Utiliser les formulaires T4A dans QuickBooks Desktop

Le feuillet T4A est un enregistrement de ce que vous avez payé à un sous-traitant au cours de l’année civile précédente.

Les feuillets T4A doivent être soumis à l’Agence du revenu du Canada (ARC) au plus tard le dernier jour du mois de février suivant l’année civile à laquelle la déclaration de renseignements s’applique. Vous devrez également fournir des copies du formulaire T4A à vos fournisseurs.

Si vous n’êtes pas certain que les sous-traitants devraient recevoir T4A formulaires, consultez votre comptable ou l’ARC.

Dans cet article, vous apprendrez comment faire ce qui suit :

• Vérifier que les fournisseurs T4A sont configurés correctement
• Vérifier que les opérations T4A sont configurées correctement
• Créez le rapport Détails du formulaire T4A pour vérifier les renseignements des déclarations
• Supprimer la TVP des montants dans le rapport Détails du formulaire T4A pour les paiements des sous-traitants
• Réviser les feuillets T4A
• TED T4A
• Imprimer les feuillets T4A

Vérifier que les fournisseurs T4A sont configurés correctement

Pour confirmer que tous vos fournisseurs pour le feuillet T4A sont bien configurés, vous pouvez vérifier le profil de chaque fournisseur qui devrait recevoir un formulaire T4A.

Vous pouvez également utiliser QuickBooks pour repérer les fournisseurs de formulaires T4A manquants :

1. À partir du Rapports menu, sélectionnez Fournisseurs et payables, puis sélectionnez Détails du formulaire T4A, Ce rapport indique les fournisseurs que vous avez déjà configurés dans QuickBooks pour recevoir un formulaire T4A.
2. Ouvrir une seconde Détails du formulaire T4A rapport, en gardant le premier ouvert aux fins de comparaison.
3. À partir du Options pour T4A Dans la liste déroulante, sélectionnez Tous les fournisseurs,
4. Comparez les deux rapports en recherchant les renseignements sur les fournisseurs qui devraient recevoir un formulaire T4A et qui sont manquants dans les fournisseurs T4A uniquement version du rapport.

Vous pouvez transformer un fournisseur existant en fournisseur T4A en tout temps. Le rapport T4A comprendra l’argent payé au fournisseur avant que vous ne sélectionniez l’option T4A pour lui :

1. À partir du Fournisseurs Dans le menu, sélectionnez Centre fournisseurs,
2. Double-cliquez sur le fournisseur que vous voulez modifier.
3. À partir du Paramètres de taxe de vente ,sélectionnez l’onglet Le fournisseur est admissible pour le feuillet T4A case à cocher et saisissez le numéro d’entreprise ou le NAS du fournisseur.
4. Cliquez sur OK.

Vérifier que les opérations T4A sont configurées correctement

1. À partir du Rapports Dans le menu, sélectionnez Fournisseurs et payables ,puis sélectionnez Liste d’opérations par fournisseur,
2. Choisir Personnaliser le rapport.
3. À partir du Filtres : sous l’onglet Filtrer liste, sélectionnez Type d’opération ,puis choisissez l’une des options suivantes dans la liste déroulante Type d’opération liste déroulante :
   • Paiement de facture : Sélectionnez pour afficher seulement les opérations que vous avez payées.
   • Chèque : Sélectionnez pour afficher seulement les opérations que vous avez payées par chèque.
4. À partir du Afficher Dans l’onglet, modifiez les dates du rapport pour couvrir la période voulue.
5. Révisez les opérations pour chaque sous-traitant qui recevra un formulaire T4A pour voir s’il manque des opérations.
   Note : Si les montants payés comprennent des opérations avec la taxe de vente provinciale (TVP), vous devrez supprimer le montant de la TVP du montant total avant de lui fournir le feuillet T4A.
6. Fermez le rapport.
7. Ajoutez les opérations manquantes.

