Apprenez la différence entre les factures à payer, les chèques et les dépenses

Apprenez comment gérer les factures à payer plus tard et celles à payer immédiatement à l’aide des factures à payer, des chèques ou de dépenses. Vous les trouverez dans le menu + Nouveau de votre compte QuickBooks en ligne.

Dans quels cas faut-il saisir une facture?

• Saisissez les factures à payer des fournisseurs pour déclarer avec précision votre Comptes fournisseurs (CF), surtout si vous exécutez vos rapports selon la méthode de la comptabilité d’exercice.
• Si vous faites le suivi des soldes des fournisseurs, il est essentiel de saisir ces factures pour savoir combien vous devez à vos fournisseurs.
• Enregistrez une facture pour tout service ou article reçu que vous paierez plus tard, qu’une facture ait été reçue ou non du fournisseur.

Par exemple, lorsque vous recevez votre facture d’électricité, qui n’est pas exigible avant la fin du mois, utilisez la fonction Facture à payer pour faire le suivi de ce que vous devez. Ensuite, utilisez la fonction Payer les factures pour effacer la facture et générer le chèque.

Apprenez comment entrer des factures pour faire le suivi de vos payables.

Dans quels cas faut-il saisir un paiement de factures?

• Si vous avez enregistré une facture à payer dans QuickBooks, utilisez la fonction Payer les factures pour la fermer. Vous pouvez imprimer un chèque de paiement de facture ou payer par carte de crédit.
• En payant une facture à l’aide de la fonction Payer les factures, vous garantissez que le bon montant est soustrait du solde associé au fournisseur.
• Si vous utilisez la fonction Chèque ou Dépense, la facture pourrait tout de même s’afficher comme étant impayée dans vos rapports.
• Si vous avez payé une facture par voie électronique, saisissez TEF dans le champ Numéro du premier chèque.

Apprenez comment enregistrer un chèque de paiement de facture ou payer une facture en utilisant une carte de crédit ou de débit.

Quand faut-il enregistrer des chèques ou des dépenses?

• Les fonctions Chèque et Dépense déclarent toutes deux une opération simultanément comme une dépense et un paiement.
• Alors que les factures à payer concernent les éléments à payer (services reçus ou articles à payer plus tard), les chèques et les dépenses concernent les services ou les articles payés sur-le-champ.
• Si vous devez enregistrer un chèque, enregistrez une dépense à titre de Chèque plutôt que de Dépense.
• Si vous avez payé un montant avec une carte de crédit, utilisez Dépense.
• Si vous effectué un paiement par TEF, vous devez quand même utiliser les fonctions Chèque ou Dépense. Vous pouvez saisir TEF dans les champs Nº de chèque. ou Nº de référence.

Par exemple, si vous avez acheté des fournitures dans un magasin et que vous avez payé immédiatement, enregistrez l’opération au moyen des fonctions Chèque ou Dépense. Vous pouvez sauter la saisie et le paiement des factures, car aucune somme n’est due au magasin.

Obtenez de l’aide pour saisir un chèque ou une dépense.