Utiliser les formulaires T4A et T5018 dans QuickBooks en ligne

QuickBooks en ligne vous aide à préparer les formulaires T4A et T5018, qui sont utilisés pour enregistrer les paiements versés aux sous-traitants au cours de l’exercice ou de l’exercice précédent. Ce guide explique les différences entre les formulaires, comment les préparer dans QuickBooks et comment les soumettre à l’Agence du revenu du Canada (ARC).

Comprendre les formulaires T4A et T5018

Il est important de savoir quel formulaire utiliser pour vos sous-traitants.

Formulaire T4A

• Le formulaire T4A enregistre les paiements versés à un sous-traitant au cours de l’année civile précédente.
• Les formulaires T4A doivent être soumis à l’ARC au plus tard le dernier jour de février suivant l’année civile à laquelle ils s’appliquent.
• Vous devez également fournir des copies des formulaires T4A à vos fournisseurs.
• Si vous produisez plus de 5  feuillets T4A, l’ARC exige que vous les soumettiez par voie électronique.

Formulaire T5018

• Le formulaire T5018 enregistre les paiements versés à un sous-traitant expressément pour des services de construction. Il couvre les paiements effectués au cours de l’exercice ou de l’année civile précédente.
• Les formulaires T5018 et le Sommaire T5018 doivent être soumis à l’ARC dans les 6 mois suivant la fin de votre période de déclaration (année civile ou exercice).
• La remise d’une copie du feuillet T5018 au sous-traitant est facultative.

Besoin d’aide pour décider? Si vous ne savez pas si un sous-traitant a besoin d’un formulaire T4A ou T5018, consultez votre comptable ou l’ARC.

Configurer un nouveau fournisseur

1. Aller à Toutes les applications , sélectionnez Dépenses et factures à payer , puis sélectionnez Fournisseurs ( Accéder ).
2. Sélectionnez Nouveau fournisseur.
3. Saisissez tous les renseignements nécessaires sur le fournisseur. Assurez-vous que le prénom et le nom de famille correspondent au nom légal ou commercial utilisé par l’entreprise.
4. Naviguez jusqu’à la section Info supplémentaire . Assurez-vous de :
   • Sélectionner le suivi pour les formulaires T4A ou T5018.
   • Sélectionner le type de fournisseur (particulier ou entreprise).
5. Saisissez le numéro d’identification de l’entreprise ou le numéro d’assurance sociale.
6. Sélectionnez Enregistrer.

Rajuster un fournisseur existant

1. Aller à Toutes les applications , sélectionnez Dépenses et factures à payer , puis sélectionnez Fournisseurs ( Accéder ).
2. Sélectionnez un fournisseur existant.
3. Naviguez vers le bouton Actions groupées et sélectionnez Suivi pour T4A ou Suivi pour T5018.
4. Sélectionnez le nom du fournisseur pour ouvrir son profil et sélectionnez Modifier.
5. Sélectionnez Type de fournisseur (particulier ou entreprise).
6. Saisissez le numéro d’identification de l’entreprise ou le numéro d’assurance sociale.
7. Sélectionnez Enregistrer.

Réviser les renseignements sur les entrepreneurs et les paiements versés à l’aide de rapports

QuickBooks fournit des rapports pour vous aider à vérifier les montants et les détails sur les entrepreneurs avant de les soumettre.

Rapports détaillés (détails T4A/détails T5018)

Ces rapports affichent les détails des paiements individuels pour chaque fournisseur faisant l’objet d’un suivi. Il y a un rapport distinct pour chaque type de formulaire.

1. Aller aux rapports et sélectionnez Rapports standard ( Aller à ).
2. Défilez vers le bas et trouvez la section Dépenses et Fournisseurs .
3. Sélectionnez le rapport Détails T4A ou Détails T5018 .

• Le rapport Détails du feuillet T4A indique par défaut la dernière année civile; T5018 Détail par défaut est le dernier exercice. Vous pouvez modifier les dates sous Période couverte par le rapport.
• Utilisez le filtre Entrepreneur pour afficher des fournisseurs spécifiques.
• Utilisez le filtre Comptes pour sélectionner les comptes de paiement appropriés afin de vérifier les montants des feuillets.

Rapports Info sur l’entrepreneur (T4A Info sur l’entrepreneur/T5018 Info sur l’entrepreneur)

Ces rapports répertorient tous les entrepreneurs suivis et leurs renseignements nécessaires pour les formulaires. Il y a un rapport distinct pour chaque type de formulaire.

1. Aller aux rapports et sélectionnez Rapports standard ( Aller à ).
2. Défilez vers le bas et trouvez la section Dépenses et Fournisseurs .
3. Sélectionnez le rapportT4A Info sur l’entrepreneur ou T5018 Info sur l’entrepreneur .

• Utilisez les renseignements affichés pour créer des feuillets T4A ou T5018. Vous pouvez également utiliser cette information pour les formulaires T4A ou T5018 Sommaire soumis à l’ARC.
• S’il manque des renseignements, communiquez directement avec l’entrepreneur.
• Le T4A Info sur l’entrepreneur est associé par défaut à la dernière année civile; T5018 Info sur l’entrepreneur est défini par défaut par le dernier exercice. Vous pouvez modifier les dates sous Période couverte par le rapport.
• Utilisez le filtre Entrepreneur pour afficher des fournisseurs spécifiques.

Préparer des formulaires dans QuickBooks en ligne

Avant de préparer les formulaires, assurez-vous que vos fournisseurs sont correctement configurés dans QuickBooks pour faire le suivi des paiements admissibles.