Créez le rapport Détails du formulaire T4A pour vérifier les renseignements des déclarations

1. À partir du Rapports Dans le menu, sélectionnez Fournisseurs et payables ,puis sélectionnez Détails du formulaire T4A.
2. À partir du Options pour T4A Dans la liste déroulante, sélectionnez inclure tous les fournisseurs ou afficher uniquement les fournisseurs T4A, Pour aller directement à l’une des opérations, double-cliquez sur l’opération.
3. Pour chaque fournisseur, le rapport énumère les opérations individuelles qui contribuent au total de sa déclaration T4A.
4. Le Détails du formulaire T4A Le rapport inclut la TVP seulement si la TVP est suivie en tant que partie du coût de l’article, mais exclut la TPS, la TVQ et la TVH. Vous devez supprimer la TVP s’il est inclus dans le montant pour les paiements du sous-traitant.

Supprimer la TVP des montants dans le rapport Détails du formulaire T4A pour les paiements des sous-traitants

Si la TVP est suivie en tant que partie du coût de l’article (paramètre par défaut)

La TVP est incluse dans le rapport Détails du formulaire T4A. Pour supprimer la TVP :

1. Exportez le rapport Détails du formulaire T4A au format Excel.
2. Prenez le Montant payé total de la colonne et divisez-le par le montant du taux de TVP.
3. Vous pouvez effectuer cette étape pour chaque fournisseur.

Note : La TPS, la TVH et la TVQ ne sont pas incluses dans le rapport Détails du formulaire T4A.

Si la TVP est suivie dans son propre compte de dépenses

• La TVP n’est pas incluse dans le rapport Détails du formulaire T4A.
• Utilisez ces montants pour remplir le formulaire T4A du fournisseur.
• Vous n’avez pas à suivre d’autres étapes.

Réviser les feuillets T4A

1. À partir du Fournisseurs Dans le menu, sélectionnez Formulaires de fournisseur ,puis sélectionnez Traitement des feuillets T4A,
2. Assurez-vous que la bonne année est sélectionnée.
3. Sélectionnez les fournisseurs dont vous prévoyez vérifier les feuillets T4A maintenant.
4. Cliquez Réviser le feuillet T4A,
5. Dans la fenêtre Aperçu du formulaire T4A du fournisseur, vous devez sélectionner si le fournisseur est un Particulier, un Société, ou une Société de personnes,
   • Si le fournisseur est un nom d’utilisateur Particulier, vous devez saisir son numéro d’assurance sociale dans le Réviser écran directement, car il n’y a pas de champ NAS dans le profil du fournisseur.
   • Si le fournisseur est un Société ou Société de personnes, vous devrez ajouter le code RP de son numéro d’entreprise. Vérifiez l’exactitude des autres renseignements affichés. Vous pouvez le faire en comparant le formulaire T4A au Rapport T4A détaillé.
6. Dans les rares cas où vous devez rajuster les renseignements sur un feuillet T4A, effectuez l’une des actions suivantes :
   • Pour augmenter un montant dans une case, double-cliquez sur le montant. Saisissez ensuite un rajustement dans le Redressements fenêtre. Saisissez toutes les valeurs en dollars sans virgule pour séparer les milliers des centaines, mais avec une virgule et les cents (p. ex., 12 500,00 au lieu de 12 500 $).
   • Pour corriger le nom ou l’adresse du fournisseur, cliquez sur Annuler, Ouvrez ensuite le profil du fournisseur dans le Liste de fournisseurs et apportez les changements.
   • Pour corriger le nom, l’adresse ou le numéro d’entreprise de l’employeur, cliquez sur Annuler, Ensuite, ouvrez la fenêtre Info sur l’entreprise (Entreprise > Mon entreprise > icône de modification en haut à droite) et apportez la modification.
7. Choisir Suivant d’approuver le feuillet T4A du fournisseur avec les modifications, le cas échéant.
8. Répétez les étapes 5 et 6 pour réviser les feuillets T4A des autres fournisseurs que vous avez marqués.
9. Sur le dernier T4A, sélectionnez OK,
10. QuickBooks Desktop retourne à Traiter les formulaires de fin d’année et confirme que vous avez vérifié tous les feuillets T4A des fournisseurs en cochant la case Vérifiées colonne.

