next (Suivant).
6. Saisissez votre adresse courriel et celle de votre comptable.
7. Créez un mot de passe pour le fichier. Votre comptable en a besoin pour l’ouvrir.
8. Lorsque vous serez prêt, sélectionnez Envoyer.

QuickBooks ferme toutes les fenêtres ouvertes et envoie le fichier. Votre comptable aura deux semaines pour télécharger la copie du comptable que vous avez envoyée.

Pour les comptables : Téléchargez la copie du comptable pour apporter des changements.

1. Vous recevrez un courriel d’Intuit contenant un lien pour télécharger le fichier d’entreprise de votre client.
2. Accédez au lien de téléchargement et vous recevrez un autre courriel avec le mot de passe unique que votre client a fourni pendant le téléversement.
3. Saisissez ce mot de passe pour télécharger la copie du comptable.
4. Ouvrez le fichier dans QuickBooks pour apporter les modifications nécessaires.

Étape 3 : Activer la fonction Gestion avancée des stocks

Si vous utilisez QuickBooks Desktop Pro ou Premier, ou si vous n’utilisez pas la fonction Gestion des stocks avancée, vous pouvez sauter cette étape.

Après avoir envoyé le fichier, réactivez vos fonctions avancées de gestion des stocks. Vous pouvez les garder activés pendant que votre comptable travaille sur la copie du comptable. Vous devrez les désactiver de nouveau temporairement lorsque vous importerez leurs modifications.

Note : Si votre comptable ajoute des opérations de stock à la copie du comptable, il n’aura pas accès aux détails de l’inventaire avancé. Cela comprend des éléments tels que les numéros de série, les lieux de stockage ou les numéros de lot. Vous pouvez ajouter cette information manuellement au besoin.

Prochaines étapes : Importer les modifications de votre comptable

Après l’envoi de la copie du comptable, QuickBooks ajoute une Changements du comptable en attente rappel à côté du nom de votre fichier d’entreprise. Il limite également certaines activités pour éviter tout conflit avec les modifications de votre comptable.

Le message reste affiché jusqu’à ce que vous récupériez le fichier et que vous importiez les modifications apportées par votre comptable ou jusqu’à ce que vous supprimer la restriction relative à la copie comptable.