Préparation des formulaires T4A

Lancer l’assistant de préparation de formulaires

1. Ouvrez l’ assistant de préparation de formulaires T4A dans QuickBooks en ligne.
2. Sélectionnez Préparer les formulaires fiscaux pour préparer vos formulaires.

Détails sur l’entreprise

1. Confirmez que les détails de votre entreprise sont exacts pour la soumission.
2. Assurez-vous que votre numéro d’entreprise est dans le bon format (généralement 0000000RP0000).
3. Saisissez les coordonnées de la personne qui remplit les formulaires.

Sélection de comptes

1. Choisissez le type de paiement utilisé pour payer les entrepreneurs.
2. Sélectionnez le(s) compte(s) de dépenses correspondant(s) dans le menu déroulant. Note importante : Vous ne pouvez pas sélectionner le même compte de dépenses pour plusieurs types de paiement.
3. Au besoin, sélectionnez Ajouter un autre type de paiement pour inclure des types de paiement qui ne figurent pas dans la liste initiale.

Réviser les paiements

1. Vérifiez les détails du paiement qui s’affichent.
2. Sélectionnez les montants pour plus de détails, ce qui ouvre un rapport détaillé dans un nouvel onglet. Les infobulles fournissent des descriptions pour les types de paiement associés aux numéros de case lorsque vous survolez les en-têtes.
3. Décochez les entrepreneurs pour lesquels vous ne voulez pas soumettre de formulaires à ce stade.

Note : Les formulaires ne peuvent pas être préparés pour les entrepreneurs ayant un solde négatif dans une case de type de paiement en raison des exigences de l’ARC.

Détails de l’entrepreneur

1. Vérifiez que les renseignements sur l’entrepreneur sont exacts.
2. Si des corrections sont nécessaires, sélectionnez Modifier pour ouvrir et mettre à jour le profil du fournisseur .

Finir et soumettre

Vous êtes maintenant prêt pour la TED.

1. Saisissez votre numéro de préparateur à 6 chiffres. Utilisez le 555555 par défaut si vous ne connaissez pas le vôtre.
2. Sélectionnez Télécharger le fichier XML. Par défaut, le fichier XML est enregistré dans les pièces jointes de votre entreprise.
3. Décochez la case Ajouter le fichier XML aux pièces jointes de mon entreprise avant le téléchargement si vous n’en voulez pas.
4. Visitez le portail de l’ARC pour transmettre par TED à l’aide du fichier XML téléchargé. Consultez cet article pour connaître les changements récents apportés à la soumission XML.
5. Téléchargez les formulaires pour vos dossiers et distribuez des copies aux entrepreneurs. Vous pouvez joindre les formulaires au profil de chaque fournisseur.
6. Enregistrez tous les fichiers téléchargés, car l’assistant recommencera au début la prochaine fois.

Préparation des formulaires T5018

Lancer l’assistant de préparation de formulaires

1. Ouvrez l’ assistant de préparation de formulaire T5018 dans QuickBooks en ligne.
2. Sélectionnez Préparer les formulaires fiscaux pour préparer vos formulaires.

Détails sur l’entreprise

1. Confirmez que les détails de votre entreprise sont exacts pour la soumission.
2. Assurez-vous que votre numéro d’entreprise est dans le bon format (généralement 0000000RP0000).
3. Saisissez les coordonnées de la personne qui remplit les formulaires.

Sélection de comptes

1. Choisissez le type de paiement utilisé pour payer les entrepreneurs.
2. Sélectionnez le(s) compte(s) de dépenses correspondant(s) dans le menu déroulant. Note importante : Vous ne pouvez pas sélectionner le même compte de dépenses pour plusieurs types de paiement.
3. Au besoin, sélectionnez Ajouter un autre type de paiement pour inclure des types de paiement qui ne figurent pas dans la liste initiale.

Réviser les paiements

1. Vérifiez les détails du paiement qui s’affichent.
2. Sélectionnez les montants pour plus de détails, ce qui ouvre un rapport détaillé dans un nouvel onglet. Les infobulles fournissent des descriptions pour les types de paiement associés aux numéros de case lorsque vous survolez les en-têtes.
3. Décochez les entrepreneurs pour lesquels vous ne voulez pas soumettre de formulaires à ce stade.

Note : Les formulaires ne peuvent pas être préparés pour les entrepreneurs ayant un solde négatif dans une case de type de paiement en raison des exigences de l’ARC.

Détails de l’entrepreneur

1. Vérifiez que les renseignements sur l’entrepreneur sont exacts.
2. Si des corrections sont nécessaires, sélectionnez Modifier pour ouvrir et mettre à jour le profil du fournisseur .

Finir et soumettre

Vous êtes maintenant prêt pour la TED.

1. Saisissez votre numéro de préparateur à 6 chiffres. Utilisez le 555555 par défaut si vous ne connaissez pas le vôtre.
2. Sélectionnez Télécharger le fichier XML. Par défaut, le fichier XML est enregistré dans les pièces jointes de votre entreprise.
3. Décochez la case Ajouter le fichier XML aux pièces jointes de mon entreprise avant le téléchargement si vous n’en voulez pas.
4. Visitez le portail de l’ARC pour transmettre par TED à l’aide du fichier XML téléchargé. Consultez cet article pour connaître les changements récents apportés à la soumission XML.
5. Téléchargez les formulaires pour vos dossiers et distribuez des copies aux entrepreneurs. Vous pouvez joindre les formulaires au profil de chaque fournisseur.
6. Enregistrez tous les fichiers téléchargés, car l’assistant recommencera au début la prochaine fois.