TED T4A

Note : Si vous produisez plus de 50 formulaires T4A, l’ARC exige que vous les produisiez par voie électronique. Vous pouvez soumettre votre déclaration par voie électronique directement à partir de Quickbooks Desktop ou sur le site Web de l’ARC.

Pour transmettre vos formulaires T4A par la TED à partir de Quickbooks Desktop, vous devez avoir un numéro d’entreprise et un code d’accès Web. Vous trouverez ces renseignements en haut de votre formulaire T4 personnalisé de l’ARC.

Si vous n’avez pas reçu votre code d’accès Web ou votre numéro d’entreprise ou que vous les avez égarés, communiquez avec l’ARC pour les obtenir ou les remplacer.

Vous devez saisir votre numéro d’entreprise dans la fenêtre Info sur l’entreprise.

Si c’est la première fois que vous produisez des feuillets fiscaux par voie électronique avec l’ARC, saisissez 555555 dans le Numéro de préparateur champ. Une fois que votre déclaration a été traitée, l’ARC vous enverra la documentation comprenant le numéro de préparateur de la TED unique que vous utiliserez à l’avenir.

Transmettre vos formulaires T4A par la TED

1. À partir du Traiter les formulaires de fin d’année sélectionnez les fournisseurs pour lesquels vous voulez transmettre des feuillets par TED.
2. Après que vous avez révisé chaque feuillet, cliquez sur TED,
3. Remplissez le TED fenêtre :
   • Saisissez votre numéro de préparateur dans Numéro de préparateur champ.
   • Si votre entreprise est une entreprise individuelle ou une société de personnes, saisissez votre numéro d’assurance sociale et celui de votre associé dans le NAS champs.
4. Sélectionner Envoyer, QuickBooks compile un fichier .xml contenant vos données T4A. Ce fichier a pour nom T4ASsheets.xml, et est conservée par défaut dans votre dossier Quickbooks Desktop jusqu’à ce qu’il soit envoyé, ou jusqu’à la fermeture de Quickbooks Desktop, lorsqu’il est supprimé.
5. QuickBooks Desktop ouvre le site Web de l’ARC. Vous devrez saisir le chemin d’accès à T4ASsheets.xml, votre numéro d’entreprise et votre code d’accès Web.

Vous avez des questions au sujet du processus de la TED? Visitez le site de l’ARC pour obtenir plus d’information et d’options de soutien.

Imprimer les feuillets T4A

Vous pouvez maintenant imprimer des feuillets T4A directement à partir de QuickBooks Desktop. Ils peuvent être imprimés sur du papier ordinaire.

1. À partir du Traitement des formulaires de fin d’année assurez-vous que les bons fournisseurs sont sélectionnés et que la bonne année d’imposition s’affiche.
2. Si vous n’avez pas déjà révisé les feuillets, vous devez réviser les feuillets T4A avant de pouvoir les imprimer.
3. Cliquez sur Imprimer.
4. Dans le Imprimer les feuillets T4A indiquer quels formulaires vous imprimez.
5. Distribuez les feuillets imprimés.
6. Une fois de plus, QuickBooks Desktop retourne à Traiter les formulaires de fin d’année et indique que tous les feuillets T4A ont été vérifiés et imprimés.
7. Sélectionner Terminer pour fermer la fenêtre.

Créer le rapport Sommaire T4A

Si vous avez transmis les feuillets T4A de vos fournisseurs à l’ARC en utilisant QuickBooks, vous n’avez pas besoin de créer un formulaire T4A Sommaire.

Si vous n’avez pas transmis vos feuillets T4A par TED, vous devez préparer un Sommaire T4A une fois que tous les feuillets T4A sont imprimés. Pour remplir le sommaire du feuillet T4A, prenez le montant total de la colonne Montant payé du rapport T4A détaillé (enlevez d’abord le montant de la TVP) ou prenez le total des montants de tous les feuillets T4